België: Nieuwe regels van kracht voor thuiswerkvergoedingen

De werkgever kan tussenkomen onder de vorm van forfaitaire vergoedingen of door kantoormeubilair of informaticamateriaal ter beschikking te stellen. Welke kosten kunnen door deze vergoedingen gedekt worden? Wie heeft er recht op? Voor welk bedrag? Kunnen meerdere vergoedingen gecumuleerd worden? Isabelle Caluwaerts, Legal Expert bij Partena Professional, geeft tekst en uitleg.

Welke tussenkomsten van de werkgever komen in de fiscale circulaire aan bod?

"De circulaire die op 26 februari gepubliceerd werd, gaat over de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever en de terbeschikkingstelling van kantoormeubilair en informaticamateriaal in het kader van thuiswerk. Voor de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt voorzien in verschillende forfaitaire vergoedingen, zoals de kantoorvergoeding, de vergoeding voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting, de vergoeding voor het professioneel gebruik van een privécomputer, een eigen tweede computerbeeldscherm, een printer of een scanner", legt Isabelle Caluwaerts uit.

Welke kosten worden gedekt door de forfaitaire kantoorvergoeding?  

"De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kosten die courant gemaakt moeten worden om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen. In deze vergoeding zitten bijvoorbeeld het gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpennen, ...), nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing en versnaperingen (water, koffie en andere dranken)."

Wie kan deze kantoorvergoeding ontvangen?

"De forfaitaire kantoorvergoeding kan worden toegekend aan werknemers die regelmatig en structureel thuiswerken zonder dat de werkgever op een andere manier in de kantoorkosten tussenkomt (bijvoorbeeld door een deel van de elektriciteitskosten te betalen).

Onder ‘thuiswerk’ verstaat de administratie elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd. De notie 'werkvloer' omvat ook de activiteiten van werknemers die normaliter bij klanten of op een andere locatie (bijvoorbeeld in een satellietkantoor van de werkgever, dit wil zeggen een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een lokaal dat de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt) worden uitgevoerd. Het thuiswerk moet dus verricht worden in de private lokalen van de werknemer.

De circulaire is van toepassing op het thuiswerk dat georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen. Ze heeft dus geen betrekking op werknemers die buiten de normale werkuren (bijvoorbeeld 's avonds of in het weekend) thuiswerken.

Het thuiswerk moet structureel en regelmatig zijn, dat wil zeggen dat het verricht moet worden tijdens het equivalent van één werkdag per week (bijvoorbeeld één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die gepresteerd worden tijdens de normale arbeidstijd). De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis. In het geval van niet-structureel thuiswerk geldt de forfaitaire kantoorvergoeding niet”, gaat Isabelle Caluwaerts verder.

Hoeveel bedraagt het forfaitaire bedrag voor de terugbetaling van kantoorkosten?

"Een werkgever kan een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekennen aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen. De regering heeft beslist om het maximumbedrag van 129,48 euro per maand voor april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 euro per maand. "

Kan de forfaitaire kantoorvergoeding gecumuleerd worden met andere forfaitaire vergoedingen?

"De werkgever kan, naast de forfaitaire kantoorvergoeding, de volgende bijkomende forfaitaire vergoedingen toekennen:
 

• een vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement en
• een vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privécomputer met randapparatuur of
• een vergoeding van maximaal 10 euro per maand (5 euro per item) voor het nog steeds professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer. "

Kan de forfaitaire kantoorvergoeding gecumuleerd worden met de terbeschikkingstelling van kantoormeubilair/informaticamateriaal?

"De belastingadministratie aanvaardt dat de terbeschikkingstelling van bepaalde goederen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te voeren geen aanleiding geeft tot het belasten van een voordeel van alle aard. Meer bepaald gaat het dan beperkend om de terugbetaling van een bureaustoel, een bureautafel, een bureaukast, een functionele bureaulamp, een tweede computerbeeldscherm, een printer/scanner, een toetsenbord, een muis, een voetmuis, een trackpad of trackball, een hoofdtelefoon, en/of specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc. Deze terbeschikkingstelling heeft geen invloed op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding. Die betreft immers de terugbetaling van andere kosten", vult Isabelle Caluwaerts aan.

Kan de forfaitaire kantoorvergoeding gecumuleerd worden met de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair/informaticamateriaal?

"De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten die courant gemaakt moeten worden om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen. Sommige werkgevers willen echter, naast de forfaitaire kantoorvergoeding, tussenkomen in de door de werknemer gefinancierde aankoop van kantoormeubilair/informaticamateriaal (zie beperkende opsomming hierboven). De administratie aanvaardt dat de terugbetalingen van het hiervoor vermelde kantoormeubilair/informaticamateriaal beschouwd worden als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, zonder dat deze terugbetalingen van de forfaitaire kantoorvergoeding in mindering moeten worden gebracht. Voorwaarde is wel dat deze gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken en verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren. De werkgever moet de bewijsstukken ter beschikking houden en eenmalige terugbetalingen moeten redelijk blijven."

Wanneer is deze nieuwe regelgeving in werking getreden?

"De circulaire is op 1 maart 2021 in werking getreden, maar de administratie zal rekening houden met de erin opgenomen principes voor thuiswerksituaties die zich sinds 1 januari 2020 hebben voorgedaan. De circulaire doet geen afbreuk aan de rulings die van kracht zijn", besluit Isabelle Caluwaerts, Legal Expert bij Partena Professional.