Het nut van een geautomatiseerde receptie voor jouw onderneming
In een tijd van digitalisering en de toename van het gebruik van Artificial Intelligence en Virtual Reality, kun je je afvragen of een digitale receptie voor jou iets toevoegt. Wordt het contact van klanten en leveranciers juist gewaardeerd door een fysiek persoon aan de receptie, omdat jouw locatie dit vraagt? Of kunnen de processen aan de receptie ook (deels) worden vervangen door handige snufjes? Je leest het hier!
Professionele uitstraling
We willen hiermee niet zeggen dat jouw ontvangstbalie of receptionist(e) geen professionele indruk maakt, maar het kan nog een niveau hoger met software die van jouw gewone receptie een zeer praktische en deskundige digitale receptie maakt. Via de software presenteer je je op vakkundige wijze aan je doelgroep. En die eerste indruk kun je maar één keer maken, daarom doe je er goed aan de eerste kennismaking of uitnodiging van klanten of leveranciers professioneel in te vullen.
Gestroomlijnde administratieve processen
Een extra voordeel is het automatiseren van een aantal taken aan de receptie. Afspraken maak je namelijk via de software en niet meer persoonlijk. Het weghalen van deze menselijke factor voorkomt het maken van fouten en tegelijkertijd kun je de persoon die deze taak niet meer hoeft af te handelen veel beter inzetten voor kwalitatief belangrijkere of veeleisende klussen.
Neem bijvoorbeeld het daadwerkelijk ontvangen van gasten. Nieuwe leveranciers, potentiële klanten; daar wil je als medewerker in de ontvangsthal je tijd voor nemen. Je wilt iemand die nog niet wegwijs in het pand is de eerste keer begeleiden in plaats van deze persoon of groep mensen alleen maar naar de lift wijzen. Je wint met een digitale receptie dus op meerdere terreinen.
Maar bovenal: verbeterde veiligheid!
Door het automatiseren van je receptie creëer je meer veiligheid op je locatie. Je weet namelijk te allen tijde wie er in het pand aanwezig zijn en waar mensen zich bevinden. Hoeveel gasten die de vluchtroutes niet kennen? Hoeveel vast personeel? Belangrijke afdelingen waar bij calamiteiten eerder hulp naartoe moet, zoals bijvoorbeeld een laboratorium? Je weet wie waar is en ook waar je bedrijfshulpverleners zich bevinden.
Tegelijkertijd maakt de software het mogelijk beter met de hulpdiensten te communiceren. Op het moment dat een noodsituatie uitbreekt kun je niet alleen direct beter handelen; wanneer na enkele minuten de hulpdiensten arriveren, heb je alle info bij de hand om hen tot in detail te informeren. Dit helpt hen weer bij een doelgerichte aanpak en voorkomt dat een probleem escaleert.
Al deze voordelen van een digitale receptie maken het besluit hierin te investeren dan ook hartstikke makkelijk!
Lees meer
