Reclame maken is balanceren tussen creativiteit en zakelijkheid

Creativiteit is het ultieme mensenwerk. En geen bedrijfstak is afhankelijker van creativiteit dan die van reclamebureaus. Maar hoe vind je een evenwicht tussen dat schijnbaar ongrijpbare proces van ideen krijgen, het draaiende houden van een efficint bedrijf en een plezierige werksfeer? Mensen hebben vaak het idee dat bij een reclamebureau alleen mensen zitten die mooie dingen bedenken. Ze vergeten dat ook creativiteit een product is waar je serieus mee om moet gaan. Aan het woord is Lucas Roffel, Financial Controler bij VosLibert Communicatie. Een bedrijf met inmiddels 51 medewerkers dat verschillende grote projecten tegelijkertijd uitvoert, deadlines moet halen en de klant tevreden wil stellen. Geen situatie waarin je maar wat doet.

Groei
Het bedrijf is in de afgelopen zestien jaar flink gegroeid. Het begon met tien mensen die allemaal bij elkaar in de buurt zaten. Dan kun je losjes met elkaar omgaan. Dan volstaat een briefje achterlaten of even snel overleggen. Maar met de groei kwam de noodzaak om dingen te stroomlijnen. Het kantoor heeft intern drie teams: account, studio en creatie. Account onderhoudt de contacten met klanten, overlegt met hen wat ze precies willen en brengt deze boodschap aan de andere teams over. Bij creatie zitten de ideenmakers. De mensen die het gewenste imago, de juiste boodschap of beiden moeten bedenken. Tenslotte is er de studio waar grafisch ontwerpers de ideen in vaste vorm gieten.

Capaciteit
Het belangrijkste is om de teams goed met elkaar te laten communiceren, zegt Roffel. Er moet duidelijkheid zijn over de hoeveelheid tijd die een afdeling denkt nodig te hebben voor zijn deel van het traject. En er moet uiteraard capaciteit zijn om de taken uit te voeren. Daar komt de Traffic Manager om de hoek kijken. Als een ware verkeersleider is het zijn taak om het grote overzicht te bewaren, en om te bepalen wanneer wie wat doet. Dat gaat behoorlijk gestructureerd. Aan het begin van de werkdag krijgen de mensen van de creatie en studio een briefje met daarop wat ze die dag op welke uren doen. Dus bijvoorbeeld dat ze vier uur aan project A werken, twee aan project B, enzovoort. Natuurlijk is de eerste urenbegroting niet altijd correct. Dan is er geen man overboord. Als de teamhoofden dit maar op tijd melden. Soms loop je even op iets stuk. Dan trek je op tijd aan de bel, en dan wordt het gezamenlijk opgelost.