Gastexpert | Visser & Visser over het doel van de begroting

Van Dale definieert de begroting als ‘voorlopige berekening van inkomsten en uitgaven voor het komende jaar’. De meeste ondernemingen starten in het vierde kwartaal met het opstellen van de begrotingen voor het volgende boekjaar. Elke instelling die met geldstromen te maken heeft doet dit tenslotte, zowel bedrijven, stichtingen als overheden. Eigenlijk start de hele begrotingscyclus al op Prinsjesdag, want dan biedt de minister van Financiën de Rijksbegroting aan de Tweede Kamer aan. Dat heel Nederland meedoet – zoveel is duidelijk. Specificeren we het belang voor jou, de ondernemer in een gegeven fase van zijn bedrijf, dan komen we op de volgende hoofdpunten uit.
 

• Het opstellen van een ondernemersplan bij de start van een bedrijf.
• Het bepalen van de financieringsbehoefte en -aanvraag.
• Het vaststellen van de budgetten van de afdelingen binnen het bedrijf, wat centraal staat bij het kiezen van een juiste overstap van product of dienst.
• Als basis voor de jaarlijkse kostprijsberekening.
• Om te bepalen welke maatregelen moeten worden genomen om het resultaat te verbeteren.

Onderzoek wijst uit dat ondernemers die actief en bewust met begrotingen werken succesvoller zijn. Deze ondernemingen geven immers gerichte sturing aan het bedrijf. Daarmee raken we mijns inziens aan het belangrijkste doel van begroten. Als ondernemer heb je namelijk een missie, visie en strategie. Noem het gerust een droom. Een begroting is een doel, en een doel is een droom met een deadline. Door een begroting te maken weet je als ondernemer of je jouw doelen het komende jaar kunt realiseren en wat daarvoor nodig is. Serieus nadenken over de begroting leidt automatisch tot nadenken over jouw ondernemersdroom, over het businessmodel en het verdienmodel van de organisatie.

Verbinding tussen begroting en doel

Van veel begrotingen die ik als accountant tegenkom word ik niet warm of koud. Voor de bepaling van de omzet en kosten is het uitgangspunt, de realisatie van het lopende jaar of de vorige begroting, waar tot slot een bepaald percentage bij opgeteld wordt. De uitkomst onderaan de streep is vaak een iets hoger verwacht resultaat. Dit is begroten volgens de omgekeerde kaasschaafmethode: overal een beetje aan schaven, maar uiteindelijk geen echte keuzes maken. Op deze manier leg je geen verbinding tussen de begroting en het doel van je organisatie.

Je zal dus ten eerste jouw ondernemersdoel voor het komend jaar helder moet hebben. Vervolgens is begroten keuzes maken. Heb eens het lef om blanco te beginnen. Hoe zou je begroten als je volgend jaar de hele onderneming opnieuw zou mogen opzetten? Als je bijvoorbeeld de grootste wilt worden in jouw branche zal je moeten focussen op uitbreiding van de omzet, door personeel aan te trekken en nieuwe vestigingen te openen. En je moet mogelijk voor lief nemen dat je het komende jaar geen winst maakt. Zo loop je de hele winst- en verliesrekening door, van omzet en personeelskosten tot marketing- en huurkosten.

Als jouw doel is om zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te krijgen, dan maak je hele andere keuzes in de begroting. Dan zal het uitgangspunt liggen bij een gewenst bedrag aan loonkosten en zijn de omzet en andere kosten variabelen om per saldo een sluitende begroting te realiseren.

En als je zelf niet durf te kiezen? Of de effecten wilt weten van de verschillende keuzes die je moet maken? Dan is het aan te bevelen om niet met één begroting te werken, maar met verschillende scenario’s.

Business Model Canvas

Een goede methode om over jouw ondernemingsdoel na te denken is het gebruikmaken van Business Model Canvas. Met dit model, waar je uitgebreidere informatie over vindt met een enkele ‘googel’, breng je alle bedrijfsaspecten op een overzichtelijke en visuele manier in kaart. Aan de hand van negen bouwstenen beschrijf je de organisatie, het verdienmodel, klanten, relaties en leveranciers. Waar worden de kosten gemaakt, waar liggen de kansen, wie zijn jouw klanten, wat is jouw toegevoegde waarde en hoe kan je innoveren?

Zo krijg je zicht op welke bedrijfsonderdelen van essentieel belang zijn en waar eventueel bijsturing nodig is. Het mooie van het Canvasmodel is dat er geen dik boekwerk of een heisessie voor nodig is. Je kan direct beginnen en brengt in één overzicht in kaart welke onderdelen van jouw bedrijf essentieel zijn om succesvol te kunnen zijn. Doe dit het liefst samen met jouw personeel, personeel vanuit verschillende afdelingen. Je kunt hier natuurlijk ook externe adviseurs, familie en vrienden bij betrekken.

In gesprek over doelen

Het gebeurt nogal eens dat een ondernemer aan ons als accountant vraagt om de begroting op te stellen. Wij hebben inzicht in al jouw financiële data en ook de tools om snel een goede begroting te maken. Dat kunnen wij niet alleen. Eerst zullen we het gesprek met je aangaan over jouw ondernemersdoelen voor het komende jaar. Welke uitgangspunten en veronderstellingen liggen ten grondslag aan keuzes die je in de toekomst wilt maken?

Pas als dat helder is, kunnen we je goed helpen bij het opstellen van de begroting. Wij geloven dat het gesprek aangaan leidt tot een betere begroting en keuzes voor de toekomst. Echter, het is en blijft jouw begroting. Wij kunnen en mogen niet op de stoel van de ondernemer gaan zitten. Daarom zullen wij je dus ook kritisch bevragen op de inhoud van de begroting.

Het leven na de begroting: sturen op cijfers

Na het maken van de begroting zit het werk er niet op. Integendeel, dan begint het pas. Periodiek moet je de gerealiseerde cijfers vergelijken met de begroting en waar mogelijk en nodig op tijd bijsturen. Dit noemen we sturen op cijfers.

Doe je dat namelijk niet, dan weet je pas dat jouw ondernemersdromen en -doelen niet gehaald worden wanneer het te laat is. Elke ondernemer heeft daarom stuurinformatie nodig, want meten is weten. Het is belangrijk om vooraf de belangrijkste KPI’s te definiëren. ‘Succesparameters’ waar je de onderneming echt op stuurt. Met behulp van een financieel dashboard, wat vaak uitbesteed kan worden bij een accountant, heb je real time inzicht in waar je staat.

In een notendop

• Bevraag jezelf. Waarom maak ik een begroting? Wat is het doel van de begroting?
• Behoud de verbinding tussen jouw ondernemersdoelen (missie, visie en strategie) en de begroting; de verbinding tussen het hart van jouw organisatie en de cijfers.
• Laat eens iemand van buiten de organisatie kritisch naar jouw ondernemersdoelen en begroting kijken. Denk aan een accountant, adviseur of andere onafhankelijke partij.