Goede algemene voorwaarden: hier moet je op letten

1. Minder risico met algemene voorwaarden

Ondernemen is ook risico’s nemen, maar niet onnodig natuurlijk. Met duidelijke en goede algemene voorwaarden sluit je veel risico’s uit. Stel: je hebt een drukkerij en moet voor een winkelketen tassen bedrukken. De leverancier van de tassen levert echter te laat, waardoor je ze niet op tijd klaar hebt. Een flinke kostenpost, tenzij je in je algemene voorwaarden hebt aangegeven dat je niet aansprakelijk bent voor een te late levering buiten jouw schuld om en de eventuele schade die daaruit voortvloeit.

2. Zorg dat je voorwaarden passen bij je dienst of product

Bij het opstellen van voorwaarden kun je gebruikmaken van standaardvoorwaarden. Veel ondernemers gebruiken die van de Kamer van Koophandel of een branchevereniging. Het kan echter noodzakelijk zijn om die voorwaarden aan te passen, omdat ze net niet bij jouw producten of diensten passen. Of omdat bepaalde belangrijke voorwaarden die voor jou gunstig zijn, zoals eigendomsvoorbehoud of retentierecht, niet zijn opgenomen. Dan kunnen extra afspraken in je algemene voorwaarden nodig zijn. Er mogen alleen afspraken in je algemene voorwaarden staan die voor al je klanten gelden. Het enige onderscheid dat je mag maken, is die tussen particuliere en zakelijke klanten.

3. Leg spelregels schriftelijk vast

Ondernemen zonder duidelijke afspraken is niet verstandig. Ook niet als je iemand heel goed kent of al langer zaken mee doet. Leg daarom de belangrijkste spelregels schriftelijk vast in je algemene voorwaarden. Je moet ze wel geldig verklaren en ze fysiek of digitaal ter beschikking stellen aan je klanten, voor of bij het sluiten van de overeenkomst. Bijvoorbeeld door ze af te drukken op de achterkant van de overeenkomst. In je webshop moet je een duidelijke hyperlink opnemen en een klant moet de voorwaarden kunnen opslaan en aangeven dat hij akkoord is. Bespreek je de afspraken alleen mondeling en gaat er iets mis? Dan is het altijd jouw woord tegen dat van de klant. En probeer dan maar eens te bewijzen dat je de ander de mogelijkheid hebt geboden kennis te nemen van de algemene voorwaarden.

4. Geen onredelijke afspraken

Er gelden regels voor wat er in je algemene voorwaarden mag staan. Dat mag je niet helemaal zelf bepalen. Afspraken mogen bijvoorbeeld niet afwijken van het consumentenrecht en je mag geen onredelijke bepalingen opnemen. Bijvoorbeeld dat alleen jij de overeenkomst mag ontbinden en je klant niet. Dat zou onredelijk zijn. In andere gevallen bepaalt de situatie wat onredelijk is. De overheid heeft een zwarte en een grijze lijst gemaakt. Bepalingen op de zwarte lijst zal een rechter als onredelijk bestempelen, die op de grijze lijst als twijfelachtig. Staan er onredelijke afspraken in je voorwaarden, dan ben je waarschijnlijk minder goed beschermd dan je denkt.

5. Voorkomen van onbetaalde facturen

Goede algemene voorwaarden zijn ook cruciaal in je debiteurentraject. Je kunt afspraken opnemen om te voorkomen dat je blijft zitten met onbetaalde rekeningen. Bijvoorbeeld een eigendomsvoorbehoud. Hiermee geef je aan dat het product dat je levert van jou blijft, tot de klant heeft betaald. Of je gebruikt het retentierecht. Dit betekent dat je afspreekt dat je goederen pas teruggeeft of levert, zodra de klant heeft betaald. Heeft een klant bijvoorbeeld een caravan bij je gestald, maar betaalt hij al tijden de huur niet? Dan mag je de caravan in bezit houden tot de klant de huurachterstand heeft voldaan.

6 Zorg dat je algemene voordelen actueel zijn

Heb je je algemene voorwaarden een hele tijd geleden gemaakt? Dan is de kans groot dat ze je niet meer optimaal beschermen. Er zijn namelijk allerlei gebeurtenissen denkbaar die vragen om een aanpassing van je voorwaarden. De meest voor de hand liggende zijn wetswijzigingen waaraan je bedrijf moet voldoen. Verandert de overheid bijvoorbeeld de incassoregels of de wettelijke bedenktijd, dan kan dat gevolgen hebben voor jouw voorwaarden. Maar het kan ook zijn dat juist je bedrijf verandert of de samenstelling van je producten of diensten. Ook dan moet je de algemene voorwaarden op tijd bijwerken.