Meer grip op personeelskosten met workforce management

Wat is workforce management?

Workforce management is een bekende term en het staat voor het inzetten van personeel op de juiste manier. Een belangrijk onderdeel is de planning van personeel voor een optimale capaciteitsplanning. Dus het inzetten van medewerkers op basis van beschikbaarheid en kwaliteiten, om het hoogst haalbare resultaat te behalen. Maar hoe doen bedrijven dit op een efficiënte manier?

Workforce management software 

Personeel is voor de meeste bedrijven de grootste kostenpost en er is dan ook veel baat bij een goede personeelsplanning. Dit kan handmatig gedaan worden in Excel, maar personeelsplanning software is een innovatieve manier om dit proces te versnellen en te vereenvoudigen. Zo kan personeel zeer efficiënt worden ingezet, kunnen wijzigingen eenvoudig worden aangebracht en hebben medewerkers zelf zeggenschap in hun beschikbaarheid, waarbij je kunt denken aan het doorgeven van vrije dagen en vakanties. 
Werknemers kunnen veelal ook zelf roosters inzien, wat het voor managers een stuk prettiger maakt.

Als werkgever bespaar je zo tijd en geld, mede dankzij het inzicht dat je met slimme software krijgt. Zo kunnen knelpunten worden geïdentificeerd en verbeteringen worden aangebracht, wat uiteindelijk zorgt voor lagere kosten en meer winst. 

Gebruikers van workforce management software ervaren veel voordelen, waaronder:

• Het sneller kunnen maken van planningen en het toepassen van eventuele wijzigingen
• Personeel zo efficiënt mogelijk inzetten
• Tijdbesparend, doordat werknemers zelf hun beschikbaarheid of afwezigheid kunnen aangeven en zelf inzicht hebben in hun gewerkte uren en/of inkomsten
• Meer overzicht, dankzij de capaciteitsplanning zelf is het duidelijk wat de huidige personeelskosten zijn, maar ook wat het percentage van deze kosten ten opzichte van de verwachte omzet is
• Kostenbesparend, vanwege een combinatie van eerdere genoemde voordelen

Urenregistratie

Veel innovatieve software oplossingen onder de noemer “workforce management”  combineren tegenwoordig meerdere doelen in een enkele interface. Zo kun je met kwalitatieve workforce management programma’s meerdere bedrijfsprocessen moderniseren. Een mooi voorbeeld hiervan is een urenregistratie personeel bijhouden. Dankzij moderne software zijn er meerdere mogelijkheden, afhankelijk van de wensen van het bedrijf in kwestie. Waaronder het inklokken via een app of met de OV chipkaart, het automatisch toepassen van pauzetijden op basis van de gewerkte uren, en zelfs het berekenen van onregelmatigheidstoeslagen en het instellen van diverse uurtarieven.

Workforce management in de praktijk

De praktijk heeft uitgewezen dat veel bedrijven Shiftbase gebruiken als oplossing voor het maken van personeelsplanningen en het bijhouden van urenregistraties. Shiftbase is een gerenommeerde maker van workforce management software, voor een scherpe prijs. Deze Nederlandse onderneming met een vestiging in Zoetermeer bestaat sinds 2011 en is ooit begonnen met het bouwen van een horecasysteem. Inmiddels zijn ze ook buiten onze eigen landsgrenzen actief en werken ze met veel passie aan het aanbieden van steeds betere workforce management oplossingen. Het is tevens een ideale oplossing voor hybride werken, dankzij de innovatieve software die je instelt op basis van de wensen van de onderneming zelf.