Facturen verwerken: 'leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker'

Uit onderzoek van SME Web naar de pijnpunten van de handmatige factuurverwerking blijkt dat 82% van de financiële afdelingen overweldigd wordt door de hoeveelheid facturen die ze dagelijks verwerken en de verscheidenheid aan formaten waarin ze worden ontvangen. De respondenten geven aan dat de handmatige factuurverwerking gemiddeld meer dan 30% van de kosten van het Accounts Payable (AP)-team uitmaakt, en meer dan 32% van hen gelooft dat deze kosten kunnen worden bespaard als de factuurverwerking wordt geautomatiseerd.

Moeite met digitale transformatie

De oplossing lijkt voor de hand liggend: door automatiseringssoftware aan te schaffen, kunnen organisaties zich een hoop geld, tijd en koppijn besparen. Waarom gebeurt dan 60% van het proces nog steeds handmatig en op papier? Yeelen Knegtering, ceo en oprichter van softwarebedrijf Klippa, denkt het te weten: 'Het komt deels door angst voor het aanpassen van een proces waaraan men gewend is en deels door een gebrek aan kennis van digitale oplossingen.' Maar liefst 80% van de financiële afdelingen heeft dan ook moeite om de digitale transformatie bij te houden, in vergelijking met de rest van het bedrijf. 

Knegtering: 'De angst voor nieuwe dingen valt snel weg als organisaties erachter komen hoeveel zij kunnen winnen door hun factuurverwerking te automatiseren. Ten eerste een tijd- en kostenbesparing tot 70%, ten tweede vrolijkere medewerkers door een efficiëntere manier van werken en ten derde tevredener leveranciers omdat zij sneller uitbetaald krijgen.'

De laatste stap - factuurverwerking automatiseren

Sommige bedrijven hebben de eerste stap al gezet en werken met een uitgebreid boekhoudpakket of een ERP-systeem, maar daarbij komt vaak nog veel handmatig werk kijken, zoals het overtypen van informatie. Volledige automatisering - waardoor organisaties maximaal profiteren - vindt pas plaats als alle stappen in een digitale workflow zitten. Denk hierbij aan facturen die automatisch vanuit je e-mail naar de automatiseringssoftware worden gestuurd, daar worden ingelezen en de desbetreffende gegevens automatisch naar het boekhoudsysteem worden gestuurd. Goedkeuringen kunnen worden gedaan vanaf een device naar keuze (smartphone, tablet of computer), dit kan altijd en overal. 

Knegtering’s bedrijf Klippa heeft zelfs software gemaakt waarmee je met je smartphone simpelweg een foto kunt maken van een papieren factuur en vervolgens de informatie op de factuur automatisch naar het boekhoudpakket wordt gestuurd. De software heet Scan en Herken en is gebaseerd op Optical Character Recognition (OCR)-technologie. Hiermee worden afbeeldingen doorzoekbaar en de informatie direct beschikbaar voor verwerking. Het systeem is zelfs zo slim dat scheve foto’s automatisch worden gecropt, zodat de achtergrond verdwijnt. Zelfs het maken van een foto wordt op deze manier wel erg makkelijk. 

Minder fouten

'Het mooie van onze Scan en Herken-technologie en software voor factuurverwerking is dat fouten automatisch worden opgemerkt. Eén op de vijf facturen bevat doorgaans een fout, en de verwerkingstijd van zo’n factuur kan snel oplopen, afhankelijk van het soort fout en de reactietijd van de leverancier. Dit voorkom je door het systeem automatisch dergelijke vergissingen te laten herkennen', aldus de ceo. 

Klippa ziet dan ook dat organisaties in toenemende mate op zoek naar gaan manieren om te automatiseren. Knegtering: 'Financiële afdelingen hebben het al druk genoeg, dus we zijn erg blij als we ze kunnen helpen met een saaie taak als factuurverwerking. Het doet een beetje denken aan het doen van belastingen: leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.'