Tien tips om openstaande vorderingen beter te managen

Het gemiddelde bedrag dat bij incassozaken open stond was 6.000 euro. Maar het aantal oninbare vorderingen waarvoor geen incassozaak werd gestart, is vele malen hoger. In 2013 kregen zelfs acht van de tien ondernemingen te maken met het faillissement van een afnemer waardoor ze helemaal naar het geld konden fluiten. Als je dan voor een groot bedrag aan facturen open hebt staan, kun je buiten je schuld zomaar failliet gaan en dat is natuurlijk meer dan zuur.

100.000 euro geen uitzondering

Incassoprocedures worden steeds omvangrijker. Een belang van 100.000 euro is geen uitzondering meer. Ook staan vorderingen steeds langer open: ruim veertig dagen. Middelgrote ondernemingen hebben het vaakst facturen uitstaan bij buitenlandse klanten (36 procent). Kleine bedrijven en ZZP’ers juist bij opdrachtgevers in eigen land (33 procent).

Tijd voor inzicht en verbetering: succes verzekerd

De crisis is de nieuwe werkelijkheid. Rechtsbijstand experts krijgen steeds vaker met curatoren te maken. Ondanks dat 58 procent van de bedrijven aangeeft bang te zijn op die manier geld mis te lopen, zijn ze vaak niet verzekerd, of managen ze dit risico niet voldoende. Op een relatief simpele manier kun je als ondernemer veel bewuster met (het voorkomen van) openstaande vorderingen omgaan. En met succes, zo blijkt uit gesprekken met ondernemers en ervaring van risico-experts.

Tips om wanbetalers te voorkomen

• Zorg voor goede leveringsvoorwaarden. Check bij je beroepsvereniging of zij een standaard overeenkomst hebben. Of doe online een voorwaardencheck.
• Weet met wie je zaken doet. Bij handelsinformatiebureaus en kredietverzekeraars kan de kredietwaardigheid van de opdrachtgever makkelijk geverifieerd worden.
• Zorg voor een goed debiteurenbeheer met vaste routines.

Tips wanneer betaling dreigt uit te blijven

• Stuur direct een herinnering als de opdrachtgever niet betaalt binnen de vooraf aangegeven betalingstermijn. Geef in een tweede herinnering aan dat de vordering wordt verhoogd met de buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente.
• Staak het werk na (maximaal) drie achterstallige nota’s.
• Zoek persoonlijk contact, maak afspraken wanneer er wel wordt betaald en leg dit schriftelijk vast.
• Draag de incasso over aan een professionele partij. Wanneer je een kredietverzekering hebt dan kan je de kredietverzekeraar als ‘drukmiddel’ gebruiken.
• Start een incassoprocedure via een dagvaarding. Met een rechtsbijstandverzekering of kredietverzekering kan je dit zonder extra kosten aan experts uitbesteden. Met een vonnis van de rechter in handen kan je nog twintig jaar aanspraak maken op het geld.

Tips om te voorkomen dat je bij wanbetaling zelf onderuit gaat

• Maak een risico-inventarisatie. Tref maatregelen wanneer je tot de conclusie komt dat bij enkele wanbetalers de continuïteit van het bedrijf onder druk komt te staan.
• Zet voldoende geld apart of sluit een kredietverzekering af. Zeker wanneer je grote of veel nieuwe opdrachtgevers toevoegt aan de portfolio waarvan je het betalingsgedrag nog niet kent.

Ondernemen brengt risico’s met zich mee, maar verzekeren tegen continuïteitsproblemen als gevolg van wanbetalers is lang niet altijd nodig. Als ondernemer kan je veel zelf doen om openstaande vorderingen te voorkomen. Ga zelf op weg naar een financieel gezond 2014 want ‘Voorkomen is beter dan….incasso’.

Heb je zelf te maken (gehad) met wanbetalers of heb je aanvullende tips? Deel ze met collega-ondernemers door een reactie te plaatsen.