Het geheim van goed debiteurenbeheer

Onzorgvuldig met debiteuren

Ruim driekwart van de mkb’er telde in 2013 een of meerdere wanbetalers. Soms is dat pure pech, maar vaak ligt een deel van het probleem bij de ondernemers zelf. 'Het is verbazingwekkend hoeveel ondernemers onzorgvuldig omspringen met hun debiteuren', vertelt Sandy Lek, manager Outsourcing en Debiteurenbeheer bij DAS. 'Ze verkopen een product, leveren een dienst en wachten dan rustig tot klanten betalen. Soms duurt dat wel drie maanden.' Dat is veel te lang stelt Lek. 'Al die openstaande kredieten kosten rente, waardoor er winst en werkkapitaal blijven liggen. En uiteindelijk is er een kans dat klanten helemaal niet betalen.'

Kredietwaardigheid checken

Volgens Lek zouden ondernemers het debiteurentraject anders moeten inrichten. 'Dat begint met een goede voorbereiding. Een bedrijf moet weten met wie het in zee gaat door vooraf kredietinformatie in te winnen.' Charlie Gillemans, senior informatieanalist bij EDR Credit Services is gespecialiseerd in het natrekken van de kredietwaardigheid van klanten. 'Nagaan of klanten wel zijn wie ze zeggen en of ze kunnen betalen heeft niets te maken met wantrouwen, maar alles met doordacht zakendoen. Een check vooraf is altijd slim. Of een bedrijf nu dure landbouwmachines levert of boeken verkoopt via een webshop, iemand trouwe klant is of voor het eerst aanklopt.'

Ogen openhouden

'Klanten kijken zelden raar op als ze horen als een leverancier wil weten hoe ze er financieel voorstaan', zegt Gillemans. 'Hun medewerking is ook belangrijk om alle informatie boven tafel te krijgen. We raden ondernemer daarom altijd aan bij voorkeur open te zijn over het feit dat ze kredietinformatie opvragen. Ze kunnen dat zelfs bij een bestelling aangeven of opnemen in hun voorwaarden.' Wil een ondernemer toch discreet te werk gaan, dan kan dat ook. Gillemans: 'Zo is het mogelijk anoniem contact op te nemen of klanten helemaal niet benaderen.' Gillemans raadt ondernemers vooral aan hun ogen open te houden. 'Geen goed gevoel? Doe dan even een snelle check. Voor 50 tot 100 euro loopt een bedrijf al een stuk minder risico dat het straks met lege handen staat.'

Maak goede afspraken

'Zekerheid over de financiële positie van (potentiële) klanten is een belangrijke start', stelt Sandy Lek. Maar minstens zo belangrijk zijn de afspraken die je met klanten maakt. 'En dat kan niet zonder goede algemene voorwaarden.' Toch is dat een onderdeel van de bedrijfsvoering dat veel ondernemers onderschatten volgens Wendy van Gils, senior jurist contractuele zaken bij DAS. 'Het is verstandig om goede afspraken te maken en de algemene voorwaarden zijn dé plek om dat te doen.' Maar wat moet er eigenlijk in staan? Van Gils: 'Voor het debiteurentraject is het in elk geval belangrijk om op te nemen binnen hoeveel dagen een klant moet betalen, wat de ondernemer doet bij wanbetaling en welke kosten daaraan verbonden zijn.'

Verschil tussen B2C en B2B

Voor bedrijven die aan consumenten leveren (B2C) gelden strenge regels. Hierdoor staat een aantal afspraken die terugkomen in de algemene voorwaarden al vast. 'Dat geldt bijvoorbeeld voor het herroepingsrecht van veertien dagen en de kosten die ondernemers mogen rekenen voor aanmaningen', licht Van Gils toe. Business-to-Business (B2B) bestaat er meer vrijheid. Ik raad daarvoor bijvoorbeeld altijd aan een opschortings- of verrekeningsclausule op te nemen, zodat een klant altijd verplicht is om te betalen. Ook is het goed om in de voorwaarden aan te geven dat bij aanmaningstraject altijd de daadwerkelijke kosten in rekening mogen worden gebracht. Zonder die voorwaarde valt een B2B-ondernemer namelijk terug op de regeling voor consumenten en doet hij zichzelf te kort.'

Algemene voorwaarden delen

Waterdichte algemene voorwaarden zijn een belangrijke basis voor het debiteurentraject. Je kunt ze natuurlijk zelf maken, bijvoorbeeld met een gratis sjabloon van De Kamer van Koophandel, maar voor echt doortimmerde voorwaarden kunt u beter een jurist inschakelen. Voorwaarden compleet? Dan is het belangrijk om ze te delen met klanten. Van Gils: 'De klant moet de voorwaarden gezien en geaccepteerd hebben, anders gelden ze niet. De handigste manier is om ze mee te sturen met de offerte en de offerte te laten tekenen voor de opdracht én bijbehorende voorwaarden. Bij digitale verspreiding is het belangrijk dat de voorwaarden makkelijk vindbaar zijn en een klant ze met maximaal twee muisklikken kan opslaan. Digitaal delen kan bijvoorbeeld in de winkelwagen van de webshop, onderaan elke pagina of bij het aanmaken van een account.'

Je debiteurentraject (her)inrichten

En dan natuurlijk het debiteurentraject zelf. Als ondernemer kun je wel kredietwaardige klanten hebben en goede afspraken, maar als je vervolgens facturen te laat verstuurt of klanten te veel tijd geeft om ze te betalen is alle voorwerk zinloos. Maar hoe zorg je er nu voor dat geld vlug op je bankrekening staat? Volgens Sandy Lek is het in feite simpel: 'Factureer snel en zorg voor een vlotte opvolging als klanten niet op tijd betalen. Het ideale debiteurentraject telt zes stappen van facturatie tot herinnering, aanmaning en uiteindelijk incasso. Als het goed is, doorloopt een ondernemer al die stappen binnen 35 dagen.' In het kader hiernaast een overzicht van alle stappen met de belangrijkste aandachtspunten.

Zelf doen of uitbesteden

Het is belangrijk om de 6 stappen ook zo vast te leggen in de algemene voorwaarden en ze strikt op te volgen. Een (boekhoud)programma kan hierbij eventueel goede ondersteuning bieden. 'Een ondernemer die dat niet zelf kan of wil doen, moet er iemand voor aannemen of het debiteurentraject uitbesteden', licht Lek toe. 'Dat kan in allerlei vormen. Zo kan hij alle stappen uit handen geven of alleen de opvolging van een factuur of incasso. Eventueel kan een ondernemer er zelfs voor kiezen om voor maar een deel van zijn klantenbestand de facturen en opvolging extern neer te leggen.'

Ondernemers die eerst zelf willen proberen hun debiteurentraject anders in te richten, moeten volgens Sandy Lek rekeninghouden met een gewenningsperiode. 'Het is niet realistisch om van alle klanten te verwachten dat ze in één keer meegaan van ruime naar een stikte betaaltermijn. Dat kost even tijd. Maar elke dag dat een factuur al minder lang openstaat is pure winst voor de onderneming.'