Gebruik van werkplekken en vergaderruimtes kelderde sinds Corona stevig

Het gebruik van werkplekken en vergaderruimtes in de kantoren in Nederland is sinds de eerste lockdown stevig gedaald. Dat blijkt uit data van Beyond Eyes, een initiatief voor slim gebouwbeer van Heijmans en CSU. Voor de pandemie uitbrak lag het gemiddelde gebruik van werkplekken rond de 29% tijdens kantoortijden en het gemiddelde gebruik van vergaderruimtes rond de 36%. Na het ingaan van de eerste lockdown in maart 2020, lag het gemiddelde van werkplekken nog maar rond de 2%. Opvallend is dat de daling in bezetting bij grote organisaties (+1000 medewerkers) sterker was dan bij het midden- en kleinbedrijf. Het gebruik van vergaderruimtes daalde met 29% en die van werkplekken met 27%. 

Vooral bezetting vergaderruimtes neemt toe

“Vorig jaar zomer zagen we langzaam het bureau- en vergaderruimtegebruik wat toenemen, maar het was nog geen fractie van wat de bezetting vóór corona was”, zegt Jeroen Groenen, manager Beyond Eyes. “Wat verder opviel is dat de bezetting van vergaderruimtes weliswaar sterk afnam, maar dat het gebruik tijdens zowel de eerste als tweede lockdown hoger lag dan het werkplekgebruik. Momenteel ligt de gemiddelde bezetting van vergaderruimtes op 26% en van werkplekken op 9%. Dat duidt er op dat veel ruimtes nu al gebruikt worden om elkaar toch op één of andere manier te ontmoeten, mits de 1,5 meter gewaarborgd kan worden. De behoefte aan fysiek en persoonlijk contact neemt dus steeds meer toe en de indeling van het kantoor zal een andere invulling gaan krijgen”.

Betere balans tussen thuiswerken en kantoor

Nu de versoepelingen zijn ingegaan laat de data van Beyond Eyes zien dat de bezetting van werkplekken en vergaderruimtes weer langzaam toeneemt. Echter is de verwachting dat de bezetting niet meer zo snel op het niveau van vóór corona terug zal komen. Veel organisaties denken nu meer na over de mogelijkheden om een betere balans aan te brengen in thuiswerken afgewisseld met kantoordagen. Dat zorgt ervoor dat er andere beslissingen genomen moeten worden. Zo zullen veel organisaties hun werknemers een werkplek laten reserveren om te voorkomen dat alle medewerkers tegelijkertijd op kantoor of juist thuis zullen zijn.

Belang van harde data om werkplekken te managen is groot

Anderzijds ziet de data van Beyond Eyes dat bestaande ruimtes anders worden ingedeeld om zaken als hybride vergaderen beter mogelijk te maken, maar ook om kosten van het beheren en gebruiken van werkplekken te verlagen. Daarbij wordt er ook geluisterd naar de behoeften van medewerkers. Op kantoor werken verschuift van functie, het gaat nu veel meer om samenkomen in plaats van effectief werken. Bovendien is het van groot belang dat er op basis van harde data en feiten weloverwogen beslissingen kunnen worden genomen; de belangen voor werknemers en werkgevers zijn immers groot. Tevreden mensen zorgen voor een hogere productiviteit en een lager ziekteverzuim.