Financieel beheer is averechts gecentraliseerd

Auteur: David Soos, Country Manager van FinTech Moss

Bedrijfsmanagers hebben hun handen vol. Van het bouwen van een positieve werkcultuur en het onderhouden van werknemers geluk, tot het aannemen van mensen - het mkb rust op een solide strategie. Toch worden managers bij hun belangrijke werk niet zelden doordrenkt met onnodig, inefficiënt en hersendodend werk, waardoor zij minder tijd hebben om op kerntaken te focussen. Wanneer er geen financieel beheerder of controleur beschikbaar is, komen financiële kerntaken al snel op het bordje van de HR manager of de CEO, waar ze tot randzaken gedelegeerd worden. De oplossing voor efficiënter management ligt in het feit dat financieel beheer averechts gecentraliseerd is.

Achtergrond & Uitleg

Als manager is het werk divers, veranderlijk en intensief. Zeker als je binnen de dynamische bedrijfscultuur van een startup of scale-up werkt, ben je permanent bezig met bijvoorbeeld recruitmenten werving of continue reorganiseren. Interne communicatie en bedrijfscultuur, enkele van de belangrijkste grondvesten in een jonge organisatie, vallen ook onder de verantwoordelijkheid van een HR manager. Nauwelijks verwonderlijk dus, dat in 2018 bekend werd dat 56% van de managers vaak overwerkt.

Of de algemene administratieve zaken nu aan HCEOs of financiële teams toe vallen, ze bevatten veel belangrijke taken die het risico lopen gedegradeerd te worden tot randzaak, zeker als er nog geen onafhankelijk (financieel) administratief beheerder is. Dit soort taken zijn vaak zowel simpel als tijdsintensief. Het verwerken van facturen of het betalen van bonnetjes die werknemers indienen zijn schoolvoorbeelden van “menial tasks” - vervelende klusjes, die ook het perfecte domein is om tijd op te winnen.

Financieel beheer is binnen veel bedrijven in het mkb averechts gecentraliseerd. De onderdelen die gecentraliseerd zijn binnen een positie, omvatten bijvoorbeeld lange bureaucratische goedkeuringsprocessen van uitgaven en het verwerken van facturen en bonnetjes. Anderzijds zijn data en programma’s juist gedecentraliseerd - financieel beheerders hebben constant te maken met data die overal en nergens opgeslagen staat waardoor frustraties kunnen ontstaan tijdens werk. Hoe kunnen we deze averechtse centralisatie aanpassen? Kunnen we betalingen en facturen decentraliseren en de datavergaring en verwerking juist centraliseren?

Decentralisatie 

Autonomie is één van de belangrijkste woorden binnen HR en financieel beheer. Autonomie onderschrijft een aantal belangrijke kernwaarden in een organisatie, waaronder vertrouwen en flexibiliteit. Een autonoom team werkt dan ook sneller en flexibeler dan een volledig top-down team. Stel dat een specifieke sectie van een klein bedrijf - het marketingteam - een abonnement nodig heeft op een influencer marketing tool. Normaal gesproken zal dit centraal geregeld moeten worden, maar dan duurt het langer voordat het team aan de slag kan gaan. En: tijd is geld. Decentralisatie stelt teams in staat om direct de middelen aan te schaffen die ze nodig hebben, zonder lange bureaucratische goedkeuringsprocessen. Het maakt teams binnen mkbs flexibeler, wat in het moderne Nederlandse mkb één van de belangrijkste criteria is voor een succesvol bedrijf.

Het indirecte voordeel dat hieraan is verbonden, is dat je betalingsbeheer verdeelt over de werknemers zelf. De financieel beheerder of HR manager moet uiteraard controle kunnen houden om te voorkomen dat iedere tak van het bedrijf roekeloos geld uitgeeft, maar het dagelijks beheren hoeft nu niet meer een tijdrovende klus te zijn. De manager bespaart hiermee veel tijd die hij of zij daardoor uit kan geven aan andere kerntaken, zoals werknemers vinden in tijden van een historisch krappe arbeidsmarkt.

Centralisatie

Anderzijds is ook centralisatie nodig, maar een andere vorm dan waar we aan gewend zijn. Nog altijd hebben managers en financieel beheerders te maken met diverse systemen en wijdverspreide data. Betalingen, abonnementen en facturen gaan vaak via diverse programma’s die regelmatig maar halfbakken aangesloten zijn op het boekhoudsysteem.

Het tweede probleem is de enorme hoeveelheid papier die nog altijd te pas komt bij het dagelijkse werk van financieel beheerders en managers. Veel declaraties komen van papieren bonnetjes, die beheerders handmatig in het systeem moeten invoeren om de declaratie te kunnen voltooien. Naast het feit dat dit enorm veel tijd kost, is het ook onpraktisch qua data. Handmatige invoering van data, leidt tot het risico van menselijke fouten. Mobiele scansoftware staat toe dat mensen die uitgaven doen hun data in prefab modellen doorsturen naar de financieel beheerder, waardoor zij alle data op juiste wijze toegestuurd krijgen en kunnen verwerken.

Conclusie

De averechtse centralisatie van taken en tech binnen financieel beheer veroorzaakt ontzettend veel inefficiënties en tijdverlies. Indien we op bepaalde punten de taken beter over de organisatie verdelen, terwijl we op andere vlakken de data juist centraal verzamelen, wordt het uiteindelijk makkelijker voor beheerders om zich van “menial” maar stressvolle taken te ontdoen. Hierdoor kunnen zij zich richten richten op bijvoorbeeld het werknemers klimaat van de organisatie of het aannemen van nieuwe werknemers. De zaken die er voor managers echt toe doen. Niets is meer zonde dan stressvolle tijdsverspilling.