Vijf tips om als organisatie goed te starten

Tekst: Bregje Spijkerman

Veel bedrijven zoeken naar een passend antwoord: Hoe richten we onze processen en technologie goed in op het hybride werken? De vraag zou eerder moeten zijn: hoe maken we deze belangrijke transitie door met onze mensen? Je kunt als manager of als organisatie het hybride werken ‘afdoen’ als een rooster-technisch probleem. Maar de oplossing ‘ma-di werken we thuis en de rest van de week op kantoor’ is te administratief.

Hiermee sla je het concept plat. Terwijl het hybride werken complexer is en daarmee enorm kansrijk voor je organisatie. Het is een nieuwe en andere manier van werken, die uiteindelijk bijdraagt aan meer werkgeluk, door voorwaarden te scheppen om lekker te werken en goed te presteren.

Het begint bij de realisatie dat hybride werken dus een verandering is in werken, die je niet in twee maanden hebt gerealiseerd. Het is een proces waarvoor je meer tijd nodig hebt, en kan alleen in dialoog met teams en in experiment samen met medewerkers tot stand komen: er is geen ‘one size fits all’. Je moet als organisatie zelf op zoek naar de vorm die bij je past. Misschien heb je baat bij de volgende vijf tips om goed te starten met hybride werken in je eigen organisatie:

1. Start met beleid

Als een bedrijf een heldere visie en beleid heeft om hybride te werken te stimuleren, scheelt dit een slok op een borrel. Een team heeft sneller zichzelf georganiseerd als teamleden weten dat er draagvlak is binnen de organisatie. Een mooi voorbeeld hiervan is de Rabobank, dat al snel koos voor de slogan ‘Digital first’.

Een grote stap en dito signaal: medewerkers kiezen altijd eerst de digitale oplossing en secundair komen ze naar kantoor voor nodige brainstorms etc. (pag 86 in het boek Hybride Teams) Wat Rabobank doet is iets vooruitlopen op de rest, want de meeste organisaties zijn ook grote stappen aan het maken. De tijd waarbij we medewerkers op hun aanwezigheid beoordelen – de prikklok- lijkt hiermee definitief voorbij.

2. Organiseer het gesprek in je team

Probeer bij hybride werken niet zelf de oplossingen te bedenken. Teamleden weten dat concentratie, verbinding en inspiratie zich niet laat afdwingen binnen de vierkante meter van de kantoortuin. Bedrijven laten hierdoor het beste van mensen liggen. Want het beste van mensen krijg je als mensen zich vrij voelen om lekker aan het werk te gaan. Er is dus heel wat voor te zeggen om een goede werk-privé balans te stimuleren, want dit zorgt voor een gezonde, blije werknemer, die veel meer gedaan krijgt.

Die balans kun je met hybride werken veel beter organiseren. Hoe ziet ieders ideale werkdag eruit? Wat hebben teamleden nodig van elkaar en van de organisatie om hun taken zo goed mogelijk te doen? Het gesprek op gang brengen, doet al een hoop. Samen afstemmen en een plan maken, zorgt voor energie en belangrijkste van alles: het zorgt voor draagvlak.

3. Kies voor delegeren, maar wel aan het hele team

Veel leidinggevenden denken nog steeds: ‘Mensen werken nou eenmaal beter als ze op kantoor zitten.’ Maar is dat wel zo? Of komt het de leidinggevende beter uit omdat de mensen dan in de buurt zitten? Sturen op resultaat -een voorwaarde bij het hybride werken- is een andere invalshoek dan het beoordelen op aanwezigheid. Resultaatgericht werken vergt vertrouwen, vertrouwen dat men in eigen tijd op eigen manier (maar met duidelijke kaders!) werkt en afspraken haalt die je samen maakt. Eigenlijk hebben we het nu over delegeren.

Uit onderzoek blijkt dat managers van zichzelf vinden dat ze goed kunnen delegeren, maar dat hun teamleden in de praktijk daar anders over denken. Daar komt voor hybride teams een ander belangrijk nieuw aspect binnen het delegeren aan hybride teams: delegeer niet aan het individu, maar aan het hele team.

4. Probeer de teamsamenwerking te versterken

Teamsamenwerking is essentieel bij hybride werken. Immers; het gaat erom dat een team met elkaar in verbinding blijft, niet louter om de manager heen georganiseerd, maar liefst met zoveel mogelijk teaminteractie. Helaas zit de manager dit proces vaak in de weg, onbewust. Het is voor de meeste managers nieuw om de focus op het individu los te laten en puur en alleen zich te richten op het hele team.

Dit betekent dat een team een taal nodig heeft, om met elkaar goed te leren en te reflecteren om samen tot resultaten te komen. Dit begint al bij het eerste gesprek: wat hebben we nodig om samen goed en prettig hybride samen te werken. Als je als leidinggevende een team leert reflecteren op de samenwerking, bijvoorbeeld na elk overleg, dan ben je al een heel eind op weg.

5. Wees een aantrekkelijke werkgever waar mensen lang willen blijven

Hybride werken draagt bij aan het gevoel van autonomie van de professional. En dit blijkt een cruciale factor als het gaat om de keuze van professionals voor een werkgever. Wil je als organisatie goede professionals behouden, dan is het aan te bevelen eens stil te staan bij je eigen organisatie.

De kansen die het hybride werken biedt, zijn dus juist ook strategisch van aard: wil je verzuim en verloop binnen de perken houden, zorg er dan voor dat professionals een perspectief hebben op de drie basale behoeftes: autonomie, competentie en relatie. Met hybride werken garandeer je dat de eerste behoefte, autonomie, wordt ingelost.

Over Bregje Spijkerman

Bregje Spijkerman is eigenaar van TeamTalk en Spijkerman Trainingen. Met Teamtalk verzorgt zij programma’s over zelforganisatie, nieuw leiderschap en werkgeluk. De afgelopen jaren heeft deze methode veel van haar opdrachtgevers door complexe veranderingen geholpen om samenwerking binnen teams te verbeteren. Samen met Erasmus Universiteit ontwikkelde Bregje in 2010 een instrument om teams eenvoudig te analyseren: Het Teamkompas. Bij deze methode schreef zij het boek Navigeer je team naar succes. Kijk voor meer informatie op teamtalk.nl/

Lees meer artikelen zoals deze in Baaz Magazine. Bekijk alle publicaties hier!