Hoe Ryan Malone en zijn 81 medewerkers al jarenlang succesvol vanuit huis werken

Logischerwijs is Malone’s aanpak vandaag de dag bijzonder interessant. Boots je de manier na waarop hij al jarenlang een coronawerkwijze laat slagen, dan kom je de resterende maanden succesvoller door, en ben je voorbereid op het soort calamiteit dat drie maanden terug onvoorstelbaar leek. Dus deelt Malone zes gouden tips voor thuiswerkende bedrijfsleiders en managers.

1. Laat de controle niet zomaar los. Richt processen hierop in.

Smartbug Media voorziet in marketingcampagnes voor de gezondheidszorg, productiesector en technologiebranche. ‘Sinds het begin’, vertelt Malone, ‘ben ik geobsedeerd met het in kaart brengen van de processen die tot een geslaagd project leiden. Met name de momenten waarop de verantwoordelijkheid tussen teams verandert zijn cruciaal. Dus brengen we dat doorlopend in kaart.’ Elke uitvoerende taak gaat met gedetailleerde richtlijnen en checklists gepaard. Bij het aanleveren van werk sturen werknemers video’s mee. Daarin leggen ze mondeling uit waarom ze bepaalde keuzes maakten en welke verbeterpunten openstaan.

‘Het systeem incasseert de mogelijkheid dat iemand onbereikbaar is. Wil je een estafettewedstrijd winnen, dan staat de overdracht centraal. Met snelheid alleen win je niet.’ 2. Bemoei je niet met agenda’s, maar creativiteit. De mogelijkheid om de werkdag op tijden naar wens te starten en te stoppen beschouwt Malone als grootste voordeel van thuiswerk. De meest productieve dagdelen verschillen per mens. Ook zijn Malone’s medewerkers niets aan reiskosten kwijt. Malone betaalt geen daadwerkelijke vergoeding, en compenseert hiervoor met een soortgelijk bedrag. Medewerkers worden verzocht om de vrijgekomen, betaalde tijd in persoonlijke ontwikkeling te steken. ‘Nemen we iemand in dienst, dan vraag ik diegene naar twee of drie dromen die ze altijd al hebben willen aanjagen. Voor sommigen is dat het lopen van een marathon. Anderen willen al jarenlang meehelpen bij een verzorgingstehuis of voedselbank. In plaats van filerijden of treinreizen, doen ze dát.’ Zo verhoogt Malone de betrokkenheid en waardering van zijn personeel. Dit maakt het mogelijk om ambitieuze deadlines te blijven stellen en het meeste uit hun capaciteiten te halen.

2. Bemoei je niet met agenda’s. Bemoei je met creativiteit.

De mogelijkheid om de werkdag op tijden naar wens te starten en te stoppen beschouwt Malone als grootste voordeel van thuiswerk. De meest productieve dagdelen verschillen per mens. Ook zijn Malone’s medewerkers niets aan reiskosten kwijt. Malone betaalt geen daadwerkelijke vergoeding, en compenseert hiervoor met een soortgelijk bedrag. Medewerkers worden verzocht om de vrijgekomen, betaalde tijd in persoonlijke ontwikkeling te steken.

‘Nemen we iemand in dienst, dan vraag ik diegene naar twee of drie dromen die ze altijd al hebben willen aanjagen. Voor sommigen is dat het lopen van een marathon. Anderen willen al jarenlang meehelpen bij een verzorgingstehuis of voedselbank. In plaats van filerijden of treinreizen, doen ze dát.’ Zo verhoogt Malone de betrokkenheid en waardering van zijn personeel. Dit maakt het mogelijk om ambitieuze deadlines te blijven stellen en het meeste uit hun capaciteiten te halen.

3. Kap met meetings.

In plaats van bedrijfsbrede mails en meetings, neemt Malone videoaankondigingen op. Personeel bepaalt zelf wanneer zij de aankondiging terugluisteren of -kijken. Zo krijgt hij de mogelijkheid om gezichtsuitdrukkingen en tone of voice te verwerken, zonder daarvoor een hap uit iedereens agenda te hoeven nemen. ‘In een optimale wereld zou mijn intonatie bijdragen. Jammer genoeg spreek ik nogal monotone’, grapt Malone, al toevoegend dat de boodschap ook als opname helder aankomt.

4. Laat die puinhoop zien.

Toen de V.S. rond maart op slot ging, nam Malone de tijd om medewerkers, partners en klanten te informeren dat het geen probleem was om in een onprofessionele omgeving te videobellen. ‘Niemands woning is perfect. Horen we je kibbelen met een thuisstuderende zoon of dochter, dan schept dat alleen maar een band.

5. Vetrouw op elkaar.

Het is altijd verleidelijk om te bedenken waar je personeel of collega’s precies mee bezig zijn. Kap ermee. Mensen gaan hiermee aan de haal. Creëer je een cultuur waarin medewerkers jou constant gerust moeten stellen, dan besteden ze meer tijd aan jouw onzekerheden dan hun bedrijfsverantwoordelijkheid.

Thuiswerk komt pas tot zijn recht wanneer managers hetzelfde vertrouwen als op de fysieke werkvloer tonen. ‘Je hebt jarenlang geïnvesteerd in het stimuleren van een productieve collega. Waarom zou je nu laten blijken dat je plots onzeker bent over je eigen resultaat?’

6. Stimuleer onderling contact.

Wanneer werkgerelateerde communicatie uitsluitend via professionele tools als Slack en mail plaatsvindt, is het zeldzaam dat collega’s buiten werk om communiceren. Neemt Malone een nieuw personeelslid aan, dan verzoekt hij diegene om elke andere werknemer op te bellen voor een één-op-één-gesprek.

‘Op werk na mag elk onderwerp besproken worden’, voegt hij toe. ‘Begin je net bij een nieuw bedrijf, dan voel je je als een brugklasser. Je wilt weten bij welke clique je hoort. Dus bieden we daar, digitaal of niet, ruimte voor.’