Mkb'ers: vijf tips voor maximale efficiëntie

1 Prioriteiten stellen

'Begin als mkb met het vaststellen van doelen en prioriteiten. Vind je het belangrijker om meer leads binnen te halen, leads op het juiste moment op te volgen of heeft nazorg de hoogste prioriteit? Er zijn organisaties die op al deze drie punten willen verbeteren, prima! Maar heel eerlijk: dat kan niet op hetzelfde moment. Daar zijn het te grote en delicate onderwerpen voor. Kies daarom één prioriteit en prioriteer de daaruit voortvloeiende taken bijvoorbeeld met behulp van de Eisenhower-matrix.' De matrix werkt als volgt: Sta bij iedere taak even stil en bepaal of deze wel of niet urgent en belangrijk is. Het model geeft vervolgens aan wat je het best kan doen om zo efficiënt mogelijk te werken.

2 Workload beheren door projectmatig te werken

'Wij hebben wel wat tips voor het in kaart brengen van de hoeveelheid werk per persoon en per team. Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat workload management een uitdaging voor iedereen is, van manager tot assistent. Het voordeel van inzicht in de workload is dat het werk je nooit kan overspoelen en je al je klanten goed kan blijven bedienen. Daarmee voorkom je overspannen werknemers en ontevreden klanten.'

'Het werkt goed om werk als project te zien en onder te verdelen en mijlpalen [tussenstations, red.] en taken die je kan verdelen. Zo blijven ook grotere projecten, zoals het bouwen van een website of opleveren van een bouwkavel behapbaar en overzichtelijk. Kun je wel of niet die extra webpagina of oprijlaan realiseren binnen de gestelde tijd?'

Projectmatig werken komt ook van pas bij het creëren van gedetailleerde offertes, zie tip 4.

3 Continu inzicht in de financiën

'We spreken behoorlijk wat ondernemers die zo eerlijk zijn om te zeggen dat ze geen goed inzicht hebben in de financiële situatie van hun bedrijf. De cashflow is vaak positief, waardoor ze niet direct in de problemen komen. Tegelijkertijd is het lastig voor hen om het bedrijf te laten groeien; ze weten niet precies tegen welke uitdagingen zij aanlopen en hoe zij zich kunnen verbeteren. Als zij bijvoorbeeld investeren in tools, weten ze niet wanneer (als überhaupt) ze dit terugverdienen. Ook is inzicht in de pijplijn handig om te berekenen hoeveel je de komende maanden waarschijnlijk kan factureren.'

Deze tip klinkt als een open deur, maar zoals Teamleader ervaart zegt zijn er schrikbarend veel bedrijven zonder volledig inzicht in de financiën. De Kamer van Koophandel geeft een duidelijk overzicht van de cijfers die je een beeld geven van de financiële positie van een onderneming:

4 Maak gedetailleerde offertes

'Bedrijven die geen producten maar diensten verkopen, sluiten deals vaak met een handdruk en een bevestigingsmail. Gewoon zoals ondernemers en salesmanagers dat doen: informeel en rechttoe-rechtaan. Niets mis mee natuurlijk, maar achteraf levert het wel eens wat ‘gedoe’ op. Want hoeveel mensen gaan aan het project werken? In welke periode? Tegen welk uurtarief? Of wordt er met een vaste prijs en een deadline gewerkt? Uit ervaring kan ik zeggen dat het specificeren van taken, personen en uurtarieven erg verhelderend werkt en de samenwerking ten goede komt. Als je projectmatig werkt, is het maken van gedetailleerde offertes echt een eitje: je kopieert letterlijk de taken die uitgevoerd moeten worden, zet daar het desbetreffende tarief achter en klaar is Kees.'

5 Geen eilandjes maar samenwerken

'Je ziet dat veel bedrijven, vanaf een x-aantal medewerkers, zijn ingedeeld per afdeling: sales, marketing, administratie, ICT... Het gevolg is dat iedere afdeling zijn eigen wedstrijd speelt. De phrase ‘Samen staan we sterker’ is niet voor niets een cliché geworden: iedere werknemer zou moeten weten wat het hogere doel is en daar met elkaar naartoe moeten werken. Daarom zitten we bij ons op kantoor niet per afdeling bij elkaar, maar hebben we interdisciplinaire teams die de volledige customer journey bedienen. Leads gaan bij ons binnen één team van inside sales naar sales naar customer success. Deze samenwerking levert ook een betere klantervaring op; door de nauwe samenwerking worden verbeterpunten gauw opgemerkt en doorgevoerd.'

Efficiënt werken met software

'Iedere organisatie heeft andere doelen. De een wil zijn afzetgebied uitbreiden, de ander wil de klantenservice verbeteren. Maar al deze bedrijven hebben in elk geval één ding gemeen: ze willen zo efficiënt mogelijk werken.' En dat doe je niet alleen: je hebt een team nodig dat hetzelfde doel voor ogen heeft en misschien een beetje hulp van een mkb consultant. Mkb'ers zijn immers expert. Nieuwsgierig geworden naar jouw optimale verkoopproces of workflow? Bij Teamleader denken ze graag met je mee. Vraag nu een gratis gesprek met een collega uit het team aan - no strings attached!