Gastexpert: Zo biedt mediawoordvoering elke ondernemer kansen

Het effect van een positieve publicatie in de media is veel geloofwaardiger en dus groter dan een advertentie. Deze vier tips helpen je ondernemer om het beste uit perscontacten te halen.

1. Ken de journalisten

Het is belangrijk dat je nagaat welke journalisten en media belangrijk voor je zijn. Kortom via wie kun je bijvoorbeeld jouw klanten en prospects bereiken. Denk daarbij niet alleen aan ‘traditionele’ media, zoals dagbladen, radio en televisie, maar ook aan invloedrijke online bloggers en vloggers. Volg deze journalisten, kijk hoe ze werken en waarover ze publiceren en wat ze dus interessant vinden.

Probeer vervolgens een persoonlijke band met ze op te bouwen en laat zien op welk onderwerp jij expert bent. De aanleiding voor persoonlijk contact zal altijd ‘nieuws’ moeten zijn, want dat is waar ze naar op zoek zijn. Benader hen zelf als je nieuws hebt en wacht dus niet tot ze jou benaderen. Misschien doen ze dat wel nooit.

2.  Bereid je voor

Een interview dat je onvoorbereid ingaat is bijna altijd gedoemd te mislukken. Ieder interview staat of valt met een goede voorbereiding. Dus zorg er voor dat je je in detail voorbereidt. Zelfs al geef je voor de tiende keer over hetzelfde onderwerp een interview.

Stel de redactie of journalist de volgende vragen om je goed te kunnen voorbereiden:

1. Wat wordt de context voor het interview?
2. Wie is de interviewer? En wat is de ervaring met hem of haar?
3. Wat zijn de vraagpunten?
4. Hoe vindt het interview plaats?
5. Krijg ik het verhaal te zien voor publicatie?

Denk zelf ook na over de kritische vragen die aanvullend gesteld kunnen worden en formuleer de antwoorden daarop. Laat je dus niet verrassen in het interview.

3. Bepaal jouw boodschappen

Denk goed na over het doel van het interview en bepaal jouw eigen kernboodschap. De kracht van de boodschap zit in de beperking. Het is belangrijk om een korte en heldere kernboodschap te formuleren. Gebruik één hoofdboodschap en geef vervolgens twee ondersteunende boodschappen die het bewijs of de verklaring leveren. Vanzelfsprekend kun je hier ook voorbeelden gebruiken. Het spreken in verhalen is immers aansprekend. Hanteer in totaal nooit meer dan drie kernboodschappen. Dat houdt het simpel en overzichtelijk voor jouzelf als woordvoerder en voor de ontvanger. De boodschappen mogen steeds niet meer dan tien woorden bevatten. Zorg er bovendien voor dat je die boodschappen formuleert vanuit het perspectief van de ontvanger. Dit vergroot de relevantie ervan enorm.

4. Zorg voor regie

Je bent van nature opgevoed om keurig antwoord te geven op de vragen die aan je gesteld worden. En natuurlijk moet je in een interview ook antwoord geven op de vragen. Toch is het alleen beantwoorden van de gestelde vragen in woordvoering niet altijd slim. Daarmee krijg je namelijk niet altijd de gelegenheid om jouw eigen verhaal te vertellen. Bovendien geeft het je geen regie over het gesprek.‘Bridging’ is een beproefde techniek die je in mediagesprekken helpt die regie wel te krijgen. Wat je daarmee doet is dat je vanuit een gestelde vraag zelf een brug maakt naar jouw eigen kernboodschap. Belangrijk is je te realiseren dat je natuurlijk niet zomaar aan de vraag kunt voorbijgaan. Als je dat steeds doet, wekt dat ook irritatie. Zorg dus dat je eerst kort de vraag beantwoordt en dan de brug maakt naar jouw eigen boodschap.

Neem de woordvoering dus altijd serieus en bereid je goed voor, want anders loop je onnodig risico’s of mis je kansen. En voer vervolgens regie in het gesprek met de journalist door de brug te slaan naar jouw eigen verhaal.  Voorwaarde is wel dat je een heldere boodschap en aansprekende voorbeelden hebt die zowel de journalist als zijn publiek aanspreken.

Over de auteur

Frank Peters is oprichter en eigenaar van VIRTUS Communications, een bureau gespecialiseerd in het bouwen en beschermen van reputaties. Frank zit dertig jaar in het communicatievak en adviseert organisaties en hun bestuurders op het gebied van corporate reputatiemanagement, crisismanagement en issuesmanagement. Hij is een zeer ervaren mediatrainer en mediacoach voor woordvoerders, directieleden en bestuurders. Bij Futuro Uitgevers verscheen onlangs zijn nieuwe boek ‘Mediatraining voor Iedereen’ met 46 praktijklessen voor perswoordvoering (ISBN 9789492221766).