7 tips om grip te krijgen op je inbox

Het is verbazend om te zien hoe veel stress een volle mailbox oplevert. Hoe voller deze wordt, hoe meer het aanvoelt alsof er constant een donkere wolk boven je hoofd hangt, waardoor je geen rust meer vindt. De meeste systemen die worden bedacht door experts helpen eigenlijk niet. Een lege inbox is een kwestie van overleven, dus hierbij een paar overlevingstips:

1. Slimme backup

Hoe vaak bewaar je een mailtje, omdat je denkt dat je het later nog wel eens nodig hebt? Op die manier stroomt je inbox langzaam over met mailtjes die je voor-het-geval-dat bewaart. Waarom zou je deze niet opslaan in een backup, of desnoods in een word-document? Die zijn ontworpen om te worden opgeslagen. Al die mails waar je toch nooit iets mee doet, maar die je echt niet weg wilt gooien zijn dan in ieder geval opgeruimd op een plek waar ze niet meer bijdragen aan de troep in je inbox.

2. De offline-aanpak

Hoe vaak ben je al niet in een potje email tennis terechtgekomen, waarbij je constant heen en weer aan het mailen bent met een contactpersoon, maar eigenlijk niets bereikt? Op die manier ben je uren bezig met een mailwisseling, terwijl de inhoud van je inbox niet afneemt. Daar raak je al snel heel gefrustreerd van. Werk daarom ‘offline’ op het moment dat je emails beantwoordt. Op die manier kun je je focussen op waar je mee bezig bent en lekker snel achter elkaar mails beantwoorden.

3. Verleng je ‘out of office-reply’

Wanneer je een tijdje niet op kantoor bent wegens werk of een vakantie, zet dan je automatische antwoord bij afwezigheid een dagje langer aan. Vergeet hem echter niet weer uit te zetten, want anders is het erg irritant voor mensen met wie je regelmatig mailt. Zet de functie echter af en toe even aan en je hebt de rust die je nodig hebt om je mailbox bij te werken. In die ene dag na een lange afwezigheid kun je heel wat goedmaken.

4. Bewaar alleen de nieuwste mails in een conversatie

Niet iedereen is even handig met het beantwoorden van mail. Regelmatig wordt dan ook het reply-aan-iedereen-knopje vergeten. Het resultaat is een mailbox vol met lange conversaties die zich uitstrekken over tientallen mails. Maar de volledige inhoud hiervan staat bijna altijd netjes in de nieuwste mail, tenzij iemand de onderwerpregel heeft aangepast. Gooi dus de oude conversaties weg en bewaar alleen het meest up-to-date gesprek. Of gebruik de ‘conversaties’-optie in Outlook, waarmee alle gesprekken met hetzelfde onderwerp worden samengevoegd.

5. Maak er een avondje van

Relaties varen verrassend goed bij het instellen van een date-avondje. Waarom zou je mail er niet van profiteren als je één keer per week even je volledige aandacht er aan schenkt? Het zal je verbazen hoe ver je komt wanneer je een paar uur onafgebroken aan je mail werkt. In plaats van met een half oog naar de tv starend je mail bijwerken, maak er een vaste avond van. De meeste gezinnen zullen er best begrip voor hebben, zeker wanneer het betekent dat je de rest van de tijd aandachtiger aan je kinderen en vrouw kunt besteden.

6. Makkelijke mails eerst en dan onderaf beginnen

Wanneer je dan tijd maakt om die inbox te tackelen, pak dan eerst de mails beet waarvan je zeker weet dat je ze binnen twee minuten af kunt werken. Als je meer tijd aan een mail kwijt denkt te zijn, sla hem over en ga door tot je een mail tegenkomt die je wel snel kunt beantwoorden. Wanneer je de hele lijst hebt doorgewerkt, stel dan de volgorde zo in dat je oudste mails bovenaan komen te staan. Waarom? Omdat daar precies die mails tussen zitten die je al zo lang uitstelt. En dat is een belangrijke reden van een langzaam steeds voller wordende inbox. Dwing jezelf deze mails op te pakken, delegeer het, verwijder ze desnoods, maar zorg dat ze worden afgehandeld.

7. Leer dingen los te laten

Lang niet alle mails die je inbox vervuilen hoef je te beantwoorden. Het is lastig dingen los te laten en niet overal je mening over te willen geven, maar veel zaken binnen een bedrijf kunnen prima doorgang vinden zonder dat jij jouw mening daar nog aan toevoegt. De meeste mensen kunnen prima beslissingen maken en je zult verbaasd staan over hoe vaak problemen beter worden opgelost dan wanneer je je er mee had bemoeid. Door deze gezonde instelling te hanteren, ontwikkel je langzaam maar zeker een steeds betere relatie met de ‘verwijder’-knop. Het is niet makkelijk, maar als je er eenmaal aan bent gewend, wil je het nooit meer anders doen en houd je een schonere inbox over.

Deze overlevingsstrategieën zijn natuurlijk niet de ultieme oplossing voor jouw overvolle mailbox. Die is er namelijk niet. Het belangrijkste is dat je een tactiek ontwikkelt die werkt voor jou. Pas die tactiek ook aan, want als je één ding zeker weet over de zakenwereld, is het dat die constant in ontwikkeling is. Waarom zouden jouw tactieken dat niet zijn?

Wat zijn jouw strategieën om je inbox beheersbaar te houden? Laat het weten in de comments!