Kantoorverhuizing? Zo zorg je dat alles ontspannen verloopt!
Een kantoorverhuizing is vaak een stressvolle aangelegenheid. Of het nu is omdat het bedrijf gaat uitbreiden of omdat het huidige kantoor niet meer voldoet, het is zaak dat het snel en vlekkeloos verloopt. Het liefst zonder dat het werk al te veel belemmert wordt. Als je deze kantoorverhuizing goed van tevoren plant en rekening houdt met een aantal dingen, dan kan het ook best ontspannen verlopen zonder al te hoge kosten. Zo kun je namelijk je tijd nemen om te zoeken naar de goedkoopste verhuisdozen, een geschikte schoonmaker en het maken van een gedetailleerde planning. Wat zijn nog meer dingen waar je rekening mee dient te houden? Wij hebben een aantal tips voor een vlekkeloze kantoorverhuizing op een rijtje gezet!
1. Kies een vaste coördinator
Chaos is natuurlijk datgene wat je het liefst zoveel mogelijk wilt voorkomen. Als alles door elkaar heen loopt, dan is de kans natuurlijk groot dat er dingen worden vergeten. Dit kun je voorkomen door een vaste coördinator aan te stellen. Zij zijn verantwoordelijk voor de planning en zorgen ervoor dat alles soepel verloopt. Hier kunnen medewerkers dan ook terecht voor vragen en opmerkingen.
2. Verhuismateriaal ruim van tevoren in huis halen
We raden je aan om het verhuismateriaal ruim van tevoren in huis te halen. Stel samen met de coördinator een lijst op. Denk aan verhuisdozen in verschillende maten, zo kun je alles makkelijk organiseren. De spullen van iemands bureau kunnen makkelijk in een kleine verhuisdoos, maar voor alle borden en kopjes van de kantine heb je misschien een grote verhuisdoos nodig. Zorg ervoor dat alles een paar weken van tevoren al klaar staat. Zo kunnen werknemers ook rustig hun spullen inpakken. Als ze even 10 minuten moeten wachten op een meeting, of bijvoorbeeld een kwartiertje eerder klaar zijn.
3. Doe het in etappes
Bij elke kantoorverhuizing is het natuurlijk prioriteit dat er zo veel mogelijk doorgewerkt kan worden. Daarom raden we je aan om het in etappes te doen. Bepaalde dingen zoals bijvoorbeeld de kantoorplanten, of kunstwerken die aan de muur hangen, kunnen natuurlijk alvast verhuisd worden. Dit soort bijzaken kun je het beste van tevoren al verhuizen. Zo kun je ervoor zorgen dat de uiteindelijke verhuizing minder tijd in beslag neemt.
4. Opruimen en reorganiseren
Een kantoorverhuizing is natuurlijk het ideale moment om even een grote schoonmaak door het kantoor te halen. Ga door de oude documenten en digitaliseer wat mogelijk is. Dingen die je niet meer gaat gebruiken zoals oude stoelen of monitors kun je verkopen via het internet. Is het veel? Dan kun je ook een bepaalde dag organiseren waarop geïnteresseerden de spullen kunnen komen halen. Scheelt jou weer in de verhuiskosten als het niet mee hoeft naar de nieuwe locatie.
5. Geef jezelf voldoende tijd
Als laatste tip: geef jezelf voldoende tijd! Wacht niet tot de laatste dagen met de verhuizing, maar doe het bijvoorbeeld een week eerder. Dit zorgt misschien voor iets hogere kosten, maar zo weet je in ieder geval zeker dat alles op tijd geregeld wordt. Na de verhuizing moet het oude kantoor natuurlijk ook nog bezemschoon opgeleverd worden en dat kan ook nog best veel tijd in beslag nemen. Hopelijk heb je wat aan deze tips en we wensen je een vlekkeloze verhuizing toe!
Lees meer
