Reactieve werksfeer? Zo voorkom je telkens bijspringen

Binnen jullie werkcultuur wordt verwacht dat je als betrokken teamlid direct inspringt om je collega's te helpen. Elk verzoek aanpakken, elke e-mail direct oppakken en elk telefoontje meteen beantwoorden laat zien dat je toegewijd bent. Lekker hands-on, toch? Totaal niet. 

Continu brandjes blussen is minder professioneel dan je denkt. Het maakt onproductief en is ontzettend slecht voor jouw concentratie. Het zorgt ervoor dat je minder werk verzet krijgt en je maakt ook nog eens meer fouten. Probeer het daarom echt te vermijden: ‘geef tijdens je werkdag zo min mogelijk toe aan onderbrekingen, onverwachte taken en zogenaamde spoedjes - ja, ook die van je baas!’, zegt Deusings. ‘Richt je op het werk dat echt belangrijk en dringend is.’

Onderscheid maken tussen dringend en “dringend” 

Soms kan je collega doen alsof zijn vraag van het grootste belang is, terwijl het achteraf slechts een geval van “tussen-de-oren” blijkt te zijn. Alles hiervoor uit handen laten vallen, is dan zonde van jouw tijd. Aan de andere kant is direct gehoor geven aan een klacht die net binnenkomt en tot mogelijk klantverlies kan leiden, wél dringend. Hoe maak je het onderscheid?

‘Iets is dringend als het onmiddellijk actie vereist. Dit betekent dat je niet kunt wachten met het afmaken van je huidige taak, omdat de vraag of het probleem binnen dertig minuten opgelost moet worden.’

Staat een collega dus weer voor de zoveelste keer aan je bureau, vraag jezelf dan af: Vraag jezelf af: ‘kan het een half uur wachten zonder dat er ernstige gevolgen zijn?’ Ja? Dan kun je eerst je huidige taak afronden en is het dus niet dringend.

Wat je dan zult zien, is dat de meeste zaken die op een dag op ons afkomen helemaal niet zo dringend zijn. Ze kunnen wachten tot je klaar bent met je huidige taken. ‘Ze voelen misschien heel dringend, maar ze zijn het niet. Wij of anderen zijn vaak gewoon bang om het te vergeten. Daarom kloppen we aan bij onze collega of stellen we even snel een vraag tussendoor — ‘Dan hoef ik er niet meer aan te denken’. maar jij wordt op zo’n wel mooi moment meegesleept in de emotie van de ander, waardoor je belangrijkere zaken laat vallen en in die reactieve modus schiet.’

Om daadwerkelijk rust te ervaren en toe te komen aan je eigen werk, wil je dit dus voorkomen. Geef niet toe aan verzoeken die dringend lijken uit angst ze te vergeten of vanwege de opgeblazen urgentie.

‘Wanneer anderen urgentie creëren, moet jij de ruimte nemen om rustig na te denken.’

• ‘De klant wil een update over het project. Kun je dit nu meteen afhandelen?’ Jij: ‘Ik snap dat hij het snel wil, maar ik moet daar nog echt even goed naar kijken. Niet “snel”. Vandaag heb ik daar geen ruimte voor. Ik kijk er morgen even rustig naar.’ 
• ‘We hebben negatieve comments gekregen op je laatste artikel. Kun je het z.s.m. aanpassen?’ Jij: ‘Dank dat je het meldt, maar ik sta achter wat ik heb geschreven. We doen er verder niets mee.’
• ‘Ik bedacht me ineens dat ik volgende week die presentatie heb. Ik was het helemaal vergeten in alle drukte. Ik heb echt even jouw input nodig.’ Jij: ‘Kan gebeuren, maar ik ben zelf ook bezig met iets dat echt af moet. Ik kan vanmiddag tijd voor je maken. Nu niet.’

Deze zaken voelen stuk voor stuk dringend, maar zijn het niet. Het is wel aan jou om hier verstandig mee om te gaan, omdat ze je afleiden van wat echt belangrijk is. Neem daarom de tijd om na te denken en durf de ruimte te creëren. 

Trek iemand weer aan je mouw, doe dan gerust het volgende:

1. Vraag om details: Begrijp de situatie volledig voordat je reageert. Bijvoorbeeld: “Wat is er precies aan de hand en wat heb jijzelf al gedaan om het op te lossen?”
2. Beoordeel de urgentie: Bepaal of het echt dringend is of alleen belangrijk lijkt. Vraag jezelf: “Wat is het ergste dat gebeurt als ik dit niet direct doe?”
3. Prioriteer: Plaats het verzoek in de context van je huidige werkdruk en prioriteiten. Denk na: “Kan dit wachten tot ik met x klaar ben?”
4. Manage verwachtingen: Bepaal samen een realistische aanpak en tijdlijn. Stel voor: “Vind je het goed als ik hier straks of morgen naar kijk?”

Zo zorg je ervoor dat je niet overweldigd raakt door schijnbaar dringende verzoeken en dat je gefocust blijft op wat echt belangrijk is: jouw werkzaamheden, niet het blussen van andermans brandjes.

Björn Deusings

Björn Deusings is een productiviteitsexpert en eigenaar van Tijdwinst.com, een trainingsbureau gespecialiseerd in slimmer werken. Hij is auteur van de bestseller “Elke Dag om 15.00 Klaar” en host van de Tijdwinst Podcast. Eind dit jaar verschijnt zijn tweede boek ‘Full Focus'.