Thuis, op kantoor of in het buitenland: zo werken jouw medewerkers overal fijn door

We werken steeds vaker vanaf een plek naar keuze. De ene medewerker geeft de voorkeur aan op kantoor werken en de ander weer aan werken vanuit een ver land. Deze nieuwe manier van werken gaat gepaard met veranderende verwachtingen en eisen vanuit medewerkers. Want ook op afstand moet hun werkplek op orde zijn. Aan die verwachtingen wil je natuurlijk voldoen. Bovendien draag je als manager ook de verantwoordelijkheid dat jouw team waar dan ook goed hun werk kan doen. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers overal probleemloos werken? We vroegen het aan Max van den Bosch, Sales Director bij Service Management leverancier TOPdesk.

Hybride werken in de praktijk

Als de afgelopen jaren ons iets duidelijk hebben gemaakt, dan is het wel dat ons werk prima op afstand kan. Ook nu we wel weer naar kantoor mogen, vinden managers het steeds vaker geen probleem als hun teamleden hybride werken. Toch blijkt uit onderzoek dat het werken op afstand regelmatig niet goed is geregeld. Zo ontvangt op dit moment zeker één op de vijf (21%) werknemers wel eens zakelijke digitale middelen zoals een laptop, tablet of mobiele telefoon die niet goed werken. Ook heeft 56 procent van de medewerkers wel eens meegemaakt dat ze tijdens hun eerste dag nauwelijks konden werken omdat de spullen nog niet gereed waren. Max: “Apparaten die niet goed werken, zorgen voor een negatieve indruk én frustraties bij medewerkers. Dit wil je als manager natuurlijk voorkomen. Kijk daarom eens kritisch hoe dit is geregeld binnen jouw organisatie. Waarschijnlijk zijn er nog genoeg verbeteringen mogelijk.” Maar waar begin je?

Stap 1: Communiceren met je team

Volgens Max is het als manager jouw taak om medewerkers te voorzien van de juiste digitale middelen. Maar ook de beste digitale middelen gaan wel eens kapot. “Weet jouw team bij wie ze terecht kunnen wanneer spullen kapotgaan? Vaak niet, zo blijkt uit ons onderzoek”, vertelt Max. Slechts drie op de vijf (63%) werknemers weten momenteel waar ze hiervoor terecht kunnen wanneer dit nodig is. “Tegenwoordig maken steeds meer organisaties gebruik van digitale tools waarin collega’s zelf reparaties indienen. Zeker met het oogpunt op hybride werken is het handig als medewerkers vanaf welke plek dan ook de mogelijkheid hebben om reparaties in te dienen. Maar een tool alleen is niet zaligmakend. De bekendheid van medewerkers met de tool en de inrichting van de tool maken het verschil.”

Hier komt jouw rol als manager om de hoek kijken. “De eerste stap is dan ook om goed te communiceren over de beschikbare tools. Zorg ervoor dat jouw team weet welke tools er allemaal zijn, waar ze voor bedoeld zijn en welke mogelijkheden de tool biedt. Wanneer medewerkers de tools begrijpen, neemt de kans toe dat sneller zelf dingen regelen. Dit draagt bij aan de productiviteit en neemt ergernissen weg”, aldus Max.

Stap 2: Inrichting IT-landschap

Als manager speel je een grote rol in de communicatie over de mogelijkheden van tools binnen jouw team. Maar ook de inrichting van de tools is belangrijk. “Zeker nu we meer thuiswerken en er een

stijging is van vragen omtrent softwarepakketten, hulp bij teamsmeetings en noise canceling koptelefoons”, vertelt Max. “Je wil natuurlijk dat jouw team deze middelen gemakkelijk kan aanvragen en de juiste hulp krijgt wanneer dit nodig is. Dit vraagt om een goede samenwerking tussen managers en de IT-afdeling. Voor medewerkers is het namelijk niet altijd even duidelijk welke afdeling hen kan helpen met hun probleem.” Max noemt als voorbeeld een kapotte printer. Klopt een medewerker daarvoor aan bij de IT-afdeling of bij facilitair? Over dit soort zaken heerst vaak verwarring op de werkvloer. “En dat wil je juist voorkomen.”

Max: “Zorg daarom dat je alle producten en diensten in kaart brengt per afdeling. Hierna kan je met de IT-afdeling de beste inrichting voor de tools bepalen.” Het is daarbij verstandig om de volgende vraag in gedachte te houden: Hoe logisch zou je het vinden om voor drie verschillende zaken naar drie verschillende plekken te moeten? Liever heb je alles op één plek. Max adviseert daarom om niet te denken vanuit het afdelingsperspectief maar vanuit de gedachtegang van een medewerker: “Het aanvragen van nieuwe spullen of het doen van een melding moet dusdanig makkelijk zijn dat het geen uitleg vereist. Zo zorg je ervoor dat medewerkers meer regie krijgen. Ze kunnen hun zaken snel en gemakkelijk zelf regelen. Geef ook inzicht in de status van meldingen of aanvragen. Zo weet een medewerker altijd waar hij of zij aan toe is.”

Stap 3: Inspireren en motiveren van je team

Als manager ben je de tussenpersoon tussen de IT-afdeling en het team dat je aanstuurt. Blijf daarom goed in contact met de IT-afdeling en houd jouw team op de hoogte van veranderingen en updates. “Zo voorkom je onduidelijkheid”, legt Max uit. “Goede communicatie is een must. Daarnaast kun je ook een rol spelen in het motiveren van medewerkers om zaken zelf in te dienen of om hun IT-kennis te verbreden, zodat ze meer uit hun tools halen.” Bovendien is het belangrijk om met medewerkers in gesprek te blijven over waar ze in het aanvraagproces tegenaan lopen en dit vervolgens aan te kaarten bij de IT-afdeling. “Zo zorg je ervoor dat jouw team de IT-afdeling niet overspoelt met vragen, maar de meeste zaken zelf gemakkelijk kan regelen. Daarnaast krijgt je IT-afdeling hierdoor inzicht in wat wel en wat niet werkt. Een win-win situatie dus.”

Zelfredzame en tevreden medewerkers

Het is belangrijk om medewerkers te voorzien van de juiste spullen, zodat ze hun werk goed kunnen uitvoeren. En gaat er iets stuk, dan wil je dat een medewerker het proces van het aanvragen en repareren van deze middelen efficiënt en gemakkelijk doorloopt. Zowel voor de medewerker als voor de afdeling voor wie de aanvraag bedoeld is. “Door dit op een goede manier in te richten, leg je regie terug bij medewerkers. Zo kunnen ze altijd hun eigen zaken regelen. Het resultaat? Een goede reputatie als werkgever en tevreden medewerkers die met de juiste digitale middelen hun werkprestaties verbeteren”, concludeert Max.