Komt er een einde aan ‘de papieren factuur’?

Geloof het of niet, maar jaarlijks worden er wereldwijd zo’n 500 miljard papieren facturen verstuurd. Het aandeel elektronische facturen stijgt weliswaar, maar blijft volgens verschillende marktonderzoeken nog steeds achter bij de papieren factuur. Een teken aan de wand dat er op het gebied van de digitaliserering van het purchase-to-pay-proces (P2P) nog veel te winnen is, aldus e-invoicingspecialist Basware.

Dat een vergaand digitaal factuurproces tal van voordelen heeft, is tijdens de coronacrisis opnieuw duidelijk geworden. Want wie in maart 2020 nog met een grote papieren factuurflow zat, had een groot probleem toen thuiswerken de norm werd. De pandemie heeft veel bedrijven met de neus op de feiten gedrukt. Daardoor is er bij velen het besef ontstaan dat digitalisering meer dan ooit op de agenda moet komen te staan. Een goede ontwikkeling, want de papieren factuur is voor zowel de leverancier als de ontvanger niet alleen een kostbare oplossing, maar ook één die op termijn niet duurzaam is.

Het belang van spend visibility

Waarom zou je je P2P-proces willen digitaliseren? Om te beginnen: het geeft je meer controle over je crediteurenadministratie. Een digitaal proces maakt het mogelijk om echt inzicht te creëren in alle data die je via deze weg verzamelt. Je kunt hierdoor sneller reageren binnen het hele proces van factureren en betalen. Met controle en inzicht komt ook efficiëntie. Je ziet veel sneller en nauwkeuriger wat er uit gaat. Deze spend visibility staat begrijpelijkerwijs bij elke financieel directeur hoog op de agenda. Het zorgt er immers voor dat dat je als bedrijf niet snel voor verrassingen komt te staan.

Rol van leverancier

Het is vandaag de dag nog steeds heel eenvoudig is om een leverancier te bellen en te vragen goederen te leveren, waarna je een factuur krijgt. Maar deze situatie wil je bij voorkeur vermijden in een operationele omgeving. Immers, zonder bestelbon of ander document vind je niks terug in het systeem en is er dus geen controle. Wanneer we dit voorbeeld extrapoleren naar de diverse afdelingen binnen een bedrijf, zijn er potentieel grote gevolgen. Zo kan het voorkomen dat een cruciale leverancier in het systeem niet opvalt, omdat er weinig of geen PO’s vastgelegd zijn. Dat, terwijl deze leverancier cruciaal is door het grote volume en dus goed op het netvlies van de organisatie moet staan. Een ander voorbeeld: je wilt als organisatie vermijden dat je wordt gelinkt aan een leverancier (of een leverancier van een leverancier), die in verband wordt gebracht met kinderarbeid of bekend staat als een grote vervuiler. Dat is alleen te voorkomen met een transparant proces. Een digitaal en geautomatiseerd P2P-proces helpt om onder alle omstandigheden zichtbaarheid te behouden.

Rol van compliance en CSR

Een derde aspect in dit verband is compliance, in samenhang met corporate social responsibility (CSR). Deze thema’s gaan weliswaar verder dan alleen de financiële afdeling, maar vaak verwacht de bedrijfsleiding wel dat deze afdeling bepaalde lijnen uitzet, zeker als het gaat om compliance. Regelgeving op dit gebied is er altijd al geweest en deze is er bepaald niet minder streng op geworden. Het respecteren en volgen van zowel interne als externe regels, policy’s, standaarden en richtlijnen is steeds complexer geworden en vraagt daardoor om een doordachte aanpak. Daarbij kan een efficiënt P2P-proces een driver zijn om alle stappen goed te definiëren binnen alle actuele policy’s.

Consistente communicatie

Als je als bedrijf aan de slag gaat met een digitaal P2P-platform, dan is consistente communicatie één van de kernvereisten. Een platform moet in staat zijn om naadloos en frictieloos te interacteren met je leveranciers. Het ontvangen van facturen moet eigenlijk iets zijn waar je als organisatie niet meer bij stilstaat. Verder moet een platform ervoor zorgen dat de factuur zo gedetailleerd en correct mogelijk is. Dat is belangrijk, omdat slechte data ervoor zorgen dat je bepaalde zaken in het proces niet op het spoor komt om ze te verbeteren. Daarnaast kan slechte data leiden tot noodzakelijke handmatig ingrijpen, wat tijd en geld kost. Een hoge datakwaliteit maakt het mogelijk om ook verder in het proces automatisering en digitalisering te gaan realiseren. Het gaat in eerste instantie om het ontvangen van de factuur, maar goede datakwaliteit kan later ook een rol spelen in andere activiteiten, zoals voorraadbeheer of het bieden van extra bestelinformatie.

Voor het in gebruik nemen van een digitaal P2P-proces is er geen one size fits all-aanpak. Welke activiteiten een bedrijf precies gaat automatiseren, hangt onder meer af van de bestaande situatie en van de volwassenheid van de organisatie wat betreft automatisering. Wie nu nog facturen als pdf ontvangt en deze alle op de afdeling laat overtypen, loopt echt achter. Dat is zonde van de kennis en kunde van medewerkers, die meer value added-taken kunnen uitvoeren dan het overtikken van informatie.

De rol van ‘AI’

Een belangrijk onderdeel van een digitaal P2P-platform is een tool die gegevens uit een factuur kan halen. Het gaat er hier om hoe je data ontsluit. Daarbij gaan we een steeds prominentere rol zien van Artificial Intelligence (AI). Met AI kun je verder gaan dan alleen data uit een document snel en correct vastleggen. Je kunt een systeem ook data laten interpreteren en trainen in bijvoorbeeld het valideren van facturen. Uiteraard heb je hier tal van stappen nodig om goede checks uit te voeren. Het is duidelijk dat die niet mogen afhangen van een bepaald persoon. Maar ook dit kun je verder automatiseren. We zien nu nog dat er te veel handmatig werk gebeurt. Zo gebruiken veel bedrijven nog Excel-bestanden met een lijst van gegevens die met de hand worden bijgehouden omdat het niet anders kan. Dat maakt je als afdeling en bedrijf erg afhankelijk. Immers: een beperkt aantal mensen kent het proces door en door en de organisatie is afhankelijk van handmatige updates. Dat kan lang goed gaan, maar het is natuurlijk veel beter om deze stappen - waar mogelijk - te automatiseren. Hetzelfde geldt voor goedkeuringsprocessen die ondanks hun complexiteit ook met AI goed te ondersteunen zijn.

Digitale workflows bestaan al lange tijd en hebben zich in de loop van de tijd steeds verder ontwikkeld. Waren ze aanvankelijk vooral in gebruik bij de grote ondernemingen, nu zijn er tal van kosteneffectieve oplossingen voor kleine en middelgrote bedrijven. Die profiteren niet alleen van meer inzicht, meer efficiëntie en betere compliance, maar kunnen dankzij een vergaand digitaal proces ook meer doen met minder mensen. En dat laatste mag beslist niet onderschat worden, nu de krapte op de arbeidsmarkt voorlopig niet is opgelost.

Beeld: Shutterstock