Nog geen voorraadplanning voor Q4? Dit is de manier om een inhaalslag te maken!

Auteur: Matthijs Onland, Country Manager NL & BE van Wayflyer

De afgelopen 2,5 jaar hebben we wereldwijd allerlei veranderingen doorgemaakt. De digitale transformatie kwam bovendien als gevolg van de pandemie in een stroomversnelling terecht en alle kennis die we dachten te hebben over online winkelen bleek niet langer voldoende. De eCommerce sector werd getroffen door verstoringen in de supply chain en vertraagde leveringen werden de orde van de dag. Veel bedrijven konden deze uitdagingen het hoofd bieden door hun inkopen op voorhand te regelen en marketingacties aan te passen. Fastforward naar zomer 2022 weten we dit in ieder geval zeker: de voorraadplanning voor Q4 doe je als eCommerce ondernemer nu. Wat staat eCommerce ondernemers te wachten en hoe kunnen zij zich hier het beste op voorbereiden?

Een voorraadorder door de fabrikant laten vullen en deze verzenden naar de klant, vraagt anno 2022 van eCommerce ondernemers veel geduld en een degelijke planning. Verhalen over hoe in december een bestelling werd geplaatst bij de fabriek in China en de goederen vervolgens pas in mei arriveerden - vijf maanden later en veel langer dan de verwachte twee maanden voor het afhandelen van een bestelling - komen regelmatig voor.

Er werd al voorspeld dat dit jaar gevuld zou zijn met uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer voor eCommerce ondernemers, uitdagingen die bovendien allemaal zijn uitgekomen. Nu we afstevenen op het hoogseizoen in het vierde kwartaal is het van belang om op tijd een plan op te stellen, om de steeds complexer wordende logistiek te navigeren. Er zijn namelijk kansen om deze uitdagingen het hoofd te bieden en in te spelen op de vraag van klanten. Twee datums staan namelijk in rood gemarkeerd: Black Friday en kerstmis. Beide cruciaal voor wat betreft de verkoopcijfers en het succes van bedrijven.

eCommerce ondernemers moeten dus niet langer wachten met het starten van de voorraadplanning voor Q4 en de feestdagen! Zij moeten nu beginnen met het voorspellen van de verkoop en voorraadorders plaatsen. Op deze manier kunnen zij eventuele problemen in de supply chain voor zijn.

Supply chain uitdagingen die buiten je macht liggen

Tal van risicofactoren omtrent de supply chain kun je als ondernemer niet controleren, echter kunnen en zullen deze de orderverwerking voor de drukste periode van het jaar vertragen. Waar vroeger kon worden gewacht tot oktober om orders voor de feestdagen te plaatsen, is dat tegenwoordig niet meer te bedenken. In tegenstelling, ondernemers die wachten lopen een groot risico op vertragingen in vrachtvervoer en het verliezen van productie slots in de fabriek.

Hier volgt een overzicht van de belangrijkste supply chain uitdagingen die reeds van invloed zijn op de voorraadplanning in Q4:

• Vertraagde leveringen zijn nog steeds niet opgelost: Volgens Supply Chain Dive zullen de vooruitzichten omtrent de wereldwijde scheepvaartindustrie dit jaar niet verbeteren. Sterker nog, belanghebbenden in de sector verwachten dat de achterstanden tot in 2023 zullen aanhouden.
• De oorlog tussen Rusland en Oekraïne verstoort ook het vrachtvervoer: In Europa leek vrachtvervoer per spoor een werkbaar alternatief te zijn voor scheepvaart. Volgens Bloomberg groeide het vervoer per spoor naar Europa vanuit een haven in China met 70% in de eerste twee maanden van het jaar. Maar toen kwam de oorlog van Rusland met Oekraïne. Nu accepteert een van Europa's grootste expediteurs geen spoorvracht meer van China naar Europa. Ook wanneer een eCommercebedrijf nooit eerder spoorvracht heeft overwogen, kan het alsnog gevolgen hebben. Als expediteurs namelijk in plaats daarvan overschakelen van spoor- naar zeeroutes, zal dit alleen maar leiden tot meer opstoppingen in de scheepvaart.
• Fabriekssluitingen blijven een punt van zorg: Tijdens een recente stijging van het aantal COVID-gevallen dwong de Chinese regering meer fabriekssluitingen af, met name in de regio Shanghai. Het risico blijft dus bestaan dat wanneer het aantal COVID-gevallen toeneemt, lokale vergrendelingen de regio treffen waar uw fabriek is gevestigd. Zo krijgen ondernemers opnieuw te maken met productievertragingen en het verliezen van het productieslot.

Naarmate de uitdagingen omtrent supply chain zich opstapelen of verder uitbreiden, lopen de tijdschema’s die normaal gesproken voldoen om voorraden te bestellen en aan klanten te leveren alsmaar verder uit. Vertragingen van vier tot vijf maanden zijn simpelweg te lang om aan de piekvraag in Q4 te voldoen en bij wie de voorraad niet op orde is, zal de verkoop eronder lijden.

eCommerce ondernemers riskeren bovendien meer dan alleen minder verkoopkansen. Wanneer een nabestelling wordt geplaatst, wilt de handelaar of retailer deze meteen hebben om schappen te kunnen vullen en geld te innen. Een detailhandelaar zal niet bereid zijn om maanden te wachten totdat orders zijn uitgevoerd. Ondernemers lopen hierdoor het risico hun relaties met belanghebbenden te schaden wanneer zij onvoldoende voorraad houden - zeker nu het einde van het jaar nadert en er optimisme heerst over het winkelverkeer.

Hoewel de voortdurende uitdagingen in de supply chain blijven bestaan, kunnen ondernemers wel stappen nemen om hun bedrijf veerkrachtig te maken. Maak dus een goede voorraadplanning op voor een succesvol Q4, om voldoende voorraad in huis te hebben voor je eigen klanten én partners. Door daarnaast ook gebruik te maken van alternatieve financiering, kunnen ondernemers de kosten die gepaard gaan met het inslaan van voorraad het hoofd bieden - zonder verwatering en met flexibelere mogelijkheden voor terugbetaling.

Voorspel nauwkeurig de klantvraag

Voordat ondernemers hun voorraad voor het vierde kwartaal kunnen bestellen, moeten zij weten hoeveel voorraad genoeg is. Om dat te kunnen doen, moeten ondernemers de juiste stappen nemen om de klantvraag voor de rest van het jaar nauwkeurig te kunnen voorspellen. Alleen zo kunnen zij voorraadorders plaatsen die daarbij passen.

Als direct-to-consumer (DTC) het belangrijkste kanaal is, kijk dan terug naar gegevens van vorige vakantieseizoenen om terugkerende trends en ordervolumes te ontdekken. Ondernemers kunnen ook kijken naar verkoopgegevens en trends door het jaar heen om te anticiperen op wat de vraag zal zijn en zo te bepalen hoeveel groei zij jaarlijks zouden kunnen hebben.

Ook is het van belang om de invloed van marketing in rekening te brengen en rekening te houden met maatstaven zoals kosten voor acquisitie van klanten en rendement op advertentie-uitgaven. Er kan namelijk een toename in verkoop plaatsvinden door te investeren in marketing kanalen, zoals betaald zoeken of het plaatsen van Facebook-advertenties. Wanneer reclame-uitgaven worden verhoogd naarmate de feestdagen naderen, is het belangrijk om in de prognose rekening te houden met deze potentiële stijging.

Tenslotte mogen ondernemers andere kanalen waarlangs zij verkopen, zoals Amazon en B2B-partners, niet over het hoofd zien. Bedrijven die bij eCommerce ondernemers in bulk bestellen voor bijvoorbeeld hun relatiegeschenken, wachten doorgaans tot Q4 om deze bestellingen te plaatsen. Wanneer ondernemers wachten tot het moment waarop bedrijven deze bestellingen plaatsen, is het simpelweg te laat om ze nog uit te voeren. Neem dus contact op tegen het einde van Q2 of uiterlijk het begin van Q3 met partners en laat hen weten dat je bezig bent met de voorraadorders voor het einde van het jaar. Begin de gesprekken nu en vraag hoeveel voorraad zij denken te zullen bestellen voor de feestdagen.