Ondernemen? Deze documenten moet je goed voor elkaar hebben

Daarbij is het belangrijk dat je de volgende vier documenten goed op orde hebt. Het is misschien een open deur, maar ik kom nog te vaak tegen dat dit niet het geval is.

1. Arbeidscontract

In een arbeidscontract leg je primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden vast. Denk dan aan hoeveel iemand gaat werken, voor hoelang en welk salaris daarbij hoort. Daarnaast is het verstandig om extra afspraken te maken. Bijvoorbeeld over een concurrentiebeding of hoe je om moet gaan met social media op de werkvloer. 

Naast de individuele afspraken die je met een nieuwe medewerker maakt, zullen ook allerlei algemene afspraken gelden voor de medewerker. Denk bijvoorbeeld aan een CAO, een pensioenregeling en afspraken over de lease-auto. Als je dat allemaal in het arbeidscontract moet opnemen dan wordt het te uitgebreid. Je kunt daarom in het arbeidscontract verwijzen naar die documenten, maar benoem ze wel.

2. Personeelsdossier

Een personeelsdossier is cruciaal. Als je een medewerker wilt ontslaan die niet goed functioneert dan moet je aan een aantal strenge voorwaarden voldoen. Je moet aan de hand van een goed opgebouwd personeelsdossier precies kunnen aantonen waarom je een medewerker wilt ontslaan. Je moet verslagen van functioneringsgesprekken kunnen overleggen en laten zien welk verbetertraject je de medewerker hebt aangeboden. 

Kun je dat niet aantonen? Dan heb je bij een rechter geen poot om op te staan en loop je het risico dat je de medewerker gewoon in dienst moet houden. Een ontslagdossier is immers niet achteraf in elkaar te zetten. Het heeft overigens voordelen voor jou als ondernemer maar ook voor je medewerker om een dossier bij te houden. Jullie kunnen je allebei makkelijker beroepen op vastgelegde afspraken.

3. Factuur

Het gebeurt regelmatig dat ondernemers de facturatie niet op orde hebben. Ze versturen bijvoorbeeld geen goede facturen omdat er cruciale gegevens ontbreken. Bijvoorbeeld zonder factuurdatum, zonder bankrekeningnummer, KvK-nummer of juiste tenaamstelling van de debiteur.

Dat kan een probleem zijn als het tot een gerechtelijk proces komt. Bij het ontbreken of noemen van een foutief KvK-nummer is de rechtsvorm onbekend en weet de rechter dus niet wie je bent. Je kunt dan niet dagvaarden en moet eerst een nieuwe factuur maken.

Bij het ontbreken van een factuurdatum kan je ook niet dagvaarden, de factuur is immers niet vervallen. Ook de juiste tenaamstelling en adres van de debiteur zijn cruciaal. Een ‘familie’ is namelijk niet te dagvaarden en van een consument moeten de voorletters bekend zijn. 

Bij het ontbreken van een adres van je debiteur kun je ook niet zo veel. Waar moet dan de deurwaarder heen om een eventueel vonnis te betekenen? Vermeld dus altijd de volgende gegevens op je factuur:

• Volledige NAW-gegevens van debiteur, (met voorletters bij consument)
• Factuurdatum
• Factuurbedrag exclusief en inclusief BTW en wat er aan BTW betaald moet worden
• KvK-nummer
• Bankrekeningnummer
• Omschrijving van verleende diensten of geleverde goederen

4 Algemene voorwaarden

Als je een eigen bedrijf hebt, sluit je overeenkomsten. Bijvoorbeeld contracten met leveranciers en afnemers waarin je de onderlinge afspraken vastlegt. Als je alle zaken over de wijze van de betaling, de garantie, de bedenktermijn of de klachtafhandeling in ieder contract apart moet opnemen, wordt het een onnodig grote administratieve klus. 

Door gebruik te maken van schriftelijke standaard regels, algemene voorwaarden, kun je jezelf veel werk besparen en verklein je het risico voor jou als ondernemer. Denk aan het (gedeeltelijk) uitsluiten van aansprakelijkheid en bepalingen over betalingsvoorwaarden. Bijvoorbeeld dat je niet aangesproken kan worden voor een te late levering als een leverancier zijn verplichtingen niet nakomt en jij daardoor dus ook niet kunt leveren. 

Met duidelijke en solide algemene voorwaarden sluit je veel risico’s uit. Goede algemene voorwaarden zijn cruciaal.