Een vergaderarrangement boeken: zo doe je dat!

Wat ga je organiseren?

Stel de doelen van de vergadering even helder voor jezelf op. Wat moet er besproken worden? Wie komen er? Waar komen ze allemaal vandaan? Als je een helder plan hebt, kun je van daaruit op zoek naar een geschikt hotel en vergaderlocatie.

Hoe lang gaat het duren?

Je gaat niet zomaar geld uitgeven aan een vergaderarrangement. Kennelijk kan dit niet even opgelost worden met een zoom meeting, dus het zou zomaar best eens even kunnen duren. Zet de punten die tijdens de vergadering besproken moeten worden op een rijtje en maak een tijdsindicatie per punt. Houd ook rekening met een pauze iedere anderhalf uur en mocht de vergadering in de ochtend al beginnen, geef mensen dan een uur voor de lunch (of het avondeten, mocht het in de middag beginnen). Op basis daarvan kun je kijken voor hoeveel uur je de locatie moet boeken en of je er misschien een overnachting aan wil koppelen.

Hoeveel mensen komen er?

Ook niet onbelangrijk om een locatie te boeken: hoeveel mensen komen er? Ja, er zullen altijd mensen op het laatste moment afzeggen, maar ga daar niet op voorhand al vanuit. Zorg dat er voor iedereen plek is en bij voorkeur dat er nog wat plekjes over zijn, mochten er op het laatste moment nog mensen aanhaken die iets relevants te zeggen hebben.

Wat verwacht je van de catering?

Als je langere tijd gaat vergaderen, kun je het eigenlijk niet maken om een kan koffie mee te nemen van thuis en een pak koekjes van de supermarkt op tafel te leggen. Bij veel vergaderarrangementen is ook horeca beschikbaar. Bedenk op basis van je tijdsplanning goed wat je van de horeca wil. Het is fijn als ze op z’n minst koffie en thee schenken, maar misschien moet er ook wel een maaltijd verzorgd worden, of vind je het prettig als er misschien wat lekkers bij de koffie geserveerd wordt. Stuur ruim op voorhand een mail uit naar je werknemers met de vraag of er eventuele allergieën of dieetwensen zijn, zodat de horeca daar rekening mee kan houden.