Future of Work: dit is hoe je een efficiëntere, innovatieve bedrijfstoekomst aangaat

‘Ik word dag in dag uit uitgedaagd’, vangt Van der Meer aan. Bijna drie decennia lang bekleedt hij diverse posities voor Microsoft. ‘En ook na 29 jaar blijft het top voelen om aan het front te staan van de nieuwste ontwikkelingen. Ik zou me niet kunnen verkijken op technologieën als cloud computing, want de mogelijkheden zijn vrijwel onbeperkt. Microsoft is een centraal punt van wereldwijde technologische vooruitgang. Daar een deel van uitmaken heeft positieve en negatieve kanten. Neem bijvoorbeeld het landelijke systeem voor snelheidscontroles en beboeting van overtreders. Dat werkt op basis van Microsoft-technologie. Word ik zelf beboet, dan voel ik me enerzijds verwonderd, aangezien het achterliggende proces prachtig is. Anderzijds frustreert het me mateloos: geen mens zit te wachten op een flitsbekeuring.’

Microsoft-technologie is in alle hoeken van onze samenleving te vinden. Functies verschillen, maar één eigenschap wordt gedeeld: Microsoft-technologie maakt het leven van zijn gebruikers makkelijker. Voor het bedrijfsleven is vergemakkelijking geen luxe, maar noodzaak. Om vandaag de dag het hoofd boven water te houden, moeten organisaties digitaliseren. Innovaties als cloud computing en AI openen een wereld aan mogelijkheden.

‘Wie tien jaar terug een briljant idee had, was afhankelijk van gigantische investeringen’, vervolgt Van Der Meer. ‘Om te ondernemen had je een server nodig, een database, noem maar op. Dus maakte je aansprak op een IT-afdeling of -dienstverlener. En werd je doodleuk verteld dat je budget niet toereikend genoeg was en de wachttijd een jaar bedroeg. Wie vandaag de dag een wild idee heeft, hoeft nog geen dag te wachten om van start te gaan en is slechts een fractie van de traditionele kosten kwijt.’

‘Capaciteit en rekenkracht spelen geen rol meer, want de tijd waarin je € 100.000,- kwijt was voor extra capaciteit in een datacenter is voorbij. Zo kan bijvoorbeeld een startup bij Microsoft van start met een abonnement van € 50,- per maand. De startkosten zijn minimaal. Het stijgende aantal ondernemingen is direct te danken aan deze steeds lagere instapdrempel.’

Werk aan de winkel

Toch wijst de praktijk uit dat het gemiddelde MKB deze mogelijkheden niet van dag op dag kan gaan benutten. Een bedrijfscultuur kan correct gebruik van innovatieve technologie namelijk in de weg staan. Het Future of Work-onderzoek stelt dat 52 procent van medewerkers tijd verliest door niet-productieve vergaderingen, onnodige e-mails en onderbrekingen.

Van der Meer meent dat succes in de toekomst van werken om veel meer dan je product, USP of transformatievermogen draait. Succes in de toekomst van werken bereik je met een aanpak van drie hoofdgebieden. 

---

1. Teams de mogelijkheid bieden om eigen inzichten te delen en daarnaar te handelen

Hij vervolgt: ‘Voorwaardelijk voor een verbeterde toekomst is een vertrouwenscultuur. In een cultuur waar het delen van informatie en ideeën angstvallig verloopt, heb je weinig aan technologie en software die het delen van informatie en ideeën vergemakkelijkt. Bedrijven dienen innovatie te bevorderen in plaats van tegen te werken.’

‘Het maken van fouten moet geaccepteerd worden, want het maken van fouten is noodzakelijk om te innoveren. Uitspraken als 'gaat niets worden, al geprobeerd' kunnen de wereld uit. Uiteraard binnen realistische grenzen, want met alleen maar fouten kom je ook nergens. Innovatie is niet gelijk aan eindeloos wetenschappelijk onderzoek. Voortborduren op ideeën kan pas succesvol zijn met een heldere doelstelling. En in het geval dat een project nergens toe leidt, moet er snel een punt achter gezet kunnen worden.

‘Op tijd stoppen dus. Verantwoordelijkheid nemen, reflecteren en doorgaan met vernieuwde inzichten. Vaak wordt het stopzetten van een project gezien als gezichtsverlies, wat leidt tot doorinnovatie tot het oneindige, met onnodig kosten en verspilde energie als resultaat. Onderaan de streep dien je dus niet alleen openheid te creëren en nieuwe projecten te aanvaarden, maar evengoed heldere grenzen te stellen.’

2. Samenwerking verbeteren door de eilandencultuur in je bedrijf aan te pakken

Heb je eenmaal een gunstige bedrijfscultuur gestimuleerd, waarin medewerkers ideeën durven door te ontwikkelen en fouten maken wordt geaccepteerd, dan eindig je bij een vraag naar de technologie die samenwerking mogelijk maakt. Het tempo van verandering op de moderne werkplek is meedogenloos. Met alleen een juiste organisatiestructuur ben je er nog niet. Innovaties en technologische ontwikkelingen moeten efficiënt kunnen plaatsvinden, ook in de grootste teams en organisaties. En omdat het rondsturen van Word-concepten verre van de juiste manier is om samen te werken, werd Microsoft Teams in het leven geroepen.

‘Als onderdeel van Microsoft 365 biedt Microsoft Teams de mogelijkheid om met gemak mensen van binnenuit en buitenaf uit te nodigen voor het voeren van videoconferences, delen van meningen en deelnamen aan enquêtes. Ondersteunt en stimuleert het creativiteit en innovatie, dan vind je het in Microsoft Teams. Er kan een wil zijn, maar als de weg continu belemmerd wordt door gebrekkige technologie, dan is de motivatie gauw verloren. Puzzelen met twintig documenten, rondbellen om akkoorden en meningen te vragen, mails terugtrekken na een verkeerde bijlageverzending: het hoeft niet. Het kan makkelijker, dus maakt Teams het makkelijker.’ Met succes. 61 procent van de medewerkers in bedrijven die uitgebreid gebruikmaken van samenwerkingstechnologie, zegt dat het makkelijk is om samen te werken. De overgrote meerderheid van medewerkers die hier geen platform of tool voor hebben (71 procent) stelt het tegenovergestelde.    

3. Een zinvolle werkplek ontwerpen

Klinkt uniek. Maar kent het bedrijfsleven geen soortgelijke oplossingen? ‘Er zijn alternatieven’, reageert Van der Meer, ‘maar vrijwel iedereen werkt met Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Naar schatting gebruikt bijna 90 procent van alle bedrijven Microsoft Office of Microsoft 365. Mensen kennen de software, maar te veel workflow-verbeteringen blijven onbenut. Een belangrijk verbeterpunt, aangezien ons onderzoek uitwijst dat medewerkers tot driemaal zo veel plezier in hun werk hebben als ze in de flow zijn. Door alle onderliggende platformen te verbinden, biedt Teams uitkomst. De workflow van de tools waarmee je al jaren werkt gaat er gigantisch op vooruit.’

Niet alleen chat- en videocommunicatie, maar ook telefonische communicatie kan verzorgd worden via Teams. Heb je al een pakket  bij een telefonieprovider, dan kan dit gekoppeld worden aan Teams, zodat je werkelijk alle communicatie centraliseert. Het is eveneens mogelijk om telefonie direct van Microsoft af te nemen, maar vanwege de geavanceerde technologie die daarbij komt kijken, is niet alles eigenhandig te configureren. Gelukkig heb je daarvoor Microsoft Partners tot jouw beschikking: dienstverleners die ontzorgen en de afname gigantisch vergemakkelijken. 

Geen kosten meer voor serveronderhoud en beheer: bedrijfscommunicatie is niet langer afhankelijk van diverse diensten en statische lasten. Alles kan onder één vlag ondergebracht en verbeterd worden voor een maandelijks tarief dat flexibel afhangt van jouw bedrijfsgrootte en benodigdheden. Wat bedrijfssoftware betreft heb je anno 2020 eigenlijk geen keuzes van vergelijkbare kwaliteit voorhanden.

Anno 2020 is verandering de norm. Zorg dat jouw bedrijf klaar is voor de toekomst. Hoe? Lees Hans van der Meers volledige Microsoft-blog en download de resultaten van het Future of Work-onderzoek.