Het voorspelbaar maken van de organisatieproductiviteit? Zo doe je dat

Door: Robin Wijnen, sales consultant IT adoptie & productiviteit bij Ictivity

Vier op de tien medewerkers beschikken over tools en applicaties in de organisatie om in theorie productief te kunnen werken, maar ervaren de adoptie ervan als bottleneck. Applicaties zijn onmisbaar geworden om effectief met elkaar te communiceren, gemakkelijk online samen te werken en bestanden te delen. Kortom, om productief te werken. Als applicaties echter niet gebruikt worden zoals bedoeld, bijvoorbeeld omdat het (te) veel moeite kost om er informatie uit te onttrekken, gaat dit juist ten koste van de productiviteit van medewerkers. Inzicht in hoe medewerkers omgaan met informatie en de IT werkplek, is cruciaal om de productiviteit te verhogen. Maar wat als je de productiviteit niet alleen kunt verbeteren, maar ook kunt voorspellen? In deze blog licht ik toe hoe je met inzicht stappen zet naar meer voorspelbaarheid.

Iedereen volgt de spelregels

Iedere organisatie streeft ernaar om zo efficiënt mogelijk te werken. Daarom zijn er meestal bepaalde ‘spelregels’ omtrent het digitaal werken en het delen van informatie. Bijvoorbeeld om Yammer of Slack te gebruiken voor interne communicatie, de chatfunctie van Microsoft Teams in plaats van e-mail en om OneDrive te gebruiken voor het delen van bestanden in plaats van bijlages te mailen. Wel zo efficiënt voor een goede samenwerking, is dan de gedachtegang. Maar gebruiken en omarmen afdelingen en medewerkers de digitale middelen? Vaak is hier weinig inzicht in. Denk aan een zorginstelling met twintig locaties of een organisatie met veel afdelingen. Hoe weet je of de afgesproken regels (in dezelfde mate) gehanteerd worden op locatie of afdeling X in vergelijking met locatie of afdeling Y? Dit is dikwijls gebaseerd op een gevoel: mensen werken samen op manier A. Maar de vraag is of dat daadwerkelijk in de organisatie op die manier gebeurt.

Of toch niet?

Sturen op meer productiviteit wordt vaak bemoeilijkt door een gebrek aan inzicht in hoe er gewerkt wordt. Hierdoor weet je niet precies wat nodig is om de samenwerking en organisatieproductiviteit verder aan te jagen. Moet je bijvoorbeeld inzetten op meer training, omdat Yammer nauwelijks wordt gebruikt voor interne communicatie of omdat factuurinformatie onjuist wordt opgeslagen? Of is een informatiecampagne nodig over de voordelen van OneDrive, omdat bestanden toch via e-mail verstuurd worden en er daarmee onoverzichtelijke situaties ontstaan? Inzicht in hoe medewerkers daadwerkelijk omgaan met IT middelen en informatie, is cruciaal om de vinger op de zere plek te leggen en concreet actie te ondernemen. Alleen zo stuur je op optimale communicatie en samenwerking en daarmee op meer efficiëntie. Want wat je immers wilt voorkomen is dat mensen gefrustreerd op hun (digitale) werkplek zitten, omdat informatie niet te vinden is of verspreidt staat over verschillende bronnen.

Naar voorspelbare informatie

Maar hoe zet je met inzicht in het gebruik van IT middelen de stap naar het voorspellen van productiviteit? Het begint met voorspelbare informatie. Om hun werk te doen, moeten medewerkers op zoek naar informatie in verschillende bronnen. Neem bijvoorbeeld factuurinformatie: waarschijnlijk moeten ze daarvoor de CRM-applicatie openen, de klant opzoeken, de specifieke factuur vinden en het bedrag inzien. Kortom, ze banen zich een weg door allerlei – voor hen irrelevante – informatie. Dat kost tijd die ze niet aan kerntaken kunnen besteden. Wanneer je als organisatie inzicht hebt in welke informatie uit een applicatie relevant is voor de financiële afdeling, kun je die informatie automatisch naar de afdeling laten versturen. Bijvoorbeeld via een pop-up met de factuurstatus of via een overzichtelijk dashboard. Als medewerkers alleen de informatie krijgen die ze nodig hebben, neemt hun productiviteit én werkgeluk toe. Met inzicht in het gebruik van IT-middelen en de informatie die medewerkers eraan ontlenen, wordt werkinformatie en de bijbehorende productiviteit van medewerkers voorspelbaar.

Inzicht is key

De meeste organisaties werken tegenwoordig in talloze applicaties om te communiceren, samen te werken of te vergaderen. Om hier efficiënt en productief gebruik van te maken, zijn goede regels of beleid belangrijk. Maar de praktijk leert dat je er met beleid alleen nog niet bent. Het daadwerkelijke applicatiegebruik spreekt boekdelen. Op basis hiervan kun je het applicatiebeleid aanscherpen en informatie die afdelingen gebruiken naar ze toe te brengen. Daarmee stuúr je niet alleen op goede samenwerking, communicatie en hoge productiviteit, maar voorspél je het ook.