E-invoicing in jouw bedrijf: tips & tricks

Zo kunnen papieren facturen snel worden vervangen door hun elektronische tegenhangers, terwijl de facturatiekosten worden verlaagd en de kwaliteit van de gegevens wordt verbeterd. En dat alles conform de geldende wetgeving.

Aangezien partners uit verschillende landen moeten voldoen aan verschillende wetten en regels, vormen wettelijke vereisten vaak de grootste uitdaging. Ook kan het gebrek aan transparantie over de geboden oplossingen en de samenwerking tussen verschillende dienstverleners tot verwarring leiden. Een gebrek aan inzicht in de huidige beschikbare oplossingen is ook een reden waarom bedrijven het nut of belang van e-invoicing nog niet erkennen en vaak geloven dat er geen ROI zal zijn.

Een andere uitdaging is het onboarden van zakenpartners en de eventuele weerstand van bepaalde leveranciers. Sommige handelspartners ondersteunen elektronische facturen niet en andere hebben andere eisen qua formaten, methodes en processen.
Tot slot zijn er ook vele interne uitdagingen, zoals een gebrek aan middelen om de automatisering te beheren, het feit dat de huidige processen hun werk doen en de noodzaak om interne organisatieprocessen te implementeren.

Gezien al deze uitdagingen en de complexiteit van de implementatie van e-invoicing, is het een goed idee om een beroep te doen op een ervaren bedrijf. Een partner die je de nodige tools kan bieden die specifiek zijn afgestemd op jouw behoeften, op een doeltreffend onboarden en een goed projectmanagement.

Grootste uitdagingen

- Naleving van de wetgeving
- Onboarden van alle partners
- Verschillende factuurformaten (EDI, CSV, papier, scans...)
- Ontbrekende facturen of facturen van slechte kwaliteit
- AP/AR-facturen verwerken binnen een bedrijf
- Verschillende systemen voor alle factuur gerelateerde flows

Elk bedrijf moet dan ook de KPI's definiëren die het verwacht bij de overstap van papieren facturen naar elektronische. Hierbij moet rekening gehouden worden met de volledige situatie in de onderneming, met inbegrip van:

- Het aantal handelspartners en hun roulatie
- De samenwerking met handelspartners (worden er ook andere documenttypes, zoals inkooporders, met hen uitgewisseld? Hoe kan jouw bedrijf partners overtuigen om wijzigingen te maken?)
- Het percentage partners uit de overheidssector (vele landen zullen in de toekomst dergelijke bedrijven verplichten om e-facturen te gebruiken in gestructureerde vorm)
- De landen waarin de partners gevestigd zijn (is het merendeel afkomstig uit één land of zijn ze verspreid over de hele wereld? Is e-invoicing in die landen gebruikelijk?)
- Het aantal facturen dat met partners wordt uitgewisseld (worden de meeste facturen uitgewisseld met een klein aantal grote - De gebruikte IT-systemen en eventuele plannen voor de investering in nieuwe systemen (maakt het bedrijf gebruik van een e-invoicing leverancier die al met ERP is geïntegreerd? Gebruikt de leverancier een ECM-systeem?)
- De structuur van uw onderneming (is jouw bedrijfsstructuur klaar voor interne automatiseringsprocessen met duidelijk afgebakende verantwoordelijkheden?)

Het automatiseren van het e-invoicingproces kan nog meer voordelen opleveren wanneer het wordt geïntegreerd met andere processen binnen het bedrijf. De alomvattende aanpak, ook wel order-to-cash of procure-to-pay genoemd, garandeert dat je ook andere processen in de toeleveringsketen kan automatiseren en integreren met facturatieprocessen. Een totaalaanpak van zowel de interne als de externe communicatie met alle partners (leveranciers, klanten, logistiekexploitanten en financiële instellingen) inclusief de uitwisseling van productgegevens en van commerciële, logistieke of financiële gegevens, garandeert immers de beste resultaten. Bedrijven kunnen daardoor snel en veilig betrouwbare gegevens raadplegen, processen optimaliseren en de kosten voor het verwerken van documenten verlagen.

E-invoicing Bootcamp event in Rotterdam

Wil je meer weten over hoe je de uitdagingen die bij de implementatie van een e-invoicing oplossing komen kijken kan overwinnen? Op vrijdag 8 juni 2018 vindt de Comarch E-Invoicing Bootcamp plaats in Rotterdam. Vier sprekers uit verschillende industrieën zullen aan de hand van best practices hun visie en tips geven over de ideale aanpak wat betreft de implementatie van elektronische facturatie. Een ideale gelegenheid om al je vragen te stellen aan de experts, alsook om jouw netwerk uit te breiden en uit te wisselen met collega’s uit verschillende sectoren. Meer informatie over het event kan je vinden op de registratiepagina.