(Nooit meer) terug naar kantoor

Of je nu twee dagen of de hele week op de zolder- of woonkamerwerkplek doorbrengt: jij bent hoofdverantwoordelijk voor het creëren van een omgeving waarin productiviteit bloeit. Voorheen was dat je baas of manager. Maar managen op afstand blijkt een vak apart. Dus zit de leidinggevende met de handen in het haar. Dat hoeft niet, want jij neemt het stuur over. Jij zorgt voor een productieve omgeving. Jij doet er alles aan om de voordelige kanten van een kantoordag na te bootsen. Herken je jezelf niet? Onzin! Je leest dit artikel. En daarmee ben je goed op weg.

Software, beleid en veiligheid

Het thuiswerkbeleid loopt per bedrijf uiteen. Onder dit beleid vatten we zaken als toegestane tools, werktijden en communicatierichtlijnen samen. Met name bedrijfstools kunnen per organisatie gigantisch verschillen. Hoe meer programma’s informatie verwerken en uitwisselen, hoe intensiever het wordt om informatie en medewerkers veilig te houden. Gebruikt jouw team Outlook, dan geniet je waarschijnlijk van aanvullende veiligheidsinstellingen aan de kant van de server(s) waarop het mailverkeer geregeld wordt. Wisselen teamleden her en der af met een persoonlijke Gmail, dan vallen die veiligheidsinstellingen in het niet. Het is niet zo dat Gmail niet veilig is of kan zijn, maar dat de aanvullende configuratie en controle hiervan extra geld en tijd kost. Vandaar kiezen de meeste IT-afdelingen en werkgevers voor een reeks vaste, voorgeschreven applicaties. Zorg dat je hiervan op de hoogte bent. Weet wat je dient te gebruiken. En probeer te begrijpen waarom je dat doet. Vermijd je de inzet van tools die alleen jij prettig vindt, dan vermijd je op de lange termijn onvoorziene kosten voor de organisatie.

Netwerk

Kinderen besteden plotseling een gigantische hoeveelheid tijd met broers, zussen en ouders. Ouders worden plotseling genoodzaakt om het gezinsleven en werk te combineren. Dat gezinsleven raakt geïrriteerd. Twee maanden terug was een zwak internet hooguit ergerlijk. Vandaag de dag leidt datzelfde signaal tot stilstand. In de afgelopen weken werd herhaaldelijk duidelijk dat de grote providers geen indicaties van landelijke netwerkoverbelasting zien. Maar ook wanneer een landelijke netwerkvoorziening prima functioneert, kan een lokaal netwerk te wensen overlaten.

Het apparaat dat deze netwerkvoorziening toegankelijk maakt noemen we een access point. Ben je aangesloten op het internet, dan heb je er een. De access point ontvangt een signaal. Dit signaal wordt met een router vertolkt naar jouw apparaten. Signaalsterkte is afhankelijk van de eigenschappen en positie van deze router. Even belangrijk is het aantal apparaten dat met de router verbindt. Aangezien routers plots tussen twee, drie of nog meer gezinsleden worden gedeeld, komt het apparaat onder druk te staan. Aan jou de taak om in een oplossing te voorzien. Dat kan via een belletje naar de provider. Of geheel zelf.

Door een extra router aan te sluiten, welk optimaal als aanvulling op de bestaande router is ontworpen, vergroot je de omvang van het internetbereik. Ga na welk apparaat je momenteel gebruikt en googel naar de productpagina. In de meeste gevallen kom je in een handvol muisklikken te weten of de uitbreiding gemakkelijk zal verlopen.

Stel dit niet uit. Het is je misschien opgevallen dat de internetsnelheid een verrassend grote invloed heeft op jouw workflow. Een kleine snelheidsvermindering is gauw als onbelangrijk te ervaren. Maar besluit je om om het uur een kopje thee te gaan zetten omdat de download toch draait, dan kost dat je op de lange termijn uren aan kopjes thee. Zorg je dat de snelheid adequaat is en downloads vrijwel direct voltooien, dan blijf je goed bezig.

De werkplek

Met maanden of jaren aan kantoordagen achter de kiezen heb je voldoende ervaring om jouw droomwerkplek in kaart te brengen. Inventariseer dan ook waar deze werkplek uit bestaat. Ergerde je je jarenlang aan het hoogteverschil tussen de monitor en bureaustoel? Investeer in een verstelbare bureaustoel en monitorvoet. Bracht het rumoer van babbelende collega’s je in een prettige werkmodus? Zonder je niet af op zolder, maar creëer een plek in de woonkamer. De prikkels die een mens door de werkdag heen branden verschillen per individu. We werken al een tijdje vanuit huis, maar gezien de omstandigheden nog een poos beloven aan te houden, blijft dit hét moment om nadrukkelijk stil te staan bij hetgeen dat voor jou werkt.

Bijna alles is vervangbaar. Zelfs de laptop. Kan je nadrukkelijk onderbouwen waarom een apparaat jouw werkzaamheden met zekerheid ten goede komt, dan bespreek je dit met jouw werkgever of leidinggevende.

Bepaal wat helpt. Leer te vragen. Neem ruimte. Niet alleen bij collega’s, ook familie. Jouw mentale gezondheid is in iedereens belang. Helpt het om ongestoord in blokuren door te werken, dan ga je in gesprek. Houd contact met jouw partner, buurman en/of kinderen. Luister tot slot ook naar hun wensen, want een compromis werkt twee kanten op.