Gastexpert: Leidraad voor de aanschaf van een geschikte printer voor kleine bedrijven of thuiskantoren

Volgens recent onderzoek wil bijna de helft van alle kantoorwerkers thuis kunnen werken. Voor kleine bedrijven met beperkte kantoorruimte is het uiteraard een goed idee, maar ook voor startende ondernemers die de kosten willen drukken. Daarnaast biedt het mensen, ouders in het bijzonder, de persoonlijke flexibiliteit die gewenst is om werk en gezin fatsoenlijk te combineren.

Maar hoe goed zijn mensen en kleine bedrijven er eigenlijk op voorbereid om de trend voor thuiswerken op te pakken? Een van de belangrijkste vereisten is dat de juiste technologie beschikbaar is, zodat het thuiskantoor voldoende is uitgerust om er effectief te kunnen werken.

Omdat er zoveel is waarmee men rekening moet houden, zoals opslag, draadloze technologie, netwerken en meer, worden de standaard componenten van de thuiskantoorapparatuur nogal eens over het hoofd gezien. Hierbij doel ik op bijvoorbeeld de printer voor het kleine bedrijf of thuiskantoor.

Hoewel de wereld om ons heen ontegenzeggelijk steeds digitaler wordt, blijven kleine bedrijven nog steeds afdrukbehoeften hebben – voor de productie van flyers en nieuwsbrieven, promotiemateriaal bij verkooppunten en zakelijke contracten. Professionele, aantrekkelijke documenten zijn nog steeds een machtig wapen in de strijd om concurrentievoordeel en differentiatie in een concurrerende zakenwereld.

Over het algemeen is het uitbesteden van drukwerk niet de beste optie voor kleine bedrijven. Normaal gesproken is het goedkoper en handiger om naar behoefte af te drukken vanuit de SoHo-omgeving (small office / home office). Voor kleine bedrijven of thuiskantoren zijn de afdrukbehoeften uiteraard heel anders in vergelijking tot die van grotere ondernemingen. Daarom is het belangrijk om de juiste printer te kiezen die voldoet aan de SoHo-behoeften.

Er zijn feitelijk drie belangrijke factoren om rekening mee te houden bij de aanschaf van een printer.

De eerste is prijs. Dit is de belangrijkste factor voor de meeste kleine ondernemers. Het kan verleidelijk zijn om een goedkoop model aan te schaffen om de startkosten laag te houden, maar als de lopende bedrijfskosten, waaronder de aanschaf van verbruiksmaterialen, hoog blijken te zijn, dan wordt die printer al spoedig een kostbaar apparaat. SoHo-ondernemers moeten rekening houden met de kosten van een printer over zijn volledige levensduur.

De voornaamste kosten hier betreffen de kosten per pagina (CPP) en de totale eigendomskosten (TCO). De kosten per pagina kunnen worden berekend door de totale kosten van een inktpatroon of tonercartridge te delen door het paginarendement. Voor een schatting van de bedrijfskosten van een printer neem je de kosten per pagina voor afdrukken in zwart-wit en kleur, en vermenigvuldig je dat getal met het gemiddelde aantal afgedrukte pagina´s per maand. Hierdoor krijg je een duidelijker beeld van de eigenlijke totale prijs van een printer. Daarnaast kan de keuze voor dubbelzijdig afdrukken het papierverbruik en -kosten verminderen.

De tweede belangrijke factor is dat SoHo-kopers moeten zorgen dat ze een printer aanschaffen die gebruiksvriendelijk en betrouwbaar is. Het is voor niemand een prettig idee om er op weg naar een belangrijke vergadering achter te komen dat ze hun promotiemateriaal of zakelijke contract niet kunnen afdrukken. Er zijn twee hoofdredenen te noemen om inkjetprinters boven laserprinters te verkiezen, waar het gaat om de betrouwbaarheid bij het consistent afdrukken van kleine on-demand oplagen. Inkjetprinters maken gebruik van kleine verbruiksmaterialen, die eenvoudiger zijn op te slaan in een krappe kantoorruimte. Daarnaast beschikken ze niet over een drum die regelmatig moet worden vervangen (in tegenstelling tot laserprinters), waardoor de onderhoudsvereisten beperkt blijven.

De laatste factor betreft de functionaliteit en kenmerken die passen bij de behoeften van een SoHo-omgeving. De beschikbare opties in de printermarkt zijn talrijk en uiteenlopend, met verschillende afdruksnelheden en formaten van papierladen, alsmede de keuze tussen monofunctionele (alleen printen) of multifunctionele modellen, waarbij de afdrukfunctie wordt gecombineerd met (foto)kopiëren, scannen en faxen.

Als je veel marketing- en promotiemateriaal zoals folders of posters produceert, dan kan een kleurenprinter die documenten op A3-formaat kan afdrukken een groot voordeel zijn. Het kan ook zijn dat mobiel afdrukken een belangrijke rol speelt in de keuze, als je het gemak zoekt van draadloos afdrukken vanaf een smartphone of tablet.

Als de SoHo-ondernemer rekening houdt met deze drie hoofdfactoren bij de aanschaf van een printer, zal hij of zij ongetwijfeld het meest geschikte model vinden om het beste uit gedrukte documenten te halen.