Gastexpert: Bring Your Own Device

Werkgeversaansprakelijkheid

Als je de wet naslaat op het onderwerp werkgeversaansprakelijkheid bij byod kom je zeker geen direct aanknopingspunt tegen. Dit betekent echter niet dat een werkgever hier geen verantwoordelijkheid heeft. De wettelijke regeling rond aansprakelijkheid voor een werkgever bij byod is dezelfde als die bij het gebruik van een heftruck of kraanwagen. De hoofdregel is dat een werkgever verplicht is om de gereedschappen waarmee gewerkt wordt, op zodanige wijze in te richten én te onderhouden, dat de werknemer geen schade lijdt bij het uitvoeren van werkzaamheden. Dit is alleen maar anders als de werknemer zelf bewust roekeloos of opzettelijk heeft gehandeld.

Wat betekent dit nu praktisch bij byod?

In het geval dat een werknemer met zijn eigen smartphone, bedrijfs-e-mails leest, handelt hij binnen de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst. Als de smartphone op dat moment wordt gehackt en vertrouwelijke bedrijfsinformatie van klanten openbaar wordt, ben jij als werkgever aansprakelijk voor de schade. Ook in de situatie dat een werknemer zijn werkzaamheden uitvoert met behulp van software waarvoor hij niet de correcte licentie bezit, kun jij als werkgever worden aangesproken voor de schade. Als werkgever dien je de werknemer dus te voorzien van zodanige gereedschappen dat hij zijn werkzaamheden kan uitvoeren en ben je verantwoordelijk voor de inrichting en het onderhoud ervan.

Waar ligt dan de grens?

Als een werknemer niet binnen de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst handelt ben je uiteraard niet aansprakelijk voor de schade. Voorbeeld hiervan is een werknemer die illegaal films of games downloadt. In dat geval is de werknemer zelf aansprakelijk voor de eventuele schade. Maar zolang de werknemer zijn werk doet, ben je dus aansprakelijk. Ongeacht de afspraken hierover in de arbeidsovereenkomst.

Wat kun je doen?

Een veelgehoorde oplossing is dat werkgevers doorlopend de apparatuur van werknemers controleren. Naast de vraag of dit praktisch haalbaar is en echt resultaat oplevert, is het vaak in strijd met privacywetgeving. Het controleren van privézaken is namelijk slechts mogelijk indien de werknemer op de hoogte is van deze mogelijke controle. Ook moet duidelijk zijn voor welk doeleinde de controle geldt. Een betere manier om dit probleem aan te pakken is als volgt:

• Stel een byodreglement op. Hierin kun je opnemen welke apparatuur gebruikt mag worden, aan welke beveiligingseisen dergelijke apparatuur moet voldoen, wanneer je het recht hebt om apparatuur te controleren en dat de apparatuur voorzien moet zijn van adequate virusscanners.
• Maak duidelijk dat door het gebruik van byod een zorgplicht op werknemers rust die onder specifieke omstandigheden ook de privacy van werknemers kan beperken. Zorg ervoor dat je met werknemers in overleg gaat, over het periodiek updaten van de beveiligingssoftware op de byod-apparatuur. Werknemers moeten er ook van doordrongen zijn dat schade die zij veroorzaken en die niet in de uitvoering van de arbeidsovereenkomst zijn gelegen, ertoe kunnen leiden dat zij zelf aansprakelijk zijn.
• Indien je overweegt om een byod-reglement op te stellen, doe dit dan in overleg met de Ondernemingsraad. De Ondernemingsraad moet immers instemmen met reglementen die personeelscontrole of verwerking van personeelsgegevens betreffen. Zo zal de Ondernemingsraad altijd moeten instemmen met een maatregel zoals dat de werknemer op verzoek van de ict-afdeling altijd toegang dient te geven tot de op het apparaat opgeslagen informatie.

Voorkom byod gevaren

Omdat het fenomeen byod vrij nieuw is, is het belangrijk tijdig duidelijke afspraken te maken over hoe om te gaan met byod. Welke apparatuur mag wél of niét gebruikt worden door een werknemer binnen je organisatie? Wat mag er van wie verwacht worden op het gebied van adequate beveiliging? Welke mogelijkheden zijn er voor controlemaatregelen? Zorg dus voor een byodreglement. Dit geeft iedereen zekerheid, duidelijkheid en houvast voor het omgaan met dit lastige fenomeen.

Workshop Dossieropbouw

Op 12 januari 2016 geven Margit Eijsenga en Ronald Frommé de interactieve workshop Dossieropbouw en het nieuwe ontslagrecht. Zij vertellen je onder meer hoe je ervoor zorgt dat je jouw dossiers op orde krijgt en houdt. Enkele vragen die tijdens deze workshop behandeld worden zijn: 'Hoe richt je je functioneringsgesprekken goed in?', 'Wat zijn de gevolgen van het nieuwe ontslagrecht voor ontslag bij disfunctioneren?' en 'Welke eisen moet je stellen aan het dossier?' Kun je hier niet bij aanwezig zijn, maar wil je wel meer weten over dossieropbouw en ontslagrecht? Lees dan het boek 'Dossieropbouw en ontslag' van Margit.