5 tips voor een efficiënte vergadering
Het nut van vergaderingen wordt nog wel eens in twijfel getrokken. Dat is onterecht, het kan alleen vaak nog wel een lesje in efficiëntie gebruiken. Baaz geeft tips.
1. Alleen als het écht nodig is
Vuistregel nummer één: ga alleen vergaderen als dit echt nodig is. Laat het geen dagelijks bijkletsuurtje zijn. Ga kritisch bij jezelf te rade of er echt belangrijke punten te bespreken zijn of dat de bijeenkomst toevallig zo gepland was.
2. Stel een agenda op
Vergaderingen lopen veel minder snel ´uit de hand´ als er van te voren een agenda is opgesteld. Hier in kunnen alvast precies de onderwerpen (met tijdslimiet!) worden gezet. Begin met het belangrijkste agendapunt.
3. Bedenk wie je uitnodigt
Vaak wordt iedereen maar lukraak uitgenodigd, terwijl dit helemaal niet nodig is. Bedenk wie er echt bij moet zijn en een bijdrage kan leveren. Je kunt ook werknemers het ene agendapunt niet en het andere wel laten bijwonen.
4. Plan de vergadering op tijd
Als je de vergadering een beetje op tijd plant, kunnen de deelnemers zich voorbereiden en groeit de kans dat ze op tijd komen. Een goede voorbereiding is het halve werk: de meeting zal niet alleen sneller verlopen, het komt ook de uitkomst ten goede.
5. Stel een gespreksleider aan
Een gespreksleider kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat er niet afgedwaald wordt van het onderwerp. Vergaderingen hebben nog al eens de neiging uit te lopen op een gesprek waar iedereen uitvoerig verslag doet van zijn of haar weekend. Ook kan zo´n gespreksleider eventuele conflicten sussen en voorkomen dat mensen door elkaar heen praten.
Lees meer
