Ambacht op afstand: aantrekkingskracht in een krappe arbeidsmarkt

Door een recordkrapte op de arbeidsmarkt zijn er momenteel meer vacatures dan werkzoekenden. Met name de handel, horeca en zakelijke dienstverlening hebben moeite om openstaande vacatures te vervullen. Maar dat is niet de enige uitdaging, zo blijkt uit recent onderzoek van Owl Labs onder 2.000 Nederlandse werknemers: één op de vijf werknemers is actief op zoek naar een nieuwe functie. Wat kunnen werkgevers doen om uit deze ongemakkelijke spagaat te komen?

Eén van de drie werknemers is klaar met fulltime kantoorwerk

Om klanten aan te trekken en te behouden, moet je weten wat hun behoeften zijn. Hetzelfde geldt voor je werknemers. Wat dat betreft, springt één conclusie uit het Owl Labs-rapport: hybride werken is de norm geworden, en flexibiliteit in werk is een vereiste. In de afgelopen jaren hebben werknemers zich aangepast aan een lifestyle waarin ze vanaf elke locatie kunnen werken om hun professionele leven beter in balans te brengen met hun privéverantwoordelijkheden. En dat betekent dat ze flexibiliteit zijn gaan verwachten als het gaat om waar (en ook steeds meer wannéér) ze werken.

Het onderzoek maakt duidelijk dat we erg gecharmeerd zijn van hybride en flexibel werken. Ruim een derde (36 procent) van de respondenten zou een baan afwijzen als er geen flexibele werktijden werden aangeboden, 31 procent knapt af op gebrek aan een flexibele werklocatie en 30 procent weigert desgevraagd een baan met fulltime kantooruren. En je werknemers zijn bang dat je niet meebeweegt met deze verwachtingen: 94 procent van de respondenten vreest dat hun huidige werkgever de werkplek en presentiebeleid niet zal aanpassen aan hybride werken. Die onzekerheid wordt onderschreven door TNO-onderzoek waaruit blijkt dat lang niet overal afspraken zijn gemaakt over hybride werken in de toekomst: voor een derde van de thuiswerkers zijn er (nog) helemaal geen afspraken gemaakt binnen de organisatie en voor bijna de helft van hen zijn er alleen informele afspraken gemaakt. Werknemers zouden graag willen weten waar ze aan toe zijn, dus het is als werkgever aan jou om hen perspectief te bieden.

Dat betekent niet dat Nederlanders het kantoor volledig hebben afgeschreven. De ideale werkbalans is pak hem beet een 50/50-verdeling tussen kantoor en een locatie op afstand. En dat kantoor zien werknemers voortaan als een plek voor interactie met collega’s, met meer sociale ruimtes (23 procent) en meer zit-/ontspanningsplekken (22 procent).

Hybride werken is productief - maar ook ingewikkeld

Flexibel en hybride werken opent de deur naar een betere work/life balance. Maar het zet ook de deur open voor ongewenste bijwerkingen. Denk aan een ‘aanwezigheidscultuur’, waarin management het belangrijk maakt om zichtbaar aanwezig te zijn op kantoor, zonder na te denken of dat daadwerkelijker productiever is. Ook kan hybride werken de work/life balance nog verder verstoren, wanneer werknemers hun werk mee naar huis nemen en constant ‘aan’ staan. Je moet daarvoor op je hoede zijn, voordat dit soort negatieve impact op je bedrijfscultuur alle voordelen van flexibel werken tenietdoet.

De bedrijfscultuur, niet de productiviteit, is sowieso een van dé aandachtspunten als je een hybride organisatie opzet. Uit het onderzoek van Owl Labs blijkt dat één op de vijf leidinggevenden worstelt om de band tussen hun teams op afstand te behouden; en bijna vier op de tien (37 procent) kantoormedewerkers vindt het lastiger relaties op te bouwen met collega's op afstand. Ze hebben minder face-to-face contact, er is minder geklets bij de koffieautomaat en online is het lastiger om betekenisvol contact te leggen. En zoals velen hebben ervaren tijdens de lockdowns, hebben collega’s elkaar soms überhaupt nog nooit ‘in het echt’ ontmoet!

Naast het feit dat sociale verbinding een uitdaging is, zien hybride werkers ook obstakels voor hun carrièregroei. Zo is ‘proximity bias’ een heikel punt. Dit houdt in dat leidinggevenden meer vertrouwen hebben in collega’s waar ze vaker fysiek mee samenwerken. Hierdoor zouden ze hen (onbewust) kunnen bevoordelen bij promoties of het toekennen van nieuwe projecten. 54 procent van de werknemers gelooft dat er bij hun werkgever sprake is van ‘proximity bias’. En hoewel het geen harde aanwijzing is dat het carrièregroei beïnvloedt, geeft 61 procent van de ondervraagde leidinggevenden wel degelijk aan meer betrokken te zijn bij collega’s met wie ze fysiek samenwerken.

Hoe zorg je dat hybride werk… werkt?

Als je op afstand personeel moet werven, opleiden en managen, moet je andere prioriteiten stellen. Stressvermindering en de bevordering van welzijn en saamhorigheid heeft voorrang. Productiviteit vloeit daaruit voort. Het is daarbij essentieel dat iedere medewerker vertrouwd raakt met de bedrijfscultuur, wat je op afstand het beste kunt klaarspelen door te vertrouwen op videocommunicatie om interactie zo tastbaar mogelijk te maken. Ook doet iedere leidinggevende er goed aan het aantal contactmomenten omhoog te schroeven.

De klant is koning, maar blijf goed luisteren naar de behoeften van je werknemers. Met giswerk kom je niet zo heel ver, dus hou beleid open en transparant en luister naar collega’s. Wat hebben ze van je nodig om zich (op afstand) ondersteund te voelen? Of dat nu HR-ondersteuning betekent, flexibele werktijden of hulp bij de arbo-inrichting van de thuiswerkplek, er zijn veel nieuwe manieren om werknemers positief en productief te houden. Denk er ook aan teams actief aan te moedigen op tijd uit te loggen om op te laden, en zet zelf het voorbeeld. Geen enkele organisatie is geholpen met uitgebluste werknemers, of die nu op kantoor zijn of op afstand werken.

Uiteindelijk hangt het vermogen om bedrijfscultuur intact en personeel betrokken te houden sterk af van de technologiekeuze. Moderne organisaties vertrouwen op technologie om met collega’s en klanten te communiceren, voor de boekhouding, facturering, sales, marketing, innovatie... Problemen met deze technologie is op kantoor al lastig, laat staan in een gedecentraliseerde organisatie. Niet alle organisaties lijken dit te begrijpen: 22 procent van de respondenten heeft twijfels over de technologiekeuze van hun werkgever in hun overstap naar hybride werken. De juiste technologiekeuze is cruciaal, niet alleen vanuit operationeel oogpunt, maar ook voor de productiviteit en saamhorigheid van de medewerkers. Als het aan de respondenten van het Owl Labs-onderzoek ligt, moet je keuzes maken in betere technologie voor videoconferenties (36 procent), een kantoor in de metaverse (29 procent), VR (19 procent), AR, en zelfs hologrammen of avatars (10 procent).

Conclusie

Dankzij corona weten we dat hybride werken voor Nederlanders werkt en niet betekent dat het kantoor verleden tijd is. Of dat de productiviteit keldert. Het betekent alleen dat we andere manieren moeten vinden om samen te werken. Met het juiste beleid en de juiste technologie werken collega’s effectiever samen, bouwen leidinggevenden en werknemers sterkere relaties met elkaar op en kan iedereen zijn productiviteit verbeteren. Op een werkplek die voor hén het beste werkt.