Dit kun je allemaal met een online boekhoudprogramma

Als je ondernemer bent, ben je verplicht om een administratie te voeren. Natuurlijk kun je je administratie en boekhouding in een spreadsheet doen, maar een goed online boekhoudprogramma maakt je leven een stuk gemakkelijker. In dit artikel kijken we naar alle in’s en out’s van een online boekhoudprogramma.

Virtuele assistent

Stel je voor dat je een persoonlijke assistent hebt die dag en nacht voor je klaarstaat om je financiële zaken te regelen. Dat is zo’n beetje wat een online boekhoudprogramma voor je doet. Het houdt al je transacties, inkomsten en uitgaven nauwlettend in de gaten, daarnaast kun je vaak ook nog je offertes opstellen, je facturen maken en je voorraad beheren met een online boekhoudprogramma. Ben je op zoek naar een veelzijdig online boekhoudprogramma? Kijk dan eens naar Kleisteen.

Geen handmatige berekeningen

Ben jij ooit begonnen met administratie in een spreadsheet, dan weet je vast nog wel dat het behoorlijk veel tijd kost. Met een online boekhoudprogramma behoort dit tot de verleden tijd. Een online boekhoudprogramma doet al het rekenwerk voor je. Het voegt automatisch bedragen toe, trekt ze af en geeft je een duidelijk overzicht van je financiële gezondheid. 

Koppelingen

Een ander groot voordeel van een online boekhoudprogramma is dat je via koppelingen makkelijk gegevens kunt uitwisselen met allerlei instanties zoals de Belastingdienst of je accountantskantoor. Hierdoor kan je administratie sneller verwerkt worden en is er minder kans op fouten. 

Offertes maken

Met veel online boekhoudprogramma’s kun je ook offertes opmaken. Dat gaat snel en eenvoudig. Je vult de benodigde informatie in, selecteert de producten of diensten en je offerte is klaar om te versturen. De meeste programma’s bieden sjablonen waarmee je offertes er professioneel uitzien. Sommige boekhoudprogramma’s bieden zelfs de mogelijkheid om offertes elektronisch te laten ondertekenen. Dit versnelt het proces en maakt het voor klanten gemakkelijker om akkoord te gaan.

Facturen versturen 

Het is tijd om vaarwel te zeggen tegen de dagen van handgeschreven facturen en eindeloze administratieve rompslomp. Met een online boekhoudprogramma kun je professionele facturen maken binnen een paar klikken. Voer je gegevens in, voeg het bedrag toe en het aantal en hoppa, je factuur is klaar om verstuurd te worden.

Altijd en overal toegang

Een van de grootste voordelen van online boekhouden is de flexibiliteit. Waar je ook bent, zolang je internet hebt, heb je toegang tot je financiële gegevens. Geen gedoe met papieren, mappen of tijd kwijt zijn aan afspraken met je boekhouder. Je hebt alles binnen een paar klikken voor je neus.

Samenwerken

Als je een bedrijf hebt en je hebt een team om je heen, is samenwerken eenvoudig met online boekhouden. Je teamleden kunnen gemakkelijk toegang krijgen tot specifieke gegevens, en je kunt samenwerken aan budgetten, prognoses en andere financiële zaken zonder dat je met elkaar hoeft af te spreken.

Voorraadsysteem

Veel online boekhoudpakketten beschikken over voorraadsystemen. Een groot voordeel hiervan is dat je je voorraadsysteem realtime kunt bijhouden. Voorraadsystemen analyseren ook je verkoophistorie en waarschuwen je wanneer het tijd is om nieuwe bestellingen te plaatsen. Met de kracht van gegevensanalyse kunnen voorraadsystemen je helpen de vraag naar bepaalde producten te voorspellen. Hierdoor kun je slimmer plannen en je voorraadbeheer optimaliseren. 

Integratie

Ook de naadloze integratie tussen je voorraad- en boekhoudsysteem is een voordeel want het betekent dat je minder tijd kwijt bent aan dubbele invoer. Het verkoopproces wordt soepeler, omdat facturen en voorraadgegevens automatisch worden bijgewerkt.

Batch- en serienummerbeheer

Voor bedrijven met complexe producten is het beheer van batches en serienummers erg belangrijk. Voorraadsystemen in online boekhoudprogramma’s maken dit een fluitje van een cent. Je kunt eenvoudig bijhouden welke producten bij welke batch of serie horen, wat essentieel is voor traceerbaarheid en kwaliteitscontrole.

Urenregistratie

Sommige online boekhoudpakketten beschikken over modules voor urenregistratie. Werken je medewerkers voor verschillende klanten dan moet je deze uren vastleggen per medewerker en per klant of project. Met een module voor urenregistratie kunnen medewerkers zelf hun uren invoeren via hun mobiel. Zo hou je makkelijk het overzicht per project en per medewerker