Drie stappen voor efficiënter documentbeheer

1. Hoeveel print ik nou eigenlijk echt?

Het blijkt dat amper de helft van alle organisaties weet hoeveel er eigenlijk geprint wordt. Maar de printhoeveelheid is wel van groot belang bij de keuze voor de juiste hard- en software. De eerste stap is dus om in kaart te brengen hoeveel er wordt geprint. En dat is iets waar fabrikanten als OKI of de dealer makkelijk mee kunnen helpen. Met behulp van zeer eenvoudig te gebruiken tools kan men over een periode van bijvoorbeeld drie of zes maanden exact bepalen wat het verbruik is. Niet alleen de totale hoeveelheid prints, maar ook het gebruik van kleur, A4 versus A3 en het type printopdrachten. Veel bedrijven gebruiken bijvoorbeeld nog steeds meerdere geldverslindende A3-copiers, terwijl er op dit formaat amper wordt geprint. Die organisaties zijn vaak beter uit met de nieuwe generatie A4- multifunctionals. Deze bieden, buiten printen op A3-formaat om, dezelfde functionaliteiten voor een fractie van de kosten.

2. Wie mag wat printen en hoeveel kost me dit?

De hoeveelheid prints geeft een duidelijk eerste beeld van de situatie binnen een organisatie. Maar dat is niet genoeg om te bepalen welke apparatuur het meest geschikt is voor het bedrijf. Belangrijker is het om te inventariseren hoe het aantal prints te verminderen. Moeten administratief medewerkers bijvoorbeeld in kleur kunnen printen? En is het niet verstandig de standaard printinstelling op ‘dubbelzijdig’ printen te zetten? Dit scheelt al snel veertig procent aan papier. Het is belangrijk dat medewerkers zich bewust zijn van de kosten die gemoeid zijn met het aantal prints. Met slimme stukjes software tools wordt dit voor elke organisatie inzichtelijk. Zo blijft het printgedrag onder controle zowel op bedrijfs- als afdelingsniveau. Of waar gewenst, zelfs op individueel niveau.

3. Wat kan er eigenlijk worden gedigitaliseerd?

Vaak zijn ook de traditionele processen binnen organisaties debet aan te hoge printvolumes. Daarom is het belangrijk dat organisaties kijken naar de manier waarop wordt omgegaan met huidige documentenstromen. Wat kan gedigitaliseerd worden? En hoeveel van deze documenten worden alsnog uitgeprint en voorzien van een handtekening en/of stempel voor het fysieke archief? ‘Verrassend genoeg gebeurt dat vandaag de dag nog bij menig organisatie’, zegt Erwin Bader, Country Manager Nederland bij OKI. ‘Uit onderzoek blijkt dat vijfentwintig procent van alle, van origine digitale documenten opnieuw worden afgedrukt en daarna weer gedigitaliseerd. Zonde van de tijd en het geld dat hiermee gepaard gaat. Niet alleen vanwege het papier- en tonerverbruik en de afschrijving op de apparatuur, maar juist ook met betrekking tot productiviteit.’ Kortom, beter en meer digitaliseren van documentenstromen is een must. Met de huidige betaalbare en gebruiksvriendelijke archiefoplossingen kan iedere organisatie snel een digitaal archief aanleggen. Een archief waarbij documenten automatisch doorzoekbaar zijn op inhoud en op basis van specifieke kenmerken en automatisch aan locaties, personen, mappen of afdelingen kunnen worden toegekend.

Kijk verder dan de aanschafprijs

Organisaties die bij de aanschaf van nieuwe printapparatuur alleen kijken naar de 'kosten per pagina', of zelfs alleen naar de aanschafprijs van de hardware, laten veel kansen liggen voor efficiënter en goedkoper documentenbeheer. De volgende drie stappen helpen om tot een efficiëntere, duurzame en kostenbesparende oplossing te komen. Met kostenbesparingen tot wel vijftig procent, zo is de ervaring van bijvoorbeeld printerfabrikant OKI.