Een efficiënt HR-systeem: zo kan een portaal helpen
Een vlot lopend HR-proces kan het verschil maken in de dagelijkse gang van zaken. Medewerkers willen makkelijk hun loonstroken raadplegen of vakantiedagen aanvragen. Managers willen snel toegang hebben tot rapportages of evaluatieformulieren. En de HR-afdeling zoekt naar een manier om alles in goede banen te leiden, zonder tijd te verliezen aan stapels papierwerk. In dit artikel ontdek je hoe een digitaal platform veel kan betekenen voor je organisatie.
Wat is het?
Een hr portaal is in feite een centrale plek waar medewerkers en managers alle HR-gerelateerde zaken kunnen regelen. Denk aan het inzien van salarisstroken, het invoeren van ziekmeldingen en het aanvragen van vakantiedagen. Alles is online beschikbaar. Dat geeft je organisatie meer overzicht en voorkomt onnodig mailverkeer. Medewerkers hoeven niet langer te wachten tot de HR-afdeling tijd heeft om formulieren te verwerken. Zo win je veel tijd en voorkom je fouten. Bovendien kan iedereen met een internetverbinding snel inloggen, ook als hij of zij thuis of onderweg is.
Voordelen voor management en medewerkers
De manager en medewerker hebben elk hun eigen behoeften. Het management wil vaak snel inzicht in dingen als verzuimcijfers en personeelskosten. Met een goed ingericht portaal kun je die informatie snel genereren. Dat scheelt veel uitzoekwerk. Voor de medewerker is het fijn om zelf regie te hebben over zijn of haar gegevens. Als iemand wil weten hoeveel vakantiedagen er nog over zijn, logt hij gewoon in. Ook kan men vaak zelf gegevens aanpassen, zoals een adreswijziging. Dat spaart de HR-afdeling werk en geeft meer eigenaarschap aan de medewerker.
Meer transparantie en minder fouten
Door alle informatie op één plek te houden, wordt het proces transparanter. Iedereen ziet dezelfde gegevens. Er is geen verwarring meer over welke versie van een document de juiste is. Neem bijvoorbeeld contracten of beoordelingsformulieren. Die kun je in het portaal centraal opslaan. Is er een aanpassing nodig? Dan doe je dat één keer. Zo verklein je de kans op fouten. Daarbij zie je meteen wie welke toestemming heeft gegeven of welke wijzigingen zijn doorgevoerd. Een audittrail kan handig zijn om later te controleren of alles volgens procedure is gegaan.
Laat je medewerkers meedenken en oefen geduld
Implementeren van een portaal is niet alleen een kwestie van software aanschaffen. Het is ook een veranderproces. Neem de tijd om je personeel te informeren en eventueel te trainen. Als mensen zien hoe het ze kan helpen, zijn ze eerder enthousiast. Geef ruimte voor vragen en feedback. Misschien willen sommigen graag een handleiding of een korte training. Anderen vinden het meteen logisch. Door samen te werken en duidelijk te communiceren, maak je de overstap soepeler. Uiteindelijk levert het voor iedereen tijdwinst en gemak op. En dat is precies wat je zoekt in een moderne, efficiënte organisatie.
Lees meer
