Het Nieuwe Werken, 9 tips van Rob Rentenaar van Netgear

We hebben het allemaal over Het Nieuwe Werken. Onafhankelijk van waar, wanneer en hoe, toch kunnen communiceren. We besparen reistijd en kosten en daarnaast zijn we nog efficiënter ook. Natuurlijk kan dat niet voor elk bedrijf en voor elke functie gelden, maar het waar en hoe is in ieder geval breed in te zetten. Hoe weet je of medewerkers doen wat van hen verwacht wordt? Er zijn een hoop vragen die door bedrijven beleidsmatig zullen moeten worden beantwoord alvorens Het Nieuwe Werken te implementeren.

Infrastructuur

Naast het beleidsmatige onderdeel is het natuurlijk ook noodzakelijk om jezelf te realiseren wat er nodig is om op locatie te kunnen werken en hoe te zorgen voor een goede verbinding met het kantoor. Hoe beveilig je deze verbinding? Hoe ga je om met documenten die gedeeld worden zodat deze natuurlijk wel up-to-date blijven?

Vragen

Alvorens je als werkgever medewerkers de mogelijkheid biedt om buiten kantoor te gaan werken, is het eerste wat geregeld moet worden de computer. In de meeste gevallen maakt men dan de overstap naar een laptop. Daarnaast heb je een betrouwbare verbinding nodig tussen de locatie en het kantoor. Is deze locatie altijd een dezelfde plek, of zijn je personeelsleden mobiel? Afhankelijk van wat je echt wilt gaan doen zal enerzijds de kwaliteit en anderzijds de bandbreedte van de verbinding verschillen. Wil je naast toegang tot de mailserver en documenten bijvoorbeeld ook gaan bellen over de verbinding? Is 'voice over ip' hiervoor een oplossing? Allemaal vragen waar je van tevoren goed over moet hebben nagedacht, voordat je Het Nieuwe Werken kan invoeren.

Virtual private network

Het is belangrijk om de informatie, die via het netwerk verstuurd wordt, ook te beveiligen. Dit kan gedaan worden door de data te versleutelen. Daarnaast is het verstandig om tussen de locatie waarop gewerkt wordt en het kantoor een eigen verbinding op te zetten. Dit noemt met een 'vpn' (virtual private network). Dit is een verbinding tussen twee eindstations, gebruik makend van een algemeen netwerk als bijvoorbeeld internet. Deze vpn kun je opzetten vanaf de computer naar de router op het kantoor, of vanaf de router op lokatie naar de router op kantoor. Welke variant wordt gekozen is afhankelijk van het feit of je met meerdere mensen gebruik wilt maken van dezelfde vpn of ieder een eigen vpn wilt geven. Het hangt ook af of je vaak vanaf één lokatie werkt of dat je vaak vanaf verschillende locaties werkt. Een voordeel om de vpn tussen routers op te zetten, is dat de vpn altijd open blijft staan. Er hoeft dan niets op de computer te worden geïnstalleerd of geconfigureerd.

Beveiliging

Daarnaast moet er nog gekozen worden voor de juiste beveiliging. Ipsec (Internet Protocol Security) biedt een goede bescherming en kan zowel tussen de routers als tussen de pc en de router worden opgezet. Als je de vpn vanaf de computer opzet, moet je aparte software op de pc instaleren. Een andere optie is om SSL te gebruiken, al maakt dit de verbinding trager dan bij gebruik van een IPsec-gate.

UTM Firewall

Als je ervoor kiest om de vpn tussen twee routers op te zetten, dan kun je dat combineren met beveiliging tegen bijvoorbeeld malware of het afschermen van bepaalde websites. Hiervoor zijn speciale multifunctionele apparaten op de markt. We spreken hier over een UTM-firewall, een apparaat dat verder gaat dan de traditionele firewalls. Dit apparaat wordt geadviseerd als veel vanaf dezelfde lokatie wordt gewerkt.

Documentbeheer

Hoe ga je om met het beheer van documenten? Wil je dat verschillende mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document moeten werken? Zo ja, dan zul je dit moeten faciliteren. Er zijn oplossingen op de markt waarmee verschillende mensen op hetzelfde moment aan een document kunnen werken en waar het centrale document toch up-to-date blijft. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij projectgroepen.

Hier een aantal tips voor het invoeren van Het Nieuwe Werken:

1. Maak aan je werknemers duidelijk wat je verwachtingen van het thuiswerk zijn.
2. Stel tools beschikbaar zodat medewerkers op een efficiënte en veilige manier kunnen werken.
3. Zorg ervoor dat je medewerkers in ieder geval over een echte werkplek beschikken met de benodigde tools waar ze rustig en geconcentreerd kunnen werken. Thuiswerken aan de keukentafel kan echt niet meer en komt de professionaliteit zeker niet ten goede.
4. Een werknemer kan pas goed en efficiënt flexibel (thuis)werken als hij of zij daar de juiste (technische) middelen voor heeft en die ook op de juiste manier zijn ingezet!
5. Zorg ervoor dat de verbinding, de capaciteit en beschikbaarheid zijn welke noodzakelijk is.
6. Maak gebruik van een vpn om de verbinding te beveiligen.
7. Beveilig de vpn via een IPsec-gate.
8. Zet een vpn op tussen routers als er vaak vanaf één locatie wordt gewerkt zodat je tevens andere beveigingszaken vanaf dit device kunt regelen.
9. Zet een vpn op vanaf de pc naar de hoofdlocatie als men vanaf meerdere locaties wil werken.

Al met al is het werken vanaf een andere locatie dan het kantoor technisch prima mogelijk, maar zal men wel van tevoren duidelijk inzichtelijk moeten hebben wat de verwachtingen zijn en natuurlijk hoe men het wil inrichten. Zoals zo vaak: denk eerst na alvorens te implementeren. Dit voorkomt een hoop discussies en problemen achteraf.