Exact loopt nog altijd voorop: de staat van 'no hands accounting' in 2020
Joost van Koot is een kernonderdeel van Exact’s productstrategie. Zelf noemt hij dat een ‘productman’. Die term ligt ons niet zozeer, want dat Joost veel meer dan een ‘productman’ is, blijkt niet lang na onze ontmoeting.
We spraken Joost. Niet om gezellig te babbelen. Tijden zijn voor velen niet alleen onzeker, maar droevig. Het is moeilijk. Het zal moeilijk blijven. En daarmee vergroot de noodzaak van alles dat het wat makkelijker maakt. De waarde van financiële administratie wordt onderstreept. En wat dat betreft hebben weinigen meer autoriteit dan Exact.
‘Boekhouding is waardevol. Maar voor 9 op de 10 ondernemers een hoofdpijndossier. Dit overgrote merendeel weet hoe het moet, maar houdt zich er liever niet bezig.’
De cijfers neemt Joost niet achteloos in de mond. Exact onderzoekt met regelmaat de staat van het MKB. Resultaten worden in de 'MKB Barometer' gepresenteerd. Het meest recente onderzoek ondervroeg 1779 bedrijven met tot 50 werknemers in dienst. Van hen beschouwt 63 procent het vinden van nieuwe klanten als topprioriteit.
Tevens wordt er 8 uur per maand aan de boekhouding besteed. De helft daarvan gaat uit naar het betaald krijgen van facturen. Beide tijdsbestedingen, stelt Joost, kunnen de wereld uit.
'We hebben steeds meer ingrediënten op tafel liggen die boekhouding en facturatie tot een achtergrondtaak automatiseren. Goed, volautomatisch zijn we nog niet, maar met een paar jaar tijd wél. Ook nu valt er een zee aan tijd te besparen.'
No hands accounting
No hands accounting is een van de twee speerpunten die Exact Online voor Boekhouden met zich meebrengt. De term staat voor digitalisering en automatisering van een administratie, wat zich onder andere in een snellere invoer en uitwisseling van bonnetjes en facturen uitdrukt.
-
Via Scan & Herken voer je één of meerdere bonnetjes en facturen per mail of app in, waarna Exact Online de verwerking voor rekening neemt. Het overtikken van gegevens en uitpluizen van facturen is daarmee verleden tijd.
-
Boeking van facturen wordt versneld door een automatische keuze van de correcte categorie. De software leert van jouw verleden, met een doordachte en veilige boekhouding als resultaat.
- Factureer je via Exact Online, dan heb je de mogelijkheid om te factureren via het PEPPOL-netwerk. Dit netwerk maakt elektronische facturatie mogelijk, en wordt door steeds meer organisaties en bedrijven ondersteund, waaronder circa 500.000 ondernemingen die Exact gebruiken. Verstuur je een elektronische factuur, dan komt er bij de verwerking geen post aan te pas. De factuur wordt door het systeem van de ontvanger verwerkt, waarna jij bij elke stap - van ontvangst en inzage tot betaling - automatisch wordt geüpdatet. De tijd van handmatige reminders naar debiteuren is daarmee voorbij, wat een hoop stress en tijdsbesteding wegneemt.
Risico’s
Automatiseer je de alledaagse cijfers, dan wordt je niet langer continu met de neus op de feiten gedrukt. Goed, het kost je minder energie, maar kan - wat ons betreft - risicovol zijn. Inzicht gaat verloren, zou je zeggen. Maar vragen we Joost of het laatste aan de orde is, dan vervolgt hij met een ontkrachtende overtuiging.
'Een ondernemer weet hartstikke goed wanneer hij winst of verlies maakt. Zit het restaurant vol en weet je dat je de inkoop driemaal over de kop tikt, dan weet je dat je geld verdient. Voor de meeste inzichten ben je niet afhankelijk van een financiële administratie. Een handelaar komt met zijn eigen ervaring heel ver. Dus is het met name voor kleine ondernemingen optimaal om helemaal geen energie in de boekhouding te hoeven steken.'
'Verdien je geld, dan ben je je daar bewust van’, bevestigt Joost. ‘Maar verdien je geen geld, dan kom je daar vaak te laat achter. Hoewel we de mogelijkheid bieden om terug te blikken, draait het tweede kernonderdeel van Exact Online voor Boekhouden om de toekomst.'
Inzicht
'Enerzijds automatiseren we de boekhouding. Anderzijds verwerken we jouw administratie - en de administraties van honderdduizenden andere gebruikers - om unieke inzichten te bieden. Dat neemt vorm aan in een persoonlijk dashboard. Daarmee kom je te weten hoe kwalitatief de administratie is en hoe jouw onderneming ervoor staat. Denk aan overzichten van cashflow, debiteuren, crediteuren, enzovoorts. Bijvoorbeeld verhuurbedrijven controleren hierdoor met gemak of er halverwege het jaar wel zes huurfacturen geregistreerd zijn.'
Exact verwerkt de administratie tot toekomstperspectief. Je zou zeggen dat de software daarvoor afhankelijk is van een jarenlange boekhouding. Hoe kan je immers vooruitblikken wanneer het fundament ontbreekt? 'Exact draait in de cloud', vervolgt Joost. 'Door de gegevens van alle Exact-gebruikers op te nemen brengen we de cijfers van hele industrieën in kaart. Is een gebruiker net met zijn bedrijf begonnen of mist de administratie door een andere reden, dan maakt onze cloud het alsnog mogelijk om direct waardevolle inzichten op te doen.'
Exact's actuele inzicht vind je in de 'mkb monitor'. Data is gewoon via de website beschikbaar. Administreer je via Exact, dan worden de gegevens van andere bedrijven in jouw sector gebruikt om de status van jouw bedrijf in kaart te brengen. Zo kom je te weten hoe jouw cashflow of omzet tegen de markt opweegt. En is er iets dat helpt bij het stellen van prioriteiten, dan is dat het wel.
'Gebruikersgegevens zijn overigens volledig geanonimiseerd', voegt Joost toe. 'Dat houdt in dat dat de gebruikte data nooit te relateren is aan een persoon of bedrijfsidentiteit. Zo blijven privacy en veiligheid intact.'
Exact Online voor Boekhouden
Alles wat je nodig hebt, één geïntegreerd online pakket. Exact Online voor Boekhouden is onderdeel van de Exact Online-reeks, bestaand uit zowel CRM als oplossingen die zich bij uitstek voor jouw branche lenen. Tegelijkertijd is het pakket prima op zichzelf te gebruiken. Al ruim 500.000 ondernemers maken hun ambities met Exact Online waar. Waar wacht jij op?
Lees meer
