Wat is nog het nut van vaste telefonie voor ondernemers?

Een telefoon die niet opgenomen wordt is geen ‘vervelend akkefietje’. Het is een serieus probleem dat de totale economie en bedrijven afzonderlijk handenvol geld kosten. Volgens onderzoek verliezen bedrijven jaarlijks honderdduizenden euro's aan medewerkers die telefoons niet opnemen. Twintig procent van de bellers krijgt geen direct contact, waarvan twee procent nooit iemand te spreken krijgt. Het zorgt voor veel frustratie bij klanten en prospects.

Flexibiliteit

De boodschap is duidelijk: jij en je medewerkers moeten altijd en overal telefonisch bereikbaar zijn. Nederland is een 24/7 maatschappij geworden. Gemiste gesprekken en 'eeuwige bezettonen' kosten dus business.

Omdat we tegenwoordig niet meer aan een vaste werkplek gebonden zijn, gebruiken kleine organisaties nog wel eens alleen mobiele telefonie. Dat lost het probleem echter deels op. Mobiele nummers staan niet professioneel en de bereikbaarheid is nauwelijks te configureren. Zo kun je bijvoorbeeld niet automatisch doorschakelen, of je voicemail op gezette tijden aan- of uitzetten.

De chaos is nog groter wanneer organisaties vaste en mobiele telefoons tegelijkertijd gebruiken. Werknemers vergeten hierbij onder meer vaak om de vaste telefoon door te schakelen naar de mobiele telefoon als zij niet op kantoor aanwezig zijn.

Flexibele, virtuele telefooncentrale

Gelukkig is er een modern alternatief: een flexibele, virtuele telefooncentrale. Een voorbeeld hiervan is One Net Express voor klein zakelijk van Vodafone. Deze dienst neem je op abonnementsbasis af en eenmalige investeringskosten zijn er daarom niet. Daarmee heb je wel de lusten, maar niet de lasten van een volwaardige telefooncentrale. Het 'in de lucht' houden van de oplossing is niet jouw verantwoordelijkheid, maar die van de aanbieder. Zo'n centrale geeft je bovendien de nodige flexibiliteit.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van een virtuele telefooncentrale?

1. Mobiele bereikbaarheid met een vast nummer
   Bij Het Nieuwe Werken past flexibele bereikbaarheid. Iedereen is altijd op een enkel vast nummer overal bereikbaar. Zodat prospects, klanten en collega's minder makkelijk 'misgrijpen'. Op kantoor, maar ook onderweg of thuis. Zo hoef je maar een nummer per medewerker te communiceren. En ben je meteen van die amateuristisch ogende 06-nummers verlost.
2. Functionaliteit van een 'volwaardige' telefoniecentrale
   Dat de centrale in de cloud staat, wil niet zeggen dat de functionaliteit onderdoet voor een on-premise-oplossing. Een goede hosted centrale heeft functies als een 'hunt-groep'. Daarmee stel je bij een bezettoon een keten van medewerkers in. De centrale schakelt het gesprek vervolgens net zo lang door tot iemand opneemt. Zo voorkom je onbeantwoorde gesprekken. Maar denk ook aan functies als onbeperkt bellen naar vaste en mobiele nummers in Nederland.
3. Eenvoudig beheer
   Je hebt wel wat beters te doen dan je door lastige instelmenu's en moeilijke configuraties te worstelen. De beheerportals van een cloudoplossing zijn meestal eenvoudig en logisch van opzet, zodat iedereen gemakkelijk zijn eigen bereikbaarheid kan managen.
4. Goede schaalbaarheid
   Je hebt wellicht grote ambities met je organisatie. Dan zit je niet te wachten op een provider die 'moeilijk doet' als je in een rap tempo extra aansluitingen wenst. Een telefoniecentrale uit de cloud moet probleemloos meegroeien in jouw tempo. 

Een goede bereikbaarheid is ook voor kleinere bedrijven en groeiende startups realiseerbaar. Die bezettoon mag nooit meer de reden zijn van een misgelopen deal.

Marc Koehler van Superlofts vertelt in onderstaande video het belang van zo'n flexibele telefooncentrale, die bovendien gemakkelijk meegroeit met zijn bedrijf.