Gastblog: Online samenwerken neemt vlucht in het MKB

Toekomstvaste technologie

Voor ondernemers is het meer en makkelijk zakendoen met behulp van de cloud. Dat vinden ze zelf ook, zo blijkt uit de MKB Cloud Barometer 2015 van KPN en Exact. Meer dan een kwart van de ondervraagde ondernemers is van mening dat ze met cloudoplossingen kiezen voor een meer toekomstvaste technologie die gemakkelijk meevormt met de organisatie. Daarnaast zijn veiligheid en lagere IT-kosten de voornaamste redenen voor ondernemers om te kiezen voor clouddiensten.

Uit de Barometer blijkt dat vrijwel alle ondernemers op de hoogte zijn van clouddiensten, maar een grote groep laat nog veel kansen liggen. Ten aanzien van opslag en backup werkt de helft van de ondernemers al wel met de cloud. Ook voor online samenwerken benutten ze steeds meer mogelijkheden. Ze maken ook meer gebruik van de cloud voor het delen van documenten en de beveiliging van PC’s, laptops, smartphones en tablets. Maar zeker ten aanzien van het gebruik van (marketing-) software en de online werkplek liggen er nog veel potenties in de cloud.

Onderlinge samenwerking

Met de cloud kunnen medewerkers altijd en overal werken en hebben ze veilige toegang tot de bedrijfsdata. Dat wordt door de ondernemers als grootste winst gezien, zo blijkt uit de Cloud Barometer. Onderlinge samenwerking van werknemers kan aanzienlijk gemakkelijker verlopen als bestanden via de cloud kunnen worden gedeeld. Wanneer medewerkers aan een project of planning werken, kan iedereen altijd bij de documenten en is in één oogopslag te zien welke de laatste versie is. Bovendien kan alles real-time gedeeld en bewerkt worden, ook met bijvoorbeeld klanten of leveranciers. Los van het feit dat iedereen altijd en overal kan werken, zorgt het ook voor een veel efficiëntere samenwerking. Daarnaast speelt een onderneming beter in op de toenemende wens van werknemers om de werktijden flexibel in te delen.

Telefonie en videoconferencing

Het aantal ondernemers dat clouddiensten als Voice over IP afneemt of overweegt af te nemen is ook flink gestegen. Met name de belangstelling voor videobellen en videoconferencing is afgelopen jaar meer dan verdubbeld, een kwart van de ondernemers ziet hier mogelijkheden of gebruikt ze al. Met deze cloudoplossingen kunnen medewerkers gemakkelijk op afstand met elkaar vergaderen of tijdens een videogesprek samen aan een document werken.

Websitehosting

Oplossingen voor webhosting zijn ook voor het merendeel van de ondernemers een dienst die ze graag in de cloud zien ondergebracht. Naast het hosten van een website, behoort ook een veilige webshop tot de cloudmogelijkheden. Voor wat betreft de vindbaarheid van een site biedt de cloud tevens oplossingen met marketingtools waarmee een onderneming hoger in de online zoekresultaten naar boven komt.

Inzichtelijke kosten

Bijna de helft van de ondernemers is van mening dat het overstappen naar clouddiensten hen meer inzicht biedt voor wat betreft de kosten. Ondernemers kunnen zo gerichter investeren en het is ook gemakkelijker om diensten uit te breiden of juist capaciteit af te schalen wanneer de bedrijfssituatie daar om vraagt. Zeker voor het MKB, waar het belangrijk is snel op ontwikkelingen in te spelen, is dat een waardevolle afweging om te kiezen voor cloudoplossingen.

Privacyoverwegingen

Veel ondernemers geven aan dat ze uit privacyoverwegingen nog hun twijfels hebben bij het werken in de cloud. Dit is een van de grootste misvattingen, mits er wordt gekozen voor een betrouwbare en veilige leverancier. De opslag van data in de cloud (op een externe server) is vaak vele malen veiliger dan het beheer in eigen huis. Vooral omdat bij extern beheer de servers in streng beveiligde datacenters staan. Bovendien hoeven ondernemers die kiezen voor deze oplossing zich geen zorgen te maken over up-to-date virusscanners of ander beveiligingssoftware, omdat dit allemaal door de leverancier wordt geregeld. Met veilig databeheer is overigens ook de continuïteit van de bedrijfsvoering gewaarborgd, want alle bedrijfsinformatie is altijd en overal beschikbaar.

Eigen regie

De afhankelijkheid van derden blijkt voor veel ondernemers ook een overweging te zijn om (nog) niet naar de cloud over te stappen. En dat terwijl organisaties juist bij de keuze voor betrouwbare cloudoplossingen vrijwel helemaal zelf de regie kunnen houden in hoe ze de eigen ICT het best vorm kunnen geven. Een goede en betrouwbare ICT-dienstverlener helpt ondernemers de drempel naar de cloud over te stappen en laat ze kennis maken met de ongekende mogelijkheden die leveranciers in de cloud hen te bieden hebben.