Factureren anno 2016: slim, snel en elektronisch

De roots van Basware - wereldwijd marktleider in het leveren van purchase to pay- en e-invoicing-oplossingen - liggen in het hoge noorden van dit continent. Finland om precies te zijn. In 1985 ging het bedrijf er van start en een vijftiental jaren later veroverde men stap voor stap Europa en de rest van de wereld.

'Het begon er met Stockmann, noem het de Finse Bijenkorf. Dat warenhuis met talloze filialen had destijds problemen om de administratie op orde te krijgen. Ze wilden alle facturen, verspreid over de filialen, gecentraliseerd verwerken. Basware is destijds ingeschakeld omdat het toen al kon helpen met de voor die tijd allerlaatste technologie', vertelt Thijs van Bemmelen, field marketing director. 'Op die manier is het eerste product ontstaan, Basware Invoice Processing. Een prima product dat niet alleen interessant was voor Stockmann. In 2000 zijn we het internationaal aan gaan pakken en werd Basware een beursgenoteerde onderneming. Inmiddels hebben we kantoren in tien landen en zitten de klanten in zo goed als alle landen van de wereld.'

Vliegensvlug

De diensten en producten van Basware zijn niet alleen geschikt voor de grote corporates, ook het MKB kan er gebruik van maken. 'Het mooie is dat we ook het MKB kunnen helpen met de kennis en techniek van oorsprong ontwikkeld voor de multinationals. Zo heb je bedrijven als KLM en Heineken die onze oplossingen wereldwijd gebruiken. Maar je hebt ook een onderneming als Modern Dental. Zij zijn eveneens internationaal actief, maar relatief een stuk kleiner dan de grote jongens als KLM.

In principe maken zij gebruik van dezelfde oplossing, alleen heeft men natuurlijk veel minder tijd nodig op de oplossingen uit te rollen.' Innovaties op het gebied van purchase to pay- en e-invoicing-oplossingen gaan vliegensvlug. Logisch. 'Inmiddels hebben we een groot portfolio op het vlak van het ontvangen en verzenden van elektronische facturen voor grote en kleine bedrijven, een portfolio voor factuurverwerking en inkoopoplossingen voor dezelfde bedrijven en financiële dienstverlening én oplossingen in samenwerking met MasterCard. Dat vraagt stuk voor stuk om de meest up-to-date technologische innovatie', legt Thijs uit.

'Vroeger had de klant een server in zijn kelder staan waar onze oplossingen op draaiden en elk halfjaar kwamen we langs om er een CD met de laatste upgrades in te stoppen. Anno 2016 gaat dat met een maandelijkse nieuwsbrief waarin de laatste updates staan die die week worden doorgevoerd in de SaaS-omgeving van de klant.'

Zekerheid

Een andere trend: de klant betaalt niet meer voor een oplossing of tool die is geïmplementeerd, maar voor de dienst factuurmatching of een inkoopplatform. Thijs: 'Dat is een andere vorm van perceptie die bij het hier en nu en de komende jaren past. Daarnaast wil een bedrijf geen oplossing meer die je misschien duizenden euro's per jaar aan maintenance kost, maar onder staat te stoffen omdat er even te weinig business is. Maar je wilt wel de zekerheid dat je de tools - wanneer wel nodig - altijd tot je beschikking hebt.' 

Wat Basware steeds weer doet is ver genoeg vooruit kijken. 'Daar zijn we goed in. We waren met de factuurverwerking één van de eersten op de markt. En twaalf jaar geleden zijn we gestart met het commercieel benutten van elektronische factuuruitwisseling, een onderwerp dat vandaag de dag ontzettend actueel is', vertelt de field marketing director.

Thijs doelt op de nieuwe eis vanuit de Rijksoverheid: vanaf 1 januari 2017 moeten alle facturen die eraan verbonden zijn elektronisch worden aangeleverd. 'Deze stap heeft nu werkelijk impact. Dat terwijl we al jaren adviseren om te stoppen met papieren facturering. Want waarom zou je iets uit een database halen, uitprinten, in een enveloppe stoppen, met de post meegeven en twee dagen later haalt een ander het uit de enveloppe, waarna de factuur weer in een andere database wordt gestopt? Dat is niet meer van deze tijd. Daar is de overheid nu gelukkig ook achter. Het is zaak dat de rest van ons land er ook helemaal voor gaat.'

Flexibiliteit

Eerder al noemde Thijs de samenwerking met MasterCard. 'Samen met hen hebben we het Supply Chain Finance-platform ontwikkeld. Daaronder valt een aantal diensten dat het betalen en betaald worden flexibiliseren. Een klassiek voorbeeld: jullie sturen mij een rekening en jullie willen ook het geld zo snel mogelijk hebben. Maar wij willen die factuur natuurlijk zo laat mogelijk betalen. Jullie noemen een betalingstermijn van twee weken, wij een termijn van zes.' Thijs haalt enkele recente onderzoeken aan waaruit blijkt dat een hoop bedrijven tijdens de crisis failliet is gegaan. Niet omdat ze geen business meer hadden, maar omdat ze geen geld meer hadden én veel openstaande vorderingen die niet werden betaald. 'Wat wij doen is jouw elektronische vordering binnen enkele minuten klaar zetten voor betaling. En wil je het geld nu hebben in plaats van de zes weken die de gefactureerde partij heeft gesteld? Dan kan je MasterCard tussen jou en de klant zetten. Met de voorwaarden van Basware kun je zo direct worden betaald. Je krijgt in plaats van duizend euro bijvoorbeeld 990 euro. Over zes weken betalen wij aan MasterCard en de frictie tussen klant en leverancier is opgelost.'

Betere inkoopvoorwaarden

Het door Thijs uitgelegde systeem heeft enkele voordelen. Beide bedrijven hebben werkkapitaal in hun bezit en kunnen verder. Als klant loop je een minder groot risico dat wanneer je leverancier omvalt, jouw business ook moet stoppen. Verder kun je betere inkoopvoorwaarden met de leverancier afspreken. Er kan binnen een dag worden betaald, dus kortingen zijn daardoor eerder mogelijk. Dat is het Supply Chain Finance-systeem dat we momenteel in de markt zetten. Niet nieuw, maar wel een concept dat voorheen los stond van het facturatie- en inkoopproces. We combineren het nu en maken het platform voor vrijwel elke leverancier beschikbaar.'

'Ik was oprecht geschokt toen ik las dat veel bedrijven failliet gaan omdat anderen hun niet op tijd willen of kunnen betalen. Met onze producten en diensten willen we bedrijven wereldwijd helpen', verduidelijkt Thijs. 'Laat ik het zo zeggen: de beperking dat mensen de factuur niet kunnen betalen, willen we zo snel mogelijk elimineren. Wanneer bedrijven niet willen betalen, wordt het een totaal ander verhaal. Dat heeft met mentaliteit te maken en daar kan een bedrijf als Basware weinig aan kan doen.'