Xerox-technologie verwijdert gevoelige informatie uit digitale documenten

De nieuwe software, met de naam Intelligent Redaction, automatiseert het proces van het verwijderen van vertrouwelijke informatie van ieder document. Zodra de gebruiker heeft aangegeven welke informatie moet worden beschermd, verwijdert de software automatisch alle verwijzingen naar deze informatie in het gehele document. Als de informatie is geclassificeerd, worden diezelfde gegevens automatisch verwijderd als ze in andere documenten voorkomen. Deze intelligentie zorgt voor een consistent beveiligingsniveau, bespaart tijd en verhoogt de nauwkeurigheid van deze bewerkingen, aldus Xerox.

Vandaag de dag worden nagenoeg alle gegevens digitaal opgeslagen, inclusief persoonlijke financile gegevens, klantgegevens, werknemersgegevens en vertrouwelijke bedrijfsgegevens. De nieuwe technologie speelt in op een groeiende vraag: de bescherming van gevoelige gegevens.
De op dit moment beschikbare hulpmiddelen zijn niet in staat voldoende inhoudsanalyse en -beveiliging te bieden, omdat het moeilijk is vast te stellen wat gevoelig is, aldus Jessica Staddon, manager van het beveiligingsonderzoek bij PARC. In een grote organisatie verandert het gevoeligheidsniveau doorlopend, afhankelijk van de persoon die het document opent. Het grote aantal documenten dat moet worden bewaakt en gesorteerd, maakt dit probleem extra complex.

Nu ziet u het. En nu niet meer.
'Redaction' (het verbergen van vertrouwelijke informatie in een tekst) is de mogelijkheid te controleren wat iemand ziet. Traditioneel is dit bijvoorbeeld bij juridische documenten toegepast, om de toegang te beperken tot informatie die werd beschermd door de relatie tussen clint en advocaat. Dit resulteert in een gecensureerd document; bepaalde informatie in het document is geblokkeerd.

Aan deze traditionele vorm van documentbewerking kleven twee grote nadelen. Het identificeren van gedeelten die moeten worden gecensureerd is een arbeidsintensief, handmatig proces, en het beheer van verschillende versies van hetzelfde document is omslachtig en ingewikkeld. De 'intelligent redaction' van PARC moet deze obstakels wegnemen. De gebruikersinterface maakt het gemakkelijk voor de eigenaar of auteur van het document om de gevoelige gegevens te identificeren. De beveiligingshulpmiddelen beschermen vervolgens de gevoelige informatie, door het document zelf in staat te stellen bepaalde gegevens te tonen of te verbergen, afhankelijk van wie toegang heeft gekregen tot die gegevens.

Hoe het werkt
De huidige software codeert hele documenten. 'Intelligent redaction' begrijpt de context van het document, en kan daardoor gedeeltelijke codering uitvoeren. Alleen gevoelige gedeelten of paragrafen worden gecodeerd, de rest van het document niet. De intelligente software toont of verbergt tevens vertrouwelijke gedeelten van het document. Nu ziet het document er voor verschillende personen anders uit.

De nieuwe software automatiseert het proces van het verwijderen van vertrouwelijke informatie in drie stappen. De software voert eerst een automatische analyse uit van de inhoud van het document en identificeert interessante gedeelten, zoals namen van personen of bedrijven, onderwerpen, adressen en identificatienummers en de relaties tussen deze gegevens, zoals twee personen die hetzelfde adres hebben.

In de volgende stap controleert de auteur het document, markeert relevante gedeelten en traceert de relaties tussen eenheden. Dit vereenvoudigt het vinden van alle gevoelige informatie in een document en vermindert het risico van het over het hoofd zien van gevoelige aspecten. Tot slot staat de software selectieve codering of verwijdering toe van gevoelige gedeelten van het document.