Het tijdperk van de hybride werkcultuur

Door: Josu Devasia, Country Head van TCS Nederland

Tata Consultancy Services (TCS), een IT-gigant die organisaties in Nederland inmiddels al 30 jaar helpt bij complete (digitale) bedrijfstransformaties om hen ‘digital first’ te maken, verdiept zich sinds de pandemie – net als veel andere organisaties – in nieuwe manieren van werken. Volgens Josu Devasia, Country Head van TCS Nederland, zal de toekomstige shift bestaan uit een hybride model met flexibiliteit om overal te kunnen werken. Hij legt uit hoe TCS door middel van een nieuw werkbeleid dit nieuwe tijdperk van de hybride werkcultuur omarmt en zo andere organisaties hoopt te inspireren.

Voor veel organisaties en werknemers is een hybride werkvorm de norm geworden. Maar ook de hybride manier van werken, kan zich vormen op diverse manieren. Als het aan Tata Consultancy Services ligt, staat de hybride werkvorm gelijk aan ‘een toekomst waarin men werkt van waar dan ook’. Zelf heeft de organisatie hiervoor een hybride werkmodel ontworpen, het zogenaamde 3E-model dat staat voor Embrace (omarmen), Enable (mogelijk maken) en Empower (machtigen).

De evolutie van de hybride werkplek

Maar hoe ziet die shift naar hybride werkplek en werkstijl er dan uit? En zijn organisaties en de massale bevolking die bestaan uit meerdere generaties ook klaar voor deze paradigmaverschuiving? Allereerst vraagt deze verschuiving om een hybride model met de flexibiliteit om overal te kunnen werken. Maar belangrijker nog, deze evolutie van de werkplek en werkstijl is niet alleen een verandering op korte termijn, maar een revolutie naar de nieuwe wereld. Het 3E-model van Embrace-Enable-Empower biedt een algemene benadering om een stap vooruit te zetten naar de nieuwe paradigmaverschuiving. De new-age beroepsbevolking heeft de macht en deze groep heeft een gezonde omgeving nodig om in te gedijen en te slagen, dat mag door organisaties niet vergeten worden.

Remote work is het nieuwe normaal

Werken op afstand vereist een ander denkproces en andere manier van werken. Het implementeren van zo’n nieuwe manier van werken is veel breder en gaat veel dieper dan de meeste organisaties zich realiseren. Zo’n significante verschuiving in de bedrijfscultuur vraagt om een goed doordacht en gestructureerd mechanisme met een sterke leiderschapsondersteuning.

Terwijl werknemers werken op afstand moeten omarmen, moeten organisaties toegewijd zijn om de richtlijnen, het proces en de normen hiervoor mogelijk te maken. Tools, technologie en infrastructuur zijn investeringen en manieren om individuen meer handvaten te bieden en organisaties in staat te stellen om op hun beurt de vruchten te plukken van werken op afstand. Vanuit die gedachte is het 3E-model ontstaan om zowel organisaties als individuen te helpen naadloos de kunst van het ‘waar en wanneer dan ook’-werken onder de knie te krijgen.

De eerste stap om het met een nieuw perspectief te omarmen

Elke verandering is een nieuw begin. Daarom is de eerste stap om de verandering te omarmen (Embrace) met een nieuw perspectief. Als individu is ons vermogen om de hersenen opnieuw te kunnen programmeren belangrijk. Weerstand en frustratie werken contraproductief en verlagen het energieniveau. Hierbij zijn drie zaken heel belangrijk om op bewust en onbewust niveau op te focussen: welzijn, doel en harmonie tussen werk en privé.

Een van de meest voorkomende uitdagingen waar mensen en organisaties mee worstelen bij het werken op afstand of vanuit huis is afleiding vanuit de omgeving. Denk hierbij aan afleiding in de vorm van belangrijke verantwoordelijkheden, zoals huishoudelijke taken, scholing van kinderen of de zorg voor huisdieren. Daarnaast is het door de steeds verder vervagende grens tussen werk en privé heel gemakkelijk om in de ‘altijd online’-modus te komen. Deze nieuwe uitdagingen vragen om constructief denken en prioriteit geven aan ‘holistisch leven’ in plaats van aan enkel ‘eten, werken en slapen’.

Bij TCS zorgen we ervoor dat er een goede balans blijft bestaan tussen werk en privé. Daarom proberen we onze medewerkers zoveel mogelijk aan te moedigen om na vijf uur ’s middags collega’s niet meer te mailen en in plaats daarvan te focussen op niet-werkgerelateerde zaken. Om goed te kunnen werken en onze teams optimaal te kunnen laten presteren is een gezonde balans en voldoende tijd met familie, om te sporten of voor ontspanning enorm belangrijk. Daarnaast bieden we de tools om onze teams hybride te laten functioneren, zodat iedereen de mogelijkheid en vrijheid heeft om te beslissen waar ze werken én of, en hoe vaak ze naar kantoor toe komen.

Is de organisatie ook klaar om een ecosysteem te creëren waarin het mogelijk is om overal te werken?

Als werknemers er klaar voor zijn om de nieuwe situatie te omarmen is het vervolgens zaak om er zeker van te zijn dat de organisatie ook klaar is voor het creëren van een omgeving die het mogelijk maakt om overal te werken (Enable). Dat vraagt meer van organisaties dan alleen een mooi praatje, marketing gesprekken en persberichten, de organisatie moet zich focussen op het op de juiste manier mogelijk maken en vergemakkelijken van werken op afstand. Helaas fungeren op dat vlak tegenwoordig externe factoren die nog niet zijn geëvolueerd naar het ‘nieuwe normaal’ als belemmering in plaats van een aanjager om overal te werken, zoals regelgeving, wetten en richtlijnen. De drie belangrijkste elementen om organisaties te helpen om de Enable-stap toe te passen zijn: mensen, processen en beleid.

In het nieuwe normaal is het belangrijk dat de groei van talent en het opbouwen van competenties niet in het gedrang komen of verwaarloosd worden. Een groot aantal alternatieve opties gerelateerd aan talentmanagement, zijn de afgelopen tijd geëvolueerd, dit varieert van virtuele trainingen en leeroplossingen tot aan coaching op afstand. Organisaties moeten ervoor zorgen dat er voldoende mogelijkheden zijn voor medewerkers om hun continue werkomgeving nieuw leven in te blazen en burn-outs te voorkomen. Hierbij zijn initiatieven in de vorm van activiteiten die stress verminderen en plezier op het werk vergroten onmisbaar. Denk bijvoorbeeld aan een #NomeetingDay of Flex Shifts om meer tijd door te kunnen brengen thuis met familie. Zulke initiatieven helpen bedrijven bij het creëren van de juiste structuur en het waarborgen van werkvreugde.

Jezelf beschermen tegen cyberrisico’s in een hybride werkomgeving

Maar hoe kunnen bedrijven zichzelf zo goed mogelijk blijven beschermen tegen cyberrisico’s in een wereld die meer en meer remote wordt? De recente versnelling van initiatieven op het gebied van digitale transformatie, zoals de massale adoptie van de cloud en werken op afstand, hebben cybersecurity belangrijker gemaakt dan ooit. Deze ontwikkelingen hebben, zeker sinds de pandemie, de kans op aanvallen en dreigingen van cybercriminelen richting organisaties vergroot. Het is daarom van belang dat organisaties beter zicht krijgen op hoe hun technologie-ecosysteem eruitziet en werkt om te zorgen dat ze potentiële bedreigingen snel kunnen identificeren en neutraliseren met een effectieve en realtime reactie.

Het lokaliseren van een potentiële cyberdreiging is veel makkelijker dan het probleem oplossen wanneer er al een cyberaanval heeft plaatsgevonden. De snelheid waarmee hackers in een systeem infiltreren zorgt ervoor dat bedrijven nu nóg pro-actiever en vasthoudender moeten zijn in hun inspanningen om risico’s te beperken. Een van de manieren om de kans op een cyberaanval zoveel mogelijk te verkleinen, is door het implementeren van een ‘Zero Trust’-beleid. Dit beleid is gebaseerd op het principe ‘nooit zomaar vertrouwen, altijd verifiëren’ en wordt niet alleen toegepast op mensen, maar ook op machines. Hierbij kun je denken aan geavanceerde oplossingen op het gebied van identiteits- en toegangsbeheer die je steeds vaker voorbij ziet komen om de beveiliging van bedrijven te optimaliseren.

De derde ‘E’ is die van empowerment van werknemers

Terwijl persoonlijke en professionele levens samenvloeien in de ruimte van onze huizen, moeten zowel organisaties als werknemers nieuwe manieren krijgen om overal te kunnen werken. Hier zijn sociaal-technische oplossingen voor nodig die aan de behoeften van individuen, teams en management kunnen voldoen. Daarmee komen we bij de derde ‘E’: het machtigen van organisaties en werknemers om overal te kunnen werken (Empowerment).

Het werken vanuit huis is namelijk niet altijd passend voor iedereen. Flexibiliteit en vrijheid om te kiezen om vanuit thuis, kantoor of gedeelde ruimtes te kunnen werken is belangrijk om de stress van werknemers zoveel mogelijk te verminderen bij het normaliseren van werken op afstand. Dit is nu belangrijker dan ooit om productief en gefocust te blijven in een thuisomgeving die veel aandacht vraagt. Zelfdiscipline, zowel om productief te zijn als om welzijn te behouden, wordt hierin ontzettend belangrijk. Het creëren van een gevoel van verbondenheid (greater sense of belonging) door toegang tot communicatiehulpmiddelen en het vergroten van transparantie staat hierin centraal. Denk hierbij aan chat-systemen, videoconferenties, VPN, maar ook werken in de cloud. Een groter gevoel van verbondenheid kan de werkervaring op afstand namelijk verbeteren en isolatie verminderen.

En ook binnen onze nieuwe manier van werken mag duurzaamheid niet ontbreken

De pandemie heeft ons op drastische schaal doen overschakelen naar een nieuwe manier van werken en leven. Voor werknemers is het daarom belangrijk om zichzelf continu de vraag te blijven stellen: is dit duurzaam voor mezelf? Het kan nuttig zijn om voortdurend na te denken over hoe we ons aanpassen aan het nieuwe normaal. Helpt het me om mij betrokken en verbonden te blijven voelen? Krijg ik voldoende communicatie vanuit de organisatie en creëert deze nieuwe manier van werken en leven voor mij een gevoel van balans en groei? Tegelijkertijd moeten organisaties zichzelf de vraag stellen of het duurzaam is voor de organisatie. Blijft de organisatie nog steeds innoveren en waarde genereren? Beschikken we over de juiste systemen om feedback van werknemers vast te leggen, hiervan te leren en hier snel op te anticiperen?

Gezien de hoeveelheid flexibiliteit en autonomie in het nieuwe normaal gaan we zeker niet terug in de tijd. Werken waar je maar wilt en wanneer je maar wilt, hybride teams en een asynchrone manier van samenwerken zullen een aantal belangrijke kenmerken van digitale organisaties worden.

Zo kondigde TCS onder andere haar visie aan op het gebied van ‘secure borderless workspaces’: tegen 2025 zal slechts 25 procent van het personeelsbestand op enig moment vanuit TCS-faciliteiten werken. Deze behoefte aan hybride modellen en werken op afstand is ook door veel andere wereldleiders aangehaald. Iets wat logisch is met de millennial- en Gen Z-werkende bevolking die altijd al digital native is geweest.

Alleen organisaties die deze verschuiving op een doordachte en gestructureerde manier omarmen, zullen deze nieuwe manier ook echt duurzaam vinden op de lange termijn. Het personeelsbestand is ontzettend krachtig in deze digitale wereld en het is daarom noodzakelijk voor organisaties om naar hun personeel te luisteren en te leren van feedback om zo verbeteringen binnen deze nieuwe werkcultuur zo goed mogelijk door te voeren.

Josu Devasia, Country Head van TCS Nederland