‘Ik wist niet goed uit welke hoek de winst kwam’

Handelsbedrijven hebben het niet gemakkelijk in de huidige economie. De concurrentie is moordend en de verwachtingen van klanten zijn daardoor hoger dan ooit. Des te belangrijker is het om je administratie goed op orde te hebben, zodat je je kunt richten op wat echt belangrijk is: je bedrijf verder laten groeien. Ruud Metten en Ate Gerritsen begonnen BsaB (spreek uit: Bie-sah-bie) als hobby op een zolderkamertje, maar zagen door de onstuimige groei al snel de noodzaak in van goed voorraadbeheer en administratie. ‘Ik kan nu precies zien waar geld wordt verdiend en waar we nog werk in moeten steken.’

BsaB verkoopt handgemaakte, volledig organische geurkaarsen en geurverspreiders. Het duurzame bedrijf begon in 2006 met een fabriek in Thailand en Ate Gerritsen haalde de producten in 2012 naar ons land. ‘Alle geurkaarsen op de markt zijn gebaseerd op paraffine, wat een natuurlijk olieproduct is. Al onze producten zijn gemaakt van planten, bloemen en kruiden, waardoor we als enige een echt natuurlijk product kunnen bieden’, vertelt hij enthousiast. Wat startte als zolderkamerbedrijfje groeide al snel uit tot een groothandel met twee winkelfilialen in Utrecht en Amsterdam.

Inzicht

‘In de eerste winkel gebruikten we een simpel boekhoudsysteem met kassa, maar voor de groothandel kwamen we al snel bij Exact terecht om beter inzicht in onze voorraden te krijgen. Dit werd aangeraden door onze accountant Wouter Alings, vooral omdat hij hun oplossing al gebruikt. Het is voor onze accountant erg gemakkelijk, hij kan er ook zijn loonadministratie meteen inschieten, iets wat eerder niet mogelijk was. Het heeft de samenwerking een stuk gemakkelijker gemaakt.’ Zelf merkte Ruud al snel dat hij met Exact Online Handel beter inzicht in zijn bedrijf kreeg. ‘Je rapportages zijn beter, je kunt precies per kostenplaats kijken welke winstgevend is en waar geld bij moet. Vroeger was het één bedrijf en één rekening en wist ik niet precies uit welke hoek de winst kwam.’

Van de twee winkels bleek die in Amsterdam duurder te zijn qua overhead, maar ook meer omzet te genereren. ‘Als je dit afzette tegenover de winkel in Utrecht, zag je precies wat het verschil is. De groothandel liep goed, maar de opzet van de winkels moest slimmer worden ingericht’, merkte Ruud. Doordat Exact Online Handel het voorraadbeheer, orderbeheer, relatiebeheer en de boekhouding integreert, heeft hij op één plek het overzicht van zijn hele onderneming. Voor een bedrijf dat snel wil groeien is dit inzicht van levensbelang. ‘Eind dit jaar willen we van twee naar tien winkels, we willen echt knallen. Elke maand moet er een nieuwe winkel worden geopend.’

Groei

Stilstand is achteruitgang voor ondernemers, dus is het zaak dat BsaB het momentum vasthoudt. ‘De markt voor natuurlijke en biologische producten is hip, dus moeten we oppassen dat er niet iemand ons idee overneemt en zelf een fabriek in Thailand opent’, weet Ruud. ‘Als we het doen, moeten we het ineens goed doen. Dat iedereen ons merk kent, niet alleen in Utrecht en Amsterdam.’

Vooral de groothandel groeit nog altijd snel: ‘We bedienen inmiddels bedrijven in heel Europa, dus naast de groei in het aantal eigen winkels, groeien we van één naar dertig landen. Ook de mobiele app is erg handig, hoewel ik nog altijd heel veel orders moet verwerken. Maar dat is natuurlijk een luxeprobleem’, lacht Ruud. Met de snelle groei van zijn bedrijf merkt hij dat inzicht in de voorraad en financiën belangrijker is dan ooit tevoren. ‘Exact helpt ons daarbij, hoewel er volgens mij nog heel veel is dat ik niet weet. Onze accountant komt constant met nieuwe trucjes aanzetten om het werk nog gemakkelijker te maken. Ook als we vragen hebben en ik bel Exact, heb ik binnen een paar seconden iemand aan de lijn die me meteen kan helpen. De kennis die ze in huis hebben is echt enorm, iedereen die je aan de lijn krijgt, heeft meteen een antwoord voor je.’

Facturen in elke taal

De internationale expansie brengt weer heel andere uitdagingen met zich mee, regelgeving is overal anders en klanten stellen het op prijs om facturen in hun eigen valuta en taal te ontvangen. ‘Dat is gemakkelijk met Exact, we kunnen in verschillende talen factureren en andere belastingregels hanteren.’

Door de internationale opzet van het bedrijf worden er continu facturen, productiematerialen en producten ontvangen en verzonden van en naar leveranciers, partners en klanten, wat het overzicht niet ten goede komt. ‘Exact Online Handel neemt ons daarbij veel werk uit handen. Als een verpakking of een lont uit Duitsland moet komen, kopen wij die in en verkopen we die weer door aan de fabriek in Bangkok. Daar gaan dus veel facturen heen en weer, dat is nu een stuk gemakkelijker en overzichtelijker omdat alles nu vanuit hetzelfde systeem wordt aangestuurd.’ Geurkaarsen en –verspreiders verschijnen in alle soorten, maten en geuren. ‘Dan kom je al snel op duizenden verschillende producten uit, dat moesten we eerst allemaal handmatig bijhouden, nu maak ik een standaard regel aan en zet daar een percentage bij. Dat scheelt enorm veel tijd.’

Duurzaamheid

Ondertussen wordt in Thailand hard gewerkt aan een nieuwe, volledig zelfvoorzienende fabriek. ‘We zijn de eerste fabriek die echt honderd procent zelfvoorzienend is. Er is een groot meer gegraven met vissen die kunnen worden gebruikt voor consumptie. Het water kan worden gedronken en wordt gebruikt als productiewater en in het meer wordt de energie opgewerkt waar de fabriek op draait.’ Als laatste worden naast het meer bananen- en andere fruitbomen geplant. ‘Je kunt als duurzame ondernemer natuurlijk geen vervuilend fabriek hebben’, lacht Ruud. ‘Daarom doen we nooit geheimzinnig over hoe alles tot stand komt. We zetten webcams neer zodat mensen met eigen ogen kunnen zien hoe hun kaarsen worden gemaakt. Die openheid is belangrijk.’ Het zelf bouwen van een volledig nieuwe installatie biedt kansen om het bedrijf op alle fronten te moderniseren: ‘In de nieuwe fabriek gaan we Exact Online Productie inzetten. Vroeger ging daar alles met papiertjes, dus toen we deze stap zetten, hebben we meteen besloten om Exact te gaan gebruiken. Als alle systemen straks zijn gekoppeld kunnen we het hele productieproces gemakkelijk bijhouden, waarmee we veel extra werk, tijd en dus geld besparen.’