‘Met dit inzicht kan ik veel beter top-down managen’

DataroomServices maakt voor haar klanten bedrijfsgevoelige informatie controleerbaar en beheersbaar. Deze klanten zijn voornamelijk het midden- en kleinbedrijf en multinationals. De focus van DataroomServices ligt op het beheersen van bedrijfsinformatie in fusies en overnameprocessen, maar ze worden steeds vaker ingezet bij corporate housekeeping en contract management-trajecten. Hierbij komt veel vertrouwelijke informatie langs, die Vincent en zijn collega’s ordenen en waarbij ze zorgen dat de juiste informatie bij de juiste persoon terechtkomt. ‘Als je jouw bedrijf wilt verkopen en je bent een multinational met informatie op meerdere plekken, dan mag niet iedereen alles van elkaar weten. Wij verzamelen al die informatie en bundelen deze in een cloudomgeving’, legt Vincent uit over het dataroomproces. ‘Het proces en die omgeving worden door ons beheerd. Wij zorgen dat alle documenten de juiste juridische naamgeving meekrijgen en zorgen dat de betrokken adviseurs alleen de informatie krijgen die voor hen relevant is. Hierdoor verloopt de hele informatiestroom stukken efficiënter.’

De overstap

Veel van dit werk gebeurt op urenbasis en dan is het niet praktisch om verschillende systemen naast elkaar te hebben draaien. ‘We gebruikten eerst een combinatie van twee andere programma’s. Ik was echter niet te spreken over de dienstverlening en besloot toen we de kans kregen om mee te doen met een pilot van de nieuwe cloudoplossing van Exact om over te stappen', vertelt Vincent. ‘Ik zag het zitten omdat je een SaaS-oplossing hebt die voor iedereen overal beschikbaar is. Je hebt zowel je project- als financiële administratie meteen bij de hand. Die koppeling maakt het voor mij een ideale oplossing. Hierdoor kan ik met onze projectmanagers praten in hun taal en tegelijkertijd naar mijn managementteam treden en ze aanspreken in termen die zij begrijpen en met informatie die voor hen relevant is.’ Nadat hij inzicht kreeg in de online omgeving kon DataroomServices meedraaien in een controlled release. ‘Toen was de keuze snel gemaakt.’ Toch moesten er wel enkele zaken veranderen in de manier waarop werd gewerkt, vertelt Vincent: ‘Zo’n SaaS-oplossing vereist dat je je eigen processen omzet naar wat de oplossing je biedt, dat is af en toe lastig. Ik ben toch nog wel een tijdje bezig geweest om te ontdekken wat het pakket me allemaal te bieden had. Inmiddels zijn alle processen gestroomlijnd met het pakket en hebben we er veel profijt van.'

Snel overzicht voor iedereen

Het verbeterde inzicht is niet alleen voor Vincent zelf praktisch, alle medewerkers profiteren ervan. ‘Een projectmanager heeft volledig inzicht in wbs (work breakdown structures), waarin je van tevoren je project kunt definiëren en meteen een urenoverzicht krijgt. Je kunt van dag tot dag meteen zien waar je project staat. Ik draai gewoon een Excelsheet uit met een totaalplaatje en kan daar snel feedback op geven. Je kunt met deze oplossing veel beter top-down managen.’ Vincent merkt wel dat hij een ‘zware gebruiker’ is van de oplossing. ‘Ik heb inmiddels ook een favoriete supportmedewerker, die gelukkig vaak tijd voor me vrij kan maken. Er is ruimte voor verbetering, maar ik ben zeer tevreden over de samenwerking en de oplossing die wordt geboden. Ik heb het anderen ook aangeraden. Alle informatie is natuurlijk beschikbaar op mijn telefoon en als ik met mensen spreek, vraag ik wat ze willen weten. Dan zie je dat iedereen toch een beetje jaloers is.’