Inkopen in onzekere tijden

Door: Annette Verdouw, Head of Marketing bij Ankorstore

Verkoopsucces begint voor iedere winkel met een ijzersterke inkoopstrategie. Maar hoe zorg je dat je onder de streep winst maakt? Dat je geen kat in de zak koopt? En hoe ga je om met onzekerheden waar je geen controle over hebt? Een gesprek met inkoop-expert Nienke Hoeksema leidde tot tal van praktische inzichten.

Een goed begin is het halve werk

Ten eerste: koop niet puur op onderbuikgevoel. Zelfs als je een sublieme neus hebt voor bestsellers, want niemand is feilloos. “Op een gegeven moment word je verleid door een geweldig mooie collectie en koop je bijvoorbeeld meer in dan er vraag naar is in je winkel, of je gaat gruwelijk over budget”, aldus Nienke. Dat gaat des te makkelijker als je een goede relatie hebt met een leverancier. Winkeliers en leveranciers kunnen hechte banden met elkaar opbouwen. Dat is goed voor wederzijds vertrouwen, maar het is wel een risico wanneer je je daardoor op emotie laat verleiden tot misinkoop.

Voordat je een inkoopgesprek ingaat, is het dan ook goed om een aantal richtlijnen vast te stellen. Nienke: “Weet in ieder geval hoeveel ruimte je hebt in je winkel voor een collectie en welke omzetdoelstellingen je wilt behalen. Binnen een collectie is het ook van belang een balans te vinden tussen de verschillende producten, zodat je niet eindigt met voorraadtekorten of -overschotten.” Een geweldige haute couture-broek kan je hele collectie naar een hoger niveau tillen, maar uiteindelijk zullen je meeste verkopen bestaan uit simpele jeans.

Datagedreven inkopen

“Bepaal je inkooprichtlijnen zoveel mogelijk op basis van data en niet op nattevingerwerk”, zo luidt Nienke’s advies. Dat hoeft geen hogere wiskunde te zijn – data-analyse moet wel behapbaar blijven – maar zorg dat je in ieder geval de volgende cruciale cijfers paraat hebt:

• Doorverkooppercentage. Welk aandeel van je inkopen kun je naar verwachting verkopen voor een bepaalde datum? Je zou daarbij minimaal 65% als richtlijn voor moeten aanhouden. De rest kun je eventueel nog wel in een sale kwijt, maar als je hieronder zit, koop je óf de verkeerde producten óf simpelweg teveel in.
• Omzetsnelheid. Gaan producten als zoete broodjes over de toonbank, of pas als er een laagje stof op zit? Een hogere omzetsnelheid betekent dat inkopen zich sneller terugbetalen, maar ook dat je hogere volumes kunt inslaan – vaak tegen voordeligere voorwaarden.
• Gerealiseerde marge. Laat je door leveranciers geen gouden bergen beloven, maar kijk naar je gerealiseerde marges uit het verleden. Van ongerealiseerde marges kun je de huur niet betalen!

Deze cijfers beïnvloeden niet alleen je collectie, maar ook de keuze van leverancier. “Heeft deze de juiste producten op voorraad, zodat je snel kunt bijbestellen wanneer de verkoop goed gaat? Het voorraadbeheer van leveranciers moet wel passen bij je omzetsnelheid. En wat zijn de minimum ordergroottes? Die moeten bijvoorbeeld aansluiten op je doorverkooppercentage. Het zijn allemaal zaken die je vooraf meetbaar kunt maken”, zegt Nienke. Wel is het aan te raden te zoeken naar lage ordergroottes per merk en de mogelijkheid om achteraf te betalen – zo bescherm je je in ieder geval tegen voorraadrisico’s en krijg je betere grip op je cashflow.

Ruimte voor onzekerheid

Veel van je inkoop kun je prima baseren op prestaties van voorgaande jaren. Maar we leven nu eenmaal in een wereld waar steeds minder zeker lijkt. Neem de sterk stijgende grondstofprijzen op dit moment. Dat zet direct je marges onder druk. Je moet dan ook goed anticiperen op verschillende scenario’s. Kun je je marges nog bewaken, of moet je goedkoper materiaal inkopen? Of kun je wellicht je marges intact houden door juist minder producten van hogere kwaliteit in te kopen?

Naast grondstofprijzen zijn de toeleveringsketens een aandachtspunt. Nienke: “Containerprijzen stijgen en leveringen duren steeds langer, bijvoorbeeld wanneer schepen niet in Rotterdam maar in Antwerpen lossen (als ze al op tijd arriveren). Onverwachte vertragingen in levertijden leveren lege schappen op als je geen flexibiliteit inbouwt in je inkoopstrategie.” Dat betekent kortgezegd diversificatie in leveranciers, om risico’s beter te spreiden. Want als leveringen vertraagd raken, moet je soms last-minute kunnen inkopen. Dan is het handig als je opties achter de hand hebt voor snelle bevoorrading (zónder dat je drie keer over de kop gaat door de meerprijs). En als het te veel tijd vergt om leveranciers één voor één te benaderen, kan het lonen een goede groothandelspartner in de arm te nemen. Dan kun je bijvoorbeeld leunen op een Europees netwerk van leveranciers, zodat je minder afhankelijk bent van overzeese leveringen.

Goed inkopen voor je winkel vergt dus voorbereiding, waarbij je zoveel mogelijk datagedreven te werk gaat. Dat biedt een solide basis om je marges te realiseren. Vanuit die basis kun je vervolgens flexibel inspringen op veranderende marktomstandigheden en consumentenbehoeften. “En ja, zelfs ruimte creëren voor inkopen op onderbuikgevoel, zodat je winkel niet alleen je cijfers, maar ook je persoonlijkheid weerspiegelt!”, besluit Nienke.