Vijf tips om de kunst van feedback geven te beheersen
Zowel feedback ontvangen als geven is en blijft een uitdaging, vooral in werksituaties waarin je nauw samenwerkt of hiërarchie een rol speelt. Uit onderzoek van Holaspirit* blijkt dat feedback een negatief effect heeft op het functioneren van één op vijf Nederlanders. Hoe kunnen we feedback geven zodat we elkaar helpen in plaats van belemmeren? In dit artikel lees je vijf tips die je in gedachten moet houden wanneer je van plan bent om opbouwende feedback te geven.
Tekst: Sofia Graniello, Hoofd Content bij Holaspirit
1. Vraag om een 1-1 feedbacksessie
‘Mag ik je feedback geven?’ is de eerste vraag die je stelt. Het is belangrijk om te peilen of iemand openstaat voor feedback, omdat niet iedereen op elk moment klaar is om dit te ontvangen. Mensen kunnen zich niet op hun gemak voelen of overvallen worden door de boodschap. Door het te vragen geef je hun controle en de kans om in te stemmen of niet. Op deze manier vergroot je de kans dat de feedback positiever wordt ontvangen.
2. Focus op de acties, niet op de persoon
Het is een kunst om niet beschuldigend over te komen. Ken je het hamburgermodel al? Dit is een feedbackstructuur waarbij de feedback begint en eindigt met positieve opmerkingen (de 'broodjes' van de hamburger), terwijl de constructieve feedback (de 'burger') in het midden wordt geplaatst. Zorg ervoor dat de impact van de feedback niet verloren gaat. Dit doe je bijvoorbeeld door het vermijden van vage taal.
3. Maak de boodschap specifiek
Feedback ontvangen kan stressvol en verwarrend zijn. Geef daarom specifieke voorbeelden en doe dit snel. Als er te veel tijd verstrijkt kan de herinnering vervagen. Door iemand sneller aan te spreken vergroot je de kans dat de feedback wordt gekoppeld aan recente gebeurtenissen, waardoor het direct effectiever wordt. Stel, als een collega voor een groep heeft gesproken kun je zeggen: ‘Je toespraak was goed; je sprak duidelijk en nam voldoende pauzes. Echter, waren je handen erg actief wat afleidde. Met wat oefening kun je dat verbeteren. Ga zo door!’.
4. Bied voortdurend ondersteuning
Het geven van feedback aan je collega is niet eenmalig, maar een voortdurend proces. Check regelmatig bij de ontvanger of er vooruitgang is geboekt op de besproken aandachtspunten. Dit kun je bijvoorbeeld informeel doen bij het koffiezetapparaat of via een geplande follow-up wekelijks of maandelijks. Door regelmatig in te checken geef je de ontvanger de kans om eventuele uitdagingen te bespreken.
5. Vergeet niet om waardering te tonen
Vergeet niet om schouderklopjes te geven. Naast het geven van feedback is het belangrijk om prestaties te vieren. Laat je collega’s of team weten dat je hun inzet waardeert. Dit draagt bij aan een positieve cultuur waarin mensen graag samenwerken. Het creëren van een sfeer van waardering helpt ook om het team gemotiveerd te houden, zelfs tijdens uitdagende momenten.
Feedback geven en ontvangen is niet eenvoudig, maar het is een vaardigheid die we allemaal moeten ontwikkelen. Op de juiste manier feedback geven draagt niet alleen bij aan persoonlijke groei, maar bevordert ook organisatorische verbetering. Het is een voortdurend proces dat gericht is op het identificeren en aanpakken van zwakke punten, het verbeteren van prestaties en het stimuleren van groei.
*Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoeksbureau Multiscope in opdracht van Holaspirit onder 1.248 Nederlanders.
Dit is een artikel uit Baaz September 2024, lees hem hier digitaal!
Lees meer
