‘Duurzaam kantoorartikelen inkopen loont’

Uit onderzoek van de Vereniging van Beleggers voor Duurzame Ontwikkeling blijkt dat AEX-genoteerde bedrijven die duurzaam zijn maar liefst dertig procent beter presteren op de beurs dan organisaties die zich niet richten op maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo). Als tal van onderzoeken aantonen dat duurzaamheid loont, verwacht je ook dat dit integraal onderdeel uitmaakt van de bedrijfsstrategie.

Niets is minder waar. Zo laat KPMG naar aanleiding van uitgevoerd onderzoek weten dat met name middelgrote organisaties weinig energiebesparende initiatieven nemen. En als zij er al aandacht aan besteden, dan is marketing hier meestal leidend in. Men wil er goede sier mee maken, zonder dat men zich realiseert wat de zakelijke mogelijkheden van duurzaamheid zijn. In andere gevallen is het vooral de ondernemer zelf die ook uit persoonlijke motieven duurzaamheid nastreeft.

Volgens Keijers is dit een gemiste kans, omdat duurzaamheid ook resulteert in kostenbesparingen en een verhoging van de efficiency van medewerkers: ‘In Nederland zijn we altijd erg trots geweest op onze hoge arbeidsproductiviteit. Maar deze voorsprong ten opzichte van andere landen zijn we beetje bij beetje aan het verliezen. Daar zijn diverse redenen voor aan te wijzen, maar het is duidelijk dat er met name voor het mkb een sterk verband is tussen duurzaam werken, kostenbesparingen en productiviteit. Duurzaam inkopen moet dan ook zo snel mogelijk van zijn geitenwollensokkenimago af. Duurzaam is veel eerder een slimme bedrijfsstrategie.’

Keijers spreekt uit ervaring als zij aangeeft dat zowel kleine als middelgrote ondernemingen vaak te eenzijdig gericht zijn op zo laag mogelijke aanschafkosten. ‘Kijk bijvoorbeeld naar het inkopen van kantoorartikelen. Vaak staan organisaties bij de basisartikelen niet eens stil bij de keuzemogelijkheden. Ze kiezen vrijwel meteen voor de artikelen met de laagste aanschafprijs. Dit is niet altijd de meest slimme oplossing.’

Totale milieubelasting bij printen

Bij de keuze voor bijvoorbeeld een printer moeten organisaties uiteraard kijken naar hun eigen wensen. De keuze van de printer is bijvoorbeeld afhankelijk van de frequentie van het gebruik en de vereiste snelheid. Daarnaast zijn extra functionaliteiten doorslaggevend, zoals een scan- of een faxfunctie. ‘Maar waar de meeste bedrijven niet naar kijken, is het energieverbruik van een printer. De totale milieubelasting van een printer bestaat voor meer dan tien procent uit energieverbruik. Als je de printer relatief weinig gebruikt, is het aan te raden om te kiezen voor een inktjetprinter. Zo’n printer verbruikt veel minder energie dan een laserprinter. Zo kan al gauw meer dan vijftig procent op de energiekosten van printen worden bespaard.’

Omdat papierverbruik de grootste boosdoener is voor de milieuvervuiling, raadt Keijers aan om te kiezen voor een printer die dubbelzijdig kan printen. ‘Het lijkt nogal evident, maar we weten dat zeer weinig bedrijven gebruik maken van deze functie. De meeste bedrijven zouden daarom ook dubbelzijdige documenten als beleidsnorm moeten nemen. Dat is in de praktijk ook heel eenvoudig te realiseren door dubbelzijdig printen als default in te stellen in het printerprogramma. Op deze manier moeten medewerkers dus een bewuste keuze maken enkelzijdig te printen. Naast de papierkosten, bespaar je zo ook op de portokosten.’

Een ander aspect dat vaak wordt vergeten, is de levensduur en het onderhoud van een printer. ‘Hoe vaak staan medewerkers niet hun tijd te verdoen door printers die vastlopen? Investeer daarom in een degelijke printer, want uiteindelijk betaalt die investering zich dubbel en dwars terug - ook in de arbeidsproductiviteit van medewerkers.'

Inkt en toners

Inkt en toners voor kantoorapparatuur zoals printers en kopieermachines zijn de meest vervuilende stoffen die we kennen. Daarnaast zijn de kosten hiervan relatief hoog – zeker als je het vergelijkt met de kosten van de printer zelf. Ondanks het feit dat we in een digitale wereld leven, print een Nederlandse medewerker gemiddeld 34 pagina’s per dag. Onderzoeksbureaus verwachten zelfs dat dit aantal blijft stijgen. Medewerkers krijgen immers steeds meer informatie via verschillende manieren toegestuurd. Om een goed overzicht hiervan te behouden, willen zij deze data printen.

‘De meeste bedrijven beseffen niet wat een grote kostenpost printen is. Bij de aanschaf hiervan wordt wederom dikwijls alleen naar de prijs gekeken. Vaak resulteert dit in de aankoop van tonercartridges die zijn geproduceerd in opkomende economieën. Afgezien van de soms slechtere printkwaliteit hebben deze toners als nadeel dat het een slecht rendement oplevert, aangezien het aantal prints per cartridge soms schrikbarend laag is.’

Omdat medewerkers steeds meer informatie vanaf internet printen, geeft Keijers ook als tip om speciale software of websites te gebruiken om zo min mogelijk te printen. ‘Een website bevat veel irrelevante informatie, zoals de achtergrond, banners of logo’s, die wel in het printen wordt meegenomen. Kijk daarom eens op websites zoals www.printwhatyoulike.com waarmee de overbodige afbeeldingen/tekst wordt weg gefilterd. Ook is er speciale software beschikbaar waarmee organisaties tot wel vijftig procent op de printkosten kunnen besparen.’

Paperless office voorzichtig dichterbij

Leveranciers van kantoorartikelen verkopen nog steeds veel archiveringsproducten, zoals archiefdozen, ordners en documentmappen. Toch merkt Keijers duidelijk een verschuiving. ‘Voor het archiveren zien we een stabiele afname binnen het mkb, terwijl het aantal verkochte scanners toeneemt.’ Keijers concludeert hier voorzichtig uit dat de paperless office – alhoewel nog steeds geen realiteit – stapje voor stapje dichterbij komt.

Keijers: ‘Het is een illusie om te denken dat we volledig zonder papier kunnen gaan werken, maar we zijn wel op weg naar een kantooromgeving waarin we papierarm werken. Het papiervolume in het mkb zal in mijn ogen in de toekomst dus wel degelijk afnemen. We communiceren steeds efficiënter met elkaar en we zien de opkomst van relatief goedkope digitale archiveringssystemen. Ook de introductie van mobiele devices (denk aan smartphones en tablets) speelt een belangrijke rol in de digitalisering. Bovendien snapt iedereen wel wat de efficiëntiebesparingen zijn. Zo is het nieuwe werken alleen maar mogelijk als zoveel mogelijk informatie digitaal beschikbaar is gemaakt.’

Ondernemers die duurzaam inkopen zijn slim bezig

Vroeger leken bedrijven in een spagaat terecht te komen zodra het om duurzaamheid ging. ‘Groen’ kostte geld, maar het was wel goed voor de reputatie van een organisatie. Of ze waren groen uit overtuiging. Tegenwoordig ligt dit anders. Ondernemers die duurzaam inkopen - of beter gezegd: investeren in duurzame artikelen en producten - zijn slim bezig. De initiële aanschafkosten mogen dan soms wat hoger liggen dan bij meer traditionele producten. Maar over de gehele levensduur van een product of artikel gezien, is duurzaam in negen van de tien gevallen ook financieel simpelweg heel aantrekkelijk. Bovendien zijn duurzame producten vaak goed voor de productiviteit van de medewerkers. Het enige dat nu nog nodig is, is bewustwording: duurzaam heeft nog vaak het imago van ‘duur’, maar de praktijk laat zien dat die beeldvorming duidelijk niet meer klopt.