Alles over kpi's

Elke organisatie krijgt er vroeg of laat mee te maken. Er moet een reorganisatie plaatsvinden of de markt verandert zodanig dat een bedrijf mee moet veranderen. Dit is nogal wat, want zomaar het roer omgooien kan de doodsteek voor je bedrijf zijn. Daarom moet je goed in kaart brengen wat je bedrijf nodig heeft. Daarbij gaat het er niet alleen om hoe jouw bedrijf presteert en kan verbeteren ten opzichte van de markt waarbinnen het beweegt, maar ook om hoe jouw personeel presteert en mogelijk kan presteren wanneer er veranderingen doorgevoerd worden.

Bepaal waar jouw bedrijf staat

Om überhaupt aan de slag te kunnen gaan met kpi's, deze te meten en de resultaten te vieren (of te betreuren), zal je eerst jouw organisatie in kaart moeten brengen. Vragen als 'hoe verhoudt mijn bedrijf zich tot de directe concurrentie' en 'wat moet verbeteren' moeten beantwoord zijn voordat je aan kpi's gaat denken. Hierna analyseer je de drie belangrijkste redenen om de kpi's op te kanaliseren.

1. Langetermijndoelen

Bij het verkrijgen van een goed beeld over je eigen bedrijf zal je een doel voor de lange termijn moeten bedenken. Wil je bijvoorbeeld groeien of wil je vooral je winst verhogen? Wellicht denk je aan een overname of wil je uitbreiden naar het buitenland.

2. Kortetermijndoelen

Langetermijndoelen zijn helaas niet altijd concreet. Bovendien zijn ze onderhevig aan veranderingen, want wanneer de markt verandert en jouw bedrijf mee moet veranderen, zal je ook jouw langetermijndoelen moeten bijsturen. Uit je langetermijndoelen zal je daarom doelen voor de korte termijn moeten destilleren. Dit zijn doelen die haalbaar zijn binnen een gesteld tijdstraject en waarmee je dus direct uit de voeten kunt. Denk bijvoorbeeld aan een concrete omzetstijging die binnen de komende twaalf maanden gehaald moet worden. In het traject naar het behalen van het doel op de lange termijn kunnen meerdere korte termijndoelen elkaar opvolgen. Sterker nog: dit is meestal het geval, aangezien de kortetermijndoelen logisch volgen uit het doel voor de lange termijn.

3. Stakeholders

De stakeholders zijn in feite alle personen die geraakt gaan worden door de uiteindelijke resultaten waartoe de kpi's moeten leiden. Dat kan de leiding binnen een bedrijf zijn, het personeel, maar ook de klanten. Het ligt er maar net aan wat je doelen zijn.

De kpi's bepalen

Jouw lange- en kortetermijndoelen in combinatie met de stakeholders stellen je in staat kpi's op te stellen. Dit zijn feitelijk meetbare resultaten die leiden tot het eerder opgestelde kortetermijndoel. Een voorbeeld: jouw organisatie, een middelgroot bedrijf gespecialiseerd in printoplossingen voor het bedrijfsleven, wil graag groeien en wil dit gerealiseerd zien voor het einde van het volgende jaar. Je kent de positie van jouw bedrijf in de markt en beseft dat je personeel aan moet nemen en op de juiste plek moet positioneren binnen jouw bedrijf om de groei te kunnen realiseren. Hiervoor heb je doelen opgesteld die er zo uitzien:

• Lange termijn: Groei van de organisatie realiseren
• Korte termijn: Een HR-manager aantrekken; personeel aannemen voor strategische positionering binnen de organisatie
• Kpi: Omzetstijging meten

Uiteraard worden de kortetermijndoelen naast de bedrijfsstrategie gelegd om te kijken of deze haalbaar zijn en bijvoorbeeld niet andere onderdelen van de organisatie lamleggen. Zo kan herpositionering van personeel binnen een organisatie een goed idee lijken, omdat de talenten van een werknemer op een andere plek beter tot hun recht komen. Maar als hierdoor een vacuüm ontstaat op een andere belangrijke positie in de organisatie, schiet je nog niets op. Dit zou je moeten ondervangen door eerder in het proces de stakeholders vast te stellen. In het voorbeeld wil je de kpi's kunnen vaststellen naar gelang de groei steeds meer gerealiseerd wordt. Hierin schuilt het grootste gevaar, want hoewel je met middelen de groei zou kunnen meten (de omzet neemt toe), betekent dit niet per se dat je succesvol aan het groeien bent. Want misschien neemt de hoeveelheid personeel, in essentie activa en geen kostenpost binnen je bedrijf, wel toe en stijgt de omzet. Als de winst hierdoor daalt, gaat er iets verkeerd. Je wilt dit continu kunnen meten met kpi's, bijvoorbeeld door doelen te stellen aan de groei van de omzet, maar als hierbij geen rekening met de winst wordt gehouden, biedt de kpi een foutieve weergave van de realiteit, en dat wil je niet. Zeker niet als dit leidt tot een uiteindelijk faillissement.

Gebruik tools voor de kpi's

Om een foutieve weergave van de realiteit te voorkomen en tegelijkertijd constant je prestaties in de gaten te houden om te zien of je daadwerkelijk dichter bij je doelen komt, is er software verkrijgbaar. Een voorbeeld van een dergelijk softwarepakket is SimpleKPI. Dit pakket is, zoals de naam al impliceert, simpel in gebruik. Binnen de software maak je zogenaamde Dashboards aan, een visualisering van vooraf gedefi nieerde kpi's. Je krijgt in realtime inzicht in de voortgang die je maakt. SimpleKPI is geschikt voor elke organisatie, mede doordat je zelf via widgets kunt kiezen wat je op het Dashboard ziet. De software is hierdoor ook erg geschikt om op een monitor te draaien op afdelingen waar de kpi's van belang zijn. Zo weet iedereen precies waar de organisatie staat met betrekking tot het halen van doelen. KPI Fire is net zo visueel ingesteld als SimpleKPI, maar geeft je meer opties om kpi's in te stellen. Een ander groot voordeel van KPI Fire is de focus op teamwork. Zo biedt de software de mogelijkheid om ook lopende projecten in de gaten te houden door een bepaalde prioriteit aan een project te hangen. Zo weet het hele team steeds waar de focus op moet liggen om succesvol een doel te bereiken. Bovendien geeft het je de optie om kpi's per project in te stellen. Transpara levert met VisualKPI waarschijnlijk het ingewikkeldste pakket, maar geeft je ook totale vrijheid in welke kpi's je wilt instellen en hoe je deze wilt visualiseren. Interessant is de mogelijkheid om kpi-trends weer te geven, waarbij je een grafi ek voorgeschoteld krijgt die de voortgang bijhoudt over een bepaalde periode om je doel te bereiken. Dit is met name handig om doelen bij te sturen waar nodig, door te reageren op trends die zich in het verleden hebben voorgedaan.

Jouw winst ligt in je kpi's

Tot slot is het belangrijk om te vermelden hoe fl exibel inzetbaar kpi's zijn. Ongeacht wat voor organisatie je hebt of hoe groot die is, zorgen kpi's ervoor dat je grip krijgt op de door jouw gestelde doelen en dat ook jouw medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt. Met slim en goed gebruik van kpi's, desnoods met behulp van software, liggen jouw doelen binnen handbereik. Dat is voor elke organisatie winst.