Best practices om hybride te werken als een baaz

Door: Frank aan de Stegge, EMEA Partner Marketing Manager bij Zoom

Werken op afstand, de vierdaagse werkweek of een ander flexibele werkmodel, welke richting gaat jouw organisatie op? Het is inmiddels duidelijk dat werknemers verwachten in de toekomst vaker thuis te kunnen werken. De politiek staat aan hun kant – kijk bijvoorbeeld maar naar de wet ‘Werken waar je wilt’. Wat betekent dit voor het dagelijks reilen en zeilen van de organisatie? Hybride werkmodellen pakken alleen goed uit op voorwaarde dat ze correct worden geïmplementeerd én worden ondersteund met de juiste technologie.

De voordelen van hybride werken

Welk hybride werkmodel het best bij het eigen bedrijf past, hangt natuurlijk af van verschillende factoren, zoals de bestaande bedrijfscultuur. Toch zou ieder werkmodel een aantal dezelfde voordelen moeten bieden. Ten eerste moet het flexibiliteit bieden en een beter evenwicht tussen werk en privéleven. Want of het nu op kantoor is, in de studeerkamer, op het vliegveld of in de tuin; als werknemers zelf kunnen bepalen wanneer en waar ze werken, hebben ze meer tijd voor privé-verantwoordelijkheden. 

Dat leidt tot minder stress en mogelijk hogere productiviteit. Tot slot moet een hybride werkmodel betere toegang tot talent kunnen bieden omdat je niet meer alleen in de ‘plaatselijke vijver’ hoeft te vissen. Of een bepaald type hybride werken werkt voor je organisatie kun je dus toetsen aan de hand van deze criteria. Worden medewerkers niet gestresst, maar juist tevredener en productiever? Wordt het makkelijker om vacatures te vervullen?

Hybride werkmodellen werken niet vanzelf. Zonder de juiste implementatie kunnen werknemers op afstand zich bijvoorbeeld buitengesloten voelen bij virtuele vergaderingen als zij niet dezelfde mogelijkheden krijgen om deel te nemen als hun collega’s op kantoor. En zonder de juiste technologie blijft thuiswerken onmogelijk voor bepaalde kantoormedewerkers zoals receptionisten.

Dit soort uitdagingen van hybride werken ontstaan vanwege gebrekkige communicatiemogelijkheden. Niet het daadwerkelijke werk, maar communicatie is de zwakke schakel in ieder hybride werkmodel. Zonder de juiste technologie weet je bijvoorbeeld niet wie wanneer op kantoor is om de capaciteit voldoende te bewaken. Je bent zonder de juiste oplossing beperkt in de professionele ontwikkeling van medewerkers omdat trainingssessies lastiger op schaal zijn te organiseren. Maar met goede communicatietools geef je moeiteloos online workshops aan tientallen collega’s, heb je de bezetting van je kantoor altijd onder controle en kan zelfs de receptionist thuiswerken.

Best practices voor hybride werken

De crux voor succesvol hybride werken is dus dat communicatietechnologie wordt geïmplementeerd zodat deze is afgestemd op de specifieke werkprocessen binnen de organisatie. Hou daarbij de volgende richtlijnen aan:

1. Zet verbinding voorop

Succesvol werken met gedistribueerde teams vereist voortdurende verbinding. Gebruik daarom technologie zoals een messaging-applicatie op werkplekken, idealiter gekoppeld aan een telefoon-oplossing, zodat collega’s elkaar goed kunnen bereiken. Virtuele evenementen helpen daarnaast om relaties tussen teamleden te versterken, zelfs als ze elkaar nog nooit in levende lijve hebben ontmoet.

2. Maak een ‘Resource Library’

Hulpmiddelen moeten beschikbaar en zichtbaar zijn voor iedereen. Dit helpt teams hun werk op afstand te doen, hun apparaten en accounts veilig te houden en optimaal gebruik te maken van werkplektechnologieën en -oplossingen. Denk bijvoorbeeld aan een gedeelde omgeving met opnames en trainingssessies, of nuttig materiaal voor dagelijks werk.

3. Zorg voor uniforme werkplekoplossingen

Zoek bij voorkeur naar een uniforme en geïntegreerde oplossing, zodat je een gefragmenteerde IT-omgeving kunt vermijden. Teveel losse applicaties leveren wrijving op in de gebruikerservaring en kunnen leiden tot hoge (beheer)kosten. Door een oplossing voor Unified Communications vervolgens te integreren met andere werkplektechnologieën, kunnen werknemers hun werk verder versimpelen en geheen-en-weer tussen applicaties beperken tot een minimum.

4. Ondersteun een bedrijfsbrede communicatie-infrastructuur

Voor interne bedrijfscommunicatie is het belangrijk dat je alle werknemers en stakeholders in één keer kunt bereiken. Het gebruik van een effectieve en stabiele videocommunicatieoplossing die geschikt is voor grote vergaderingen maakt bedrijfsbrede communicatie persoonlijker en directer.

5. Lever ieder medewerker een gelijkwaardige communicatie-ervaring

Sommige werknemers werken op kantoor, anderen op afstand, maar allemaal moeten ze dezelfde communicatiemogelijkheden hebben. Oplossingen die alle teamleden ongeacht locatie digitaal laten samenwerken, kunnen zorgen voor een hoge productiviteit voor de hele organisatie.

Werknemers de flexibiliteit bieden om te kiezen waar, wanneer en hoe ze werken is een belangrijke stap voorwaarts in onze werkcultuur. Maar om de voordelen van hybride werken te ervaren, moet er een communicatie-infrastructuur komen die verbinding tussen medewerkers behoudt.