Grote impact thuiswerken op welzijn medewerkers vergt strategische veranderingen

“We zien dat de enorme stijging van het aantal medewerkers dat op afstand werkt meestal gepaard gaat met een stijging van de productiviteit. Tegelijkertijd stellen we vast dat het welzijn van medewerkers in positieve, maar zeker ook in negatieve zin wordt beïnvloed.” aldus René van Haaster, Director Enterprise Solutions van Microsoft Nederland. “Wij zien deze verandering als een van de belangrijkste strategische aandachtspunten voor Microsoft, implementatiepartners en organisaties waarvan een groot deel van de medewerkers gedwongen op afstand werkt.” aldus Wilco Turnhout, CCO van Rapid Circle.

Voorsprong door voortrekkersrol

Door de crisismaatregelen zijn organisaties in 2020 massaal gebruik gaan maken van samenwerkingsplatforms zoals Microsoft Teams, zodat medewerkers op afstand konden vergaderen en communiceren. Het gebruik van Teams steeg wereldwijd naar 115 miljoen actieve gebruikers per dag. Nederland is een van de landen die voorop loopt als het gaat om het gebruik van Teams. In 2019 was Nederland internationaal gezien al koploper op het gebied van werken vanuit huis met 14,1% van de werknemers die regelmatig thuis werkten tegen 5,4% gemiddeld in de Europa, zo blijkt uit statistieken van Eurostat. ‘Deze relatieve voortrekkersrol gaf Nederlandse organisaties een enorm voordeel toen in maart de crisis uitbrak.’ zegt Van Haaster. 

Gestegen productiviteit, terughoudendheid remote work policies afgenomen

Organisaties die tot voor kort terughoudend waren in hun ‘remote work policies’, uit zorg voor daling productiviteit en het verliezen van controle en toename security risico’s, zien nu dat de productiviteit voornamelijk stijgt en dat er geen sprake is van controleverlies, mits er sprake is van goede begeleiding vanuit de organisatie . ‘Door de situatie zijn veel meer medewerkers uitgerust met een moderne werkplek op basis van Microsoft 365. Een opvallend inzicht uit het onderzoek is dat we zien dat in organisaties met innovatieve werkplekken 74% van de medewerkers aangeeft even productief of zelfs productiever te zijn als ze thuiswerken.’ vervolgt Van Haaster. ‘De eerlijkheid gebied te zeggen dat de keerzijde is dat een deel van de werknemers ook ervaart dat ze thuis minder productief zijn.’

Effecten op welzijn

De enorme verschuiving naar werken op afstand heeft ingrijpende veranderingen voor medewerkers. Microsoft doet veel onderzoek naar de gevolgen voor het welzijn van de medewerkers. Het onderzoek van Human Factors Labs dat Microsoft eerder dit jaar uitvoerde laat een aantal opvallende en belangrijke inzichten zien. Zo blijkt onder andere dat; werken op afstand mentaal uitdagender is, video vergaderen kan leiden tot vermoeidheid, deelnemers in vergaderingen meer op gelijke voet staan, onderlinge empathie tussen collega’s toeneemt, persoonlijk contact een belangrijk gemis is, de privé-werk balans verstoord wordt en dat met name millennials en Gen Z hier moeite mee hebben. Daarbij zien we ook grote effecten op het welzijn. Zowel in positieve als in negatieve zin. 

Configuratie op basis van ‘first time right’

Dat Nederlandse organisaties bij de start van de crisis en ook nu, gewoon door draaien door werken op afstand mogelijk te maken, schrijft Van Haaster voor een groot deel toe aan de Microsoft implementatiepartners. ‘Voor de implementatie van software zoals Microsoft Teams is het van groot belang dat dit gebeurt op basis van het ‘first time right’-principe. Als de configuratie niet goed is, kan een IT-beheerorganisatie hier veel hinder van ondervinden. Je wilt niet dat er vertrouwelijke data op straat komt te liggen of dat er wildgroei ontstaat als het gaat om gebruik van licenties, applicaties en het gebruik ervan.’ zegt Turnhout. Rapid Circle werd in 2020 door Microsoft uitgeroepen tot Worldwide Microsoft Partner of the Year Modern Workplace & Teams. ‘Dat Rapid Circle uit meer dan 3.300 partners hiertoe is verkozen is een buitengewoon knappe prestatie.’ aldus Van Haaster. 

Nieuw tijdperk

Volgens Van Haaster houdt het niet op bij de inzet van technologie. ‘De  organisaties zelf en onze partners hebben een belangrijke rol bij het bevorderen van het welzijn van medewerkers.’ Turnhout beaamt dit ‘partners kunnen juist ondersteunen met programma’s die helpen om de mentale fitheid van medewerkers te waarborgen of zelfs te vergroten.’ 

Van Haaster en Turnhout sluiten af: ‘We staan aan het begin van een nieuw tijdperk op het gebied van werk met prachtige nieuwe technologische mogelijkheden. Hierbij hebben technologiebedrijven, implementatiepartners en organisaties een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de medewerker niet uit het oog te verliezen, maar juist naar grotere hoogte te begeleiden.’ 

Meer informatie

Op donderdag 28 januari a.s. verzorgen Rapid Circle en Microsoft een webinar waar dieper wordt ingegaan op de effecten, de learnings en hoe organisaties het welzijn van medewerkers kunnen bevorderen.