Collectief ontslag, zo pak je het aan

Collectieve ontslagen, je ziet ze steeds vaker voorbijkomen. Vooral in de bouw vielen er klappen, terwijl er ook in andere sectoren flinke reorganisaties op touw werden gezet. Een nachtmerrie voor de medewerkers die ineens bij het UWV om een uitkering moeten vragen, maar net zo pijnlijk voor jou als werkgever. Je beste mensen houd je immers het liefste in huis, zeker diegenen met wie je samen je onderneming van grond af hebt opgebouwd. Hebben alle bezuinigingsmaatregelen niet geholpen en staat het water je nog steeds aan de lippen, dan zit er niets anders op dan de bezem door je personeelsbestand te halen.

Dat is het moment waarop ondernemers Margit Eijsenga aankloppen voor advies en bijstand. Want ontsla je meer dan twintig werknemers, dan is er sprake van een collectief ontslag en krijg je te maken met een hele lijst aan regels en verplichtingen. Aan Margit de taak om te zorgen dat alle te nemen stappen zorgvuldig en correct worden doorlopen. De situatie is immers al pijnlijk genoeg en een gang naar de rechter wil je het liefst voorkomen. Om je een idee te geven van wat er allemaal komt kijken bij een collectief ontslag, heeft Margit de stappen die zij met haar klanten doorloopt op een rij gezet.

10-stappenplan bij collectief ontslag

1 Welke afdelingen en welke medewerkers?

Als ondernemer heb je natuurlijk de vrijheid om te bepalen wat je met je onderneming doet en van welke afdeling of mensen je afscheid neemt. Organiseer je echter een collectief ontslag, dan ben je verplicht om je te houden aan objectieve maatstaven. ‘Veel werkgevers kiezen voor een persoonlijke benadering waarbij ze bepaalde werknemers uit de wind proberen te houden, maar dat mag niet’, bevestigt Margit. Om willekeur te voorkomen is er een zogenoemd afspiegelingsbeginsel waarbij je selecteert op basis van de leeftijd van een personeelslid en de periode dat hij binnen je bedrijf werkzaam is. Er is wel ruimte voor uitzondering, maar dan moet je wel een goed verhaal hebben waarom iemand anders het veld moet ruimen. ‘Om te voorkomen dat je voor jezelf een wenselijke situatie op papier zet waarbij je persoonlijk voorkeuren voor werknemers laat gelden, is het aan te raden vanaf het allereerste begin dat je over collectief ontslag nadenkt een deskundige in te schakelen’, adviseert Margit met klem.

Vraag: Moet ik rekening houden met geslacht en afkomst?

Margit: ‘Nee. Daar hoef je geen rekening mee te houden, maar het mag ook niet discriminerend zijn. Wanneer een werknemer vermoedt dat dit wel het geval is kan hij onder andere naar de Commissie Gelijke Behandeling stappen, maar ook het ontslag aanvechten.’

2 Reorganisatie uitwerken

Om het collectief ontslag goedgekeurd te krijgen, moet je de bedrijfseconomische noodzaak ervan kunnen aantonen. Dat doe je bijvoorbeeld met een financiële onderbouwing, een accountantsverklaring over de slechte toestand van je onderneming, bankbrieven, een marktprognose/ orderportefeuille en een overzicht van aflopende contracten en projecten et cetera. Ook maak je een liquiditeitsbegroting voor de komende zes maanden waarin je het verschil laat zien tussen wat er gebeurt als je de ontslagen doorvoert en hoe je onderneming er over een half jaar uitziet zonder deze aanpassingen.

Vraag: Moet je op het randje van de afgrond balanceren voordat je een collectief ontslag kunt aanvragen?

Margit: ‘Het antwoord op die vraag is genuanceerd. Je moet in ieder geval wel kunnen aantonen dat het heel slecht gaat. Het UWV toetst wel marginaal, komt er uiteindelijk een rechter bij kijken dan zal die dieper op de zaak ingaan. Dat betekent echter niet dat je je papieren niet goed op orde moet hebben. Ook het UWV keurt een collectief ontslag alleen goed als je kunt aantonen dat daar economische noodzaak voor is. Uit voorzorg twintig of meer man ontslaan wordt lastig.’

3 Zijn er vakbonden betrokken?

Wanneer er meer dan twee werknemers zijn aangesloten bij een vakbond, ben je verplicht deze vakbond in te lichten.

4 Melding maken bij UWV Werkbedrijf

Naast een gedegen onderbouwing moeten de voorgenomen ontslagen gemeld worden bij het UWV. Houd er rekening mee dat er bepaalde termijnen en wachttijden gelden. ‘Een collectief ontslag kan binnen een paar maanden rond zijn’, vertelt Margit. ‘Maar dan moet je wel al je papieren op orde hebben en de verplichte stappen zorgvuldig doorlopen. Mis je documenten of zijn zaken niet volgens de voorschriften geregeld, dan loop je vertraging op.’

5 De OR om advies vragen

In deze fase van het traject, licht je ook de Ondernemingsraad (OR) in en vraag je om advies. Tot dat laatste ben je verplicht, je moet je reorganisatieplannen voorleggen en de personele gevolgen toelichten. Sommige onderdelen van een reorganisatie kunnen zelfs instemmingsplichtig zijn. De OR mag hier vervolgens op reageren. Mocht het een negatief oordeel geven, dan moet je in beginsel een maand wachten met verdere doorvoering van het ontslag zodat de OR de tijd heeft om bij de Ondernemerskamer tegen je plannen in beroep te gaan. Dat de Ondernemerskamer een reorganisatie afwijst, heeft Margit zelf nog nooit meegemaakt. ‘Vaak loop je als OR achter de feiten aan’, legt ze uit. ‘Als een ondernemer toch doorpakt, kun je de reorganisatie bijna niet meer terugdraaien. De tijd haalt dan de situatie in waardoor de Ondernemerskamer niet zo snel zal gaan dwarsliggen.’ Dat neemt niet weg dat de Ondernemerskamer roet in het eten kan gooien en soms zelfs kan oordelen dat een reorganisatiebesluit moet worden ingetrokken. ‘Bovendien’, voegt Margit toe, ‘wil je dat je reorganisatie voortvarend verloopt, dan is het wel raadzaam om de OR (en achterban) aan je zijde te krijgen.’

6 Ontslagaanvragen indienen bij het UWV

Een melding bij het UWV heb je al gemaakt, maar de ontslagaanvragen moet je nog indienen. Dit kun je doen wanneer je alle voorgaande stappen hebt doorlopen en de OR op de hoogte is. Het UWV zal vervolgens toetsen of de ontslagen gerechtvaardigd zijn en beslissen of de ontslagvergunningen worden verleend.’

Vraag: Kun je voor elke werknemer ontslag aanvragen bij UWV?

Margit: ‘Ja, maar het kan best zijn dat de door het UWV verleende ontslagvergunning alsnog niet kan worden ingezet. Zo is het bijvoorbeeld raadzaam om werknemers die ziek zijn te ontslaan via een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter. Zo komt vast te staan dat het ontslag geen verband houdt met enig opzegverbod.’

7 Goede afvloeiingsregeling of sociaal plan opstellen

Als werkgever ben je niet verplicht om aan deze stap te voldoen. Het UWV toetst dit onderdeel ook helemaal niet. Wil je draagvlak creëren onder je werknemers en op een goede manier uit elkaar gaan dan is het echter aan te raden met goede afvloeiingsregelingen (voor kleine bedrijven) of een Sociaal Plan (voor grotere bedrijven) te komen. Bovendien zal het ontbreken van een dergelijk plan niet gewaardeerd worden door de rechter, mocht je daar terechtkomen. ‘Een rechter zal in dat geval al snel oordelen dat je je verantwoordelijkheid moet nemen en moet zorgen voor een zachte landing voor je werknemers’, bevestigt Margit. Natuurlijk kan het zo zijn dat je simpelweg geen middelen hebt om die zachte landing te verzorgen, maar dat moet je dan wel kunnen aantonen.

8 In gesprek met je werknemers

Een pijnlijke, maar noodzakelijke stap: je werknemers inlichten over je plannen. Hoe pak je dat het beste aan? Margit: ‘Ik raad aan om allereerst een bijeenkomst in te plannen met alle medewerkers waarin je met en spreadsheet in grote lijnen vertelt hoe de zaken ervoor staan. Je vertelt dat het slecht gaat, ontslagen onvermijdelijk zijn en je de werknemers die het betreft persoonlijk zult benaderen.’ Margit zit zelf meestal ook bij deze bijeenkomsten zodat ze vragen van werknemers direct kan beantwoorden. Of ze ook bij de individuele gesprekken zit, hangt af van de wensen van de ondernemer. Wel geeft ze altijd haar telefoonnummer aan de werknemers zodat ze met vragen bij haar terecht kunnen.

Vraag: Moet je werknemers aansporen zelf ook een adviseur in de arm te nemen?

Margit: ‘Ja. Dat raad ik wel aan. Je maakt het proces steviger en voorkomt dat een werknemer zich in een hoekje geduwd voelt, zich door emoties laat leiden en dwars gaat liggen.’

9 Individuele gesprekken voeren en onderhandelen over de vaststellingsovereenkomst

De ontslaggesprekken zijn voor zowel werkgever als werknemer een nare aangelegenheid. Om het zo soepel mogelijk te laten verlopen, raadt Margit aan alvast de ontslagbrieven klaar te hebben en de vaststellingsovereenkomst te overhandigen. Dit maakt de stand van zaken voor alle partijen duidelijk en geeft een opening voor onderhandeling. ‘Zorg wel dat je je werknemers zoveel mogelijk gelijk behandelt’, benadrukt Margit. ‘Niets wekt bij een werknemer meer weerstand op dan een collega die met een veel hoger bedrag mag vertrekken. Ga je uitzonderingen maken en wordt dat ondanks het geheimhoudingsbeding bekend onder andere werknemers, dan snij je jezelf in de vingers. Wel is het zo dat je nuances aan kunt brengen. Zo is het voor de ene werknemer van groot belang dat het concurrentiebeding geschrapt wordt, terwijl een iets ruimer outplacementbudget voor oudere werknemers die lastiger een nieuwe baan kunnen vinden juist gewenst is. Dat soort nuances zijn verdedigbaar, ook voor de rechter.’

10 Resterende groep ontslaan

Kom je er met de vaststellingsovereenkomst niet uit, dan zet je de procedure bij het UWV voort. Voor zieke werknemers start je een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter.